چطور دعوت‌نامه مشتریان آژانس بسازم؟ مراحل گام‌به‌گام

برای ساخت دعوت‌نامه مشتریان آژانس، پاسخ کوتاه این است که از اطلاعات مراسم شروع کنید، قالب مناسب را انتخاب کنید و در پایان لینک را با مشتری تأیید کنید. هر مرحله را با کارهایی توضیح داده‌ام که تیم شما می‌تواند همان روز انجام دهد.

• فرم کتبی پیش از شروع کار کمک می‌کند خطای تاریخ و ساعت را قبل از انتشار پیدا کنید.
• بررسی صفحه روی گوشی، مشکلات خوانایی و چیدمان را پیش از ارسال به مهمانان نشان می‌دهد.

برای انتخاب سریع، ابتدا گزینه‌های طراحی را مرور کنید و دو طرح متفاوت را به مشتری نشان دهید.

مرحله اول: اطلاعات مراسم را کامل جمع کنید

اگر تاریخ، ساعت، نشانی یا نوع مراسم مشخص نباشد، ساخت دعوت‌نامه را شروع نکنید.

اولین کار، گرفتن یک فرم کوتاه از مشتری است. این فرم باید نام مراسم، تاریخ، ساعت، نشانی، شماره تماس مسئول و زبان متن را داشته باشد. اگر مشتری هنوز نشانی قطعی ندارد، همین را در فرم بنویسید تا بعداً فراموش نشود.

بعد از دریافت فرم، آن را برای مشتری تکرار کنید. این تکرار ساده کمک می‌کند خطاهای تاریخ و ساعت پیش از انتشار دیده شوند.

1. فرم اطلاعات را برای مشتری بفرستید.
2. پاسخ‌ها را در یک جدول خلاصه کنید.
3. خلاصه را یک بار دیگر تأیید بگیرید.

مرحله دوم: قالب و رنگ را انتخاب کنید

قالب را بر اساس نوع مراسم و سلیقه مشتری انتخاب کنید، نه بر اساس علاقه شخصی تیم.

برای عروسی، جشن تولد و مراسم شرکتی، حال‌وهوای متفاوتی لازم است. مشتری را با چند نمونه روبه‌رو کنید و از او بخواهید گزینه‌ای را انتخاب کند که با جشنش همخوان است. اگر مشتری سلیقه روشنی ندارد، دو گزینه کاملاً متفاوت پیشنهاد دهید.

رنگ اصلی را از روی سلیقه مشتری یا لوگوی او بردارید. از رنگ‌های خیلی تند برای متن استفاده نکنید، چون خواندن را برای مهمانان سخت می‌کند.

• دو طرح با رنگ و چیدمان متفاوت را کنار هم به مشتری نشان دهید.
• رنگ متن را با پس‌زمینه مقایسه کنید.
• تصویر اصلی را از میان دو گزینه نهایی انتخاب کنید.

مرحله سوم: متن دعوت را بنویسید

متن دعوت باید کوتاه، گرم و دقیق باشد و جمله‌های اضافه نداشته باشد.

ابتدا یک جمله خوش‌آمد بنویسید که نام میزبان یا زوج را داشته باشد. بعد اطلاعات عملی مراسم بیاید. اگر متن خیلی بلند شود، مهمان بخش مهم را نمی‌بیند. پس هر جمله باید یک کار مشخص انجام دهد: خوش‌آمد بگوید، زمان را مشخص کند یا مسیر را نشان دهد.

برای متن فارسی، از جمله‌های کوتاه و محاوره‌ای مناسب استفاده کنید اما لحن را بیش از حد غیررسمی نکنید. متن باید طوری باشد که مشتری صدای خودش را در آن بشنود.

1. یک جمله خوش‌آمد با نام میزبان بنویسید.
2. تاریخ، ساعت و نشانی را در ادامه بیاورید.
3. در آخر، مهلت پاسخ را اعلام کنید.

مرحله چهارم: صفحه را بسازید و روی گوشی بررسی کنید

صفحه نهایی را روی گوشی باز کنید، چون مهمانان بیشتر دعوت را از همان‌جا می‌بینند.

پس از چیدن متن و تصویر، صفحه را روی گوشی باز کنید. دکمه پاسخ باید با انگشت راحت زده شود و متن‌ها بدون اسکرول افقی خوانا باشند. اگر تصویر بزرگ باعث شد متن پایین صفحه گم شود، اندازه تصویر را کم کنید.

بعد از بررسی روی یک گوشی، همان صفحه را روی گوشی دیگری هم امتحان کنید. تفاوت صفحه‌نمایش‌ها گاهی باعث می‌شود یک بخش کم‌رنگ یا جابه‌جا دیده شود.

مرحله پنجم: لینک را تحویل بدهید و پاسخ‌ها را دنبال کنید

لینک نهایی را به مشتری بدهید و از همان صفحه پاسخ مهمانان را یکجا پیگیری کنید.

لینک را فقط بعد از تأیید کتبی مشتری بفرستید. پیام همراه لینک باید کوتاه باشد و بگوید چه کاری از مهمان انتظار دارید. بعد از ارسال، پاسخ‌ها را هر چند روز بررسی کنید تا بدانید چه کسانی هنوز جواب نداده‌اند.

برای مهمانانی که پاسخ نداده‌اند، یک یادآوری کوتاه بفرستید. دوباره‌کاری زیاد باعث می‌شود پیام شما مزاحم به نظر برسد.

• متن همراه لینک را پیش از ارسال بخوانید و تأیید مشتری را بگیرید.
• تعداد مهمانانی که پاسخ داده‌اند را با فهرست اولیه مقایسه کنید.
• یادآوری را فقط به مهمانان بی‌پاسخ بفرستید.

نکات کار با چند مشتری در یک آژانس

برای هر مشتری یک صفحه جداگانه بسازید تا اطلاعات و پاسخ‌ها با هم قاطی نشوند.

اگر آژانس چند مراسم را هم‌زمان اداره می‌کند، یک نام‌گذاری ثابت لازم است. بهتر است نام هر صفحه شامل نام مشتری و تاریخ مراسم باشد. این روش هنگام جست‌وجو و پیگیری وقت زیادی را ذخیره می‌کند.

برای هر مشتری یک پوشه یا فهرست کوتاه نگه دارید که شامل فرم اولیه، نسخه‌های تأییدشده متن و تاریخ ارسال لینک باشد. هر تغییر تازه را هم در همان فهرست ثبت کنید.

این راهنما نشان می‌دهد چطور دعوت‌نامه مشتریان را از فرم اولیه تا ارسال لینک در onlivita آماده کنید.