Blog ✦
دعوت‌نامه دیجیتال برای برگزارکنندگان مراسم؛ راهنمای انتخاب و طراحی قالب
این نوع دعوت‌نامه صفحه‌ای آنلاین است که تاریخ، نشانی، تصویر و فرم پاسخ را در یک لینک جمع می‌کند. برای تیم‌هایی که چند مراسم را هم‌زمان اداره می‌کنند، این شیوه معمولاً اطلاعات را یکدست‌تر از ارسال پیام‌های پراکنده نگه می‌دارد.
- دعوت‌نامه دیجیتال به چاپ و پست نیاز ندارد، چون با یک لینک برای مهمانان فرستاده می‌شود.
- وقتی متن و دکمه‌ها برای صفحه گوشی درست چیده شوند، مهمان لازم نیست صفحه را بزرگ‌نمایی کند.
خلاصه ویدیویی این مقاله
متن ویدیو
دعوت‌نامه دیجیتال صفحه‌ای آنلاین است که تاریخ، نشانی، تصویر و فرم پاسخ را در یک لینک جمع می‌کند. برای تیمی که چند مراسم را هم‌زمان اداره می‌کند، این شیوه اطلاعات را یکدست نگه می‌دارد.
تیم‌های برگزارکننده معمولاً با ده‌ها مشتری کار می‌کنند. وقتی اطلاعات در پیامک‌های جدا پخش شود، مهمان ساعت یا نشانی را اشتباه می‌خواند.
عروسی، جشن تولد و مراسم شرکتی هرکدام رنگ و لحن متفاوتی می‌خواهند. قالب آماده نقطه شروع است و معمولاً رنگ و متن آن با نظر مشتری تنظیم می‌شود.
هر دعوت‌نامه باید تاریخ، ساعت، نشانی و شماره تماس میزبان را داشته باشد. اغلب مهمانان اول دنبال تاریخ و ساعت می‌گردند، پس این دو خط را بالای صفحه قرار دهید.
بیشتر مهمانان دعوت‌نامه را در گوشی باز می‌کنند. وقتی متن ریز یا دکمه کوچک باشد، مهمان صفحه را رها می‌کند.
ارسال زودهنگام به مهمانان فرصت می‌دهد برنامه‌شان را تنظیم کنند. یک یادآوری کوتاه چند روز قبل از پایان مهلت پاسخ کافی است، چون پیام زیاد مهمانان را دور می‌کند.
همین امروز دعوت‌نامه مراسمتان را در انلیویتا بسازید.
فهرست مطالب
بسیاری از برگزارکنندگان از قالب‌های آماده برای شروع کار استفاده می‌کنند و فقط رنگ و متن را با مشتری تنظیم می‌کنند.
چرا برگزارکنندگان به دعوت‌نامه دیجیتال نیاز دارند
اطلاعات مراسم در یک لینک یکدست و قابل پیگیری نگه داشته می‌شود.
برگزارکنندگان مراسم معمولاً با ده‌ها مشتری و چند تیم هم‌زمان کار می‌کنند. وقتی اطلاعات در پیامک‌های جدا، عکس‌های مختلف و یادداشت‌های پراکنده پخش شود، مهمان ساعت یا نشانی را اشتباه می‌خواند. دعوت‌نامه دیجیتال همه این موارد را در یک صفحه جمع می‌کند و برای هر مشتری یک لینک جداگانه می‌سازد.
نتیجه این کار صرفه‌جویی در زمان و کاهش خطا است. تیم شما فقط یک صفحه را بررسی می‌کند و مشتری همان متنی را می‌بیند که شما تأیید کرده‌اید.
- اطلاعات مراسم در یک صفحه و بدون خطای تایپی می‌ماند.
- تغییر ساعت یا مکان در یک جا انجام می‌شود.
- پاسخ مهمانان به‌صورت یکجا دیده می‌شود.
قالب مناسب را چطور انتخاب کنیم
قالب درست، حال‌وهوای مراسم و سلیقه مشتری را از نگاه اول نشان می‌دهد.
قبل از انتخاب قالب، نوع مراسم را روشن کنید. عروسی، جشن تولد و مراسم شرکتی هرکدام رنگ، فونت و لحن متفاوتی می‌خواهند. قالب پرجزئیات برای مراسم رسمی شلوغ به نظر می‌رسد و قالب بسیار ساده برای جشن کودکان سرد است.
قالب آماده نقطه شروع کار است و معمولاً فقط رنگ و متن آن با نظر مشتری تنظیم می‌شود. پیش از نهایی کردن، همان قالب را روی گوشی باز کنید و ببینید متن‌ها خوانا هستند یا نه.
