Blog ✦
نحوه نوشتن دعوت نامه برای همایش: گام‌ها و نکته‌های مهم
اگر می‌خواهید بدانید نحوه نوشتن دعوت نامه برای همایش چگونه است، از این نکته شروع کنید: دعوت‌نامه اولین تماس شما با شرکت‌کنندگان است. چند خط اول تعیین می‌کند مخاطب متن را تا آخر بخواند یا رهایش کند. دعوت‌نامه خوب موضوع، زمان، مکان و کاری که از مخاطب می‌خواهید را روشن می‌گوید. در ادامه گام‌های ساخت آن را مرور می‌کنیم.
- دعوت‌نامه‌ای که تاریخ، ساعت و نشانی را در ابتدای متن دارد، معمولاً نیاز به پرسیدن دوباره را کم می‌کند.
- یک لینک پاسخ برای همه مهمان‌ها، جمع‌آوری حضور و غیاب را ساده‌تر و سریع‌تر می‌کند.
- مهلت مشخص برای پاسخ، برنامه‌ریزی پذیرایی و جای نشستن را به زمان درست نزدیک می‌کند.
خلاصه ویدیویی این مقاله
متن ویدیو
دعوت‌نامه اولین تماس شما با شرکت‌کنندگان است و چند خط ابتدایی آن مشخص می‌کند مخاطب متن را تا آخر بخواند یا رهایش کند. این متن چند گام ساده را نشان می‌دهد تا دعوت‌نامه‌ای روشن و خوانا بسازید.
دعوت‌نامه باید نام همایش، تاریخ، ساعت، مکان و دلیل حضور مخاطب را در همان ابتدای متن روشن کند. مخاطبان نباید برای پیدا کردن ساعت یا نشانی دنبال متن بگردند.
ساختار متن با یک عنوان کوتاه آغاز می‌شود و سپس پاراگراف معرفی، جزئیات برنامه و فراخوان نهایی می‌آید. پاراگراف‌ها را کوتاه نگه دارید تا خواندن آن در گوشی آسان باشد.
دعوت‌نامه بدون راه پاسخ فقط یک پیام است. با یک لینک پاسخ و مهلت مشخص، پاسخ‌ها زودتر و کامل‌تر جمع می‌شوند. اگر پاسخی نرسید، یک یادآوری کوتاه کافی است.
طولانی بودن بیش از حد، نبود مهلت پاسخ و نشانی ناقص، رایج‌ترین اشتباه‌ها هستند. متن را یک بار از دید کسی بخوانید که هیچ چیز درباره همایش نمی‌داند. پیش از ارسال، متن را روی گوشی باز کنید تا نشانی و متن درست دیده شوند.
دعوت‌نامه همایش خود را با دعوت‌نامه دیجیتال onlivita بسازید.
فهرست مطالب
اگر می‌خواهید ظاهر متن هم هماهنگ با فضای همایش باشد، از قالب‌های آماده استفاده کنید.
چه اطلاعاتی باید در دعوت‌نامه همایش باشد؟
دعوت‌نامه باید نام همایش، تاریخ، ساعت، مکان و دلیل حضور مخاطب را در همان ابتدای متن روشن کند.
اولین کاری که باید انجام دهید فهرست کردن اطلاعات ضروری است. مخاطبان نباید برای پیدا کردن ساعت یا نشانی دنبال متن بگردند. این موارد معمولاً در دعوت‌نامه باید باشند:
- نام کامل همایش و موضوع اصلی آن
- تاریخ و ساعت شروع، همراه با ساعت پایان تقریبی
- نشانی دقیق مکان برگزاری و راهنمای کوتاه دسترسی
- نام برگزارکننده یا میزبان جلسه
- نوع حضور، یعنی حضوری، آنلاین یا ترکیبی
اگر همایش برای مخاطبان خاصی است، یک جمله هم درباره دلیل دعوت آن‌ها اضافه کنید. این جمله باعث می‌شود دعوت‌نامه شخصی‌تر به نظر برسد.
ساختار متن دعوت‌نامه را چطور بچینم؟
ساختار مناسب با یک عنوان کوتاه، یک پاراگراف معرفی، جزئیات برنامه و یک فراخوان روشن شروع می‌شود.
برای اینکه مخاطب در یک نگاه بفهمد چه چیزی در انتظارش است، متن را به بخش‌های کوتاه و مرتب تقسیم کنید. این ترتیب را برای دعوت‌نامه خودتان امتحان کنید:
- عنوان کوتاه که موضوع همایش را در یک خط می‌گوید
- پاراگراف معرفی با دو یا سه جمله درباره هدف برگزاری
- جزئیات زمان و مکان، ترجیحاً در قالب فهرست
- معرفی سخنرانان یا محورهای اصلی، اگر فهرست کوتاهی دارید
- فراخوان نهایی همراه با مهلت پاسخ
پاراگراف‌ها را کوتاه نگه دارید. هر پاراگراف بیشتر از چند جمله باشد، خواندنش در گوشی سخت می‌شود و بسیاری از مهمان‌ها متن را نیمه‌کاره رها می‌کنند.
لحن دعوت‌نامه چقدر باید رسمی باشد؟
لحن باید محترمانه باشد اما خشک و اداری نباشد، و بسته به نوع مخاطب میان رسمی و صمیمی تعادل برقرار شود.
دعوت‌نامه یک نامه اداری نیست، اما برای کنگره‌های علمی یا جلسات شرکتی هم نباید لحن خودمانی افراطی داشته باشد. شما با مخاطب خود صحبت می‌کنید، پس از «شما» استفاده کنید و جمله‌ها را کوتاه و روشن بنویسید.
جمله‌های کوتاه و بلند را کنار هم بیاورید تا متن یکنواخت به نظر نرسد. اگر می‌خواهید ظاهر متن هم هماهنگ با فضای همایش باشد، از قالب‌های آماده استفاده کنید؛ این کار وقت طراحی را کم می‌کند.
چطور پاسخ حضور مهمان‌ها را جمع کنیم؟
با یک لینک پاسخ، مهلت مشخص و یک یادآوری کوتاه، پاسخ‌ها زودتر و کامل‌تر جمع می‌شوند.
دعوت‌نامه بدون راه پاسخ، فقط یک پیام است. بهتر است مهمان‌ها با یک بار کلیک بتوانند حضور یا عدم حضور خود را اعلام کنند. برای این کار می‌توانید از یک دعوت‌نامه دیجیتال استفاده کنید که شامل فرم پاسخ باشد.
یک لینک واحد برای همه مهمان‌ها بفرستید و مهلت پاسخ را مشخص کنید. مهلت مشخص باعث می‌شود فهرست نهایی زودتر ساخته شود و برنامه‌ریزی پذیرایی و جای نشستن آسان‌تر شود. اگر پاسخی نرسید، یک یادآوری کوتاه کافی است؛ پیام طولانی لازم نیست.
- یک لینک پاسخ را برای همه مهمان‌ها بفرستید، نه چند لینک جدا
- مهلت پاسخ را با یک تاریخ مشخص اعلام کنید
- یادآوری یک‌بار، نزدیک به مهلت
چه اشتباه‌هایی را باید کنار گذاشت؟
طولانی بودن بیش از حد، نبود مهلت پاسخ و نشانی ناقص، رایج‌ترین اشتباه‌ها در دعوت‌نامه همایش هستند.
- نوشتن متنی که اصل پیام در پاراگراف چهارم آن پنهان است
- نبود نشانی دقیق یا تنها ذکر نام شهر
- فراموش کردن مهلت پاسخ و نداشتن راه ثبت حضور
- استفاده از جمله‌های تشریفاتی که چیزی درباره همایش نمی‌گویند
- ارسال فایل سنگین که در موبایل باز نمی‌شود
یک بار متن را از دید مخاطبی بخوانید که هیچ چیز درباره همایش نمی‌داند. اگر بعد از خواندن نتوانست بگوید چه زمانی، کجا و برای چه کاری باید بیاید، متن هنوز کامل نیست.
دعوت‌نامه را چطور ارسال و پیگیری کنیم؟
دعوت‌نامه را در یک مسیر ثابت و در دو نوبت ارسال کنید و پاسخ‌ها را در یک فهرست جمع کنید.
ارسال یک‌باره کافی نیست. بهتر است اولین نسخه را زودتر بفرستید و یک یادآوری کوتاه نزدیک مهلت بدهید. همه پاسخ‌ها را در یک فهرست نگه دارید تا هنگام برگزاری، تعداد دقیق مهمان‌ها در دست داشته باشید.
اگر دعوت‌نامه برای چند گروه مختلف است، برای هر گروه نسخه‌ای با جزئیات مناسب آن بسازید. این کار از ارسال اطلاعات اضافی جلوگیری می‌کند.
برای این کار می‌توانید از یک دعوت‌نامه دیجیتال استفاده کنید که شامل فرم پاسخ باشد.
سوالات متداول
آیا دعوت‌نامه همایش باید حتماً رسمی باشد؟
نه لزوماً. برای کنگره علمی بهتر است متن محترمانه و منظم باشد، اما برای همایش‌های صمیمی‌تر، لحن گرم و ساده هم کاملاً مناسب است. مهم این است که مخاطب بفهمد چه کاری باید انجام دهد.
چه مدتی قبل از همایش دعوت‌نامه را بفرستم؟
برای همایش‌هایی که نیاز به سفر یا برنامه‌ریزی دارند، چند هفته قبل مناسب است. برای جلسات داخلی، چند روز قبل هم کافی است. مهلت پاسخ را هم با همین زمان هماهنگ کنید.
اگر مهمان‌ها دعوت‌نامه را نخواندند چه کنم؟
یک یادآوری کوتاه، شامل موضوع همایش و مهلت پاسخ، بفرستید. تکرار پیام طولانی معمولاً نتیجه‌ای ندارد و مخاطب را خسته می‌کند.
آیا می‌توانم دعوت‌نامه را با موبایل بسازم؟
بله. دعوت‌نامه را پیش از ارسال روی گوشی باز کنید و ببینید متن و نشانی درست دیده می‌شوند.