- نوع مراسم و تعداد تقریبی مهمانان را یادداشت کنید.
- رنگ‌های اصلی را با مشتری هماهنگ کنید.
- برای مراسم رسمی، طرح ساده و خوانا انتخاب کنید.
محتوای ضروری هر دعوت‌نامه
هر دعوت‌نامه باید تاریخ، ساعت، نشانی و شماره تماس میزبان را داشته باشد.
در عمل، اغلب مهمانان اول دنبال تاریخ و ساعت می‌گردند. اگر این دو خط در بالای صفحه نباشند، مهمان دوباره پیام می‌دهد و تیم مراسم باید همان پرسش را دوباره جواب دهد. پس اطلاعات را به ترتیبی بنویسید که مهمان در کمترین زمان جواب سؤالش را پیدا کند.
نشانی را همراه با نقشه بیاورید. اگر پارکینگ یا ورودی خاصی دارد، یک جمله کوتاه هم درباره‌اش بنویسید. همین یک جمله، پرسش‌های تکراری درباره مسیر ورود را کم می‌کند.
- تاریخ و ساعت را با ارقام واضح بنویسید.
- نقشه و نشانی دقیق ورودی را اضافه کنید.
- یک شماره تماس مسئول مشخص بگذارید.
طراحی برای گوشی و نام تک‌تک مهمانان
بیشتر مهمانان دعوت‌نامه را در گوشی باز می‌کنند، پس طراحی باید برای صفحه کوچک باشد.
وقتی متن ریز باشد یا دکمه‌ها کوچک، مهمان صفحه را رها می‌کند. متن اصلی را بزرگ بنویسید، فاصله بین خطوط را باز بگذارید و دکمه پاسخ را طوری طراحی کنید که با انگشت راحت زده شود.
در متن می‌توانید مهمانان را با نام خانوادگی یا عنوان خطاب کنید، مثلاً «خانواده رضایی». این کار حس دعوت شخصی‌تری می‌دهد. برای خانواده‌ها هم یک جمله خطاب به همه افراد خانه کافی است.
زمان ارسال و یادآوری
ارسال زودهنگام به‌همراه یک یادآوری کوتاه، به مهمانان فرصت می‌دهد برنامه‌شان را تنظیم کنند و تیم زودتر تعداد نهایی را بداند.
دعوت‌نامه را آن‌قدر زود بفرستید که مهمانان بتوانند برنامه خود را تنظیم کنند. اگر مراسم بین‌شهری یا خارج از کشور است، زمان بیشتری بدهید. مهلت پاسخ را هم مشخص کنید تا تیم بتواند تعداد نهایی را به موقع اعلام کند.
یک یادآوری کوتاه چند روز قبل از پایان مهلت کافی است. پیام زیاد و پشت‌سرهم نتیجه عکس دارد و مهمانان را از شما دور می‌کند.
ساختن دعوت‌نامه در onlivita
در onlivita قالب آماده، نقشه و فرم پاسخ در یک محیط ساده کنار هم قرار دارند.
برای شروع، قالبی را که با نوع مراسم شما می‌خواند انتخاب کنید و اطلاعات مراسم را وارد کنید و لینک را برای مشتری بفرستید. اگر مشتری چند مراسم دارد، برای هر مراسم یک صفحه جداگانه بسازید تا پاسخ‌ها با هم قاطی نشوند.
عضویت رایگان است و اولین دعوت‌نامه شما هم بدون هزینه ساخته می‌شود. پیش از ارسال، متن را روی گوشی خودتان باز کنید و ببینید کدام خط ریز یا شلوغ است.
- قالب را بر اساس نوع مراسم انتخاب کنید.
- اطلاعات را یک بار با مشتری تأیید کنید.
- پیش از ارسال، لینک را از گوشی یک مهمان آزمایشی باز کنید.
برای ساختن یک دعوت‌نامه دیجیتال کافی است قالب مورد نظر را انتخاب کنید، اطلاعات مراسم را وارد کنید و لینک را برای مشتری بفرستید.
سوالات متداول
دعوت‌نامه دیجیتال برای عروسی و مراسم شرکتی هر دو مناسب است؟
بله. فقط قالب و متن را متناسب با نوع مراسم انتخاب کنید. برای مراسم رسمی رنگ‌های ساده و برای جشن‌ها رنگ‌های شادتر بهتر جواب می‌دهد.
برای ارسال به چند مهمان باید چه کار کنم؟
هر مهمان می‌تواند با یک لینک دعوت شود. همان لینک را می‌توانید در یک پیام گروهی بفرستید و پاسخ‌های مهمانان را در فرم پاسخ (RSVP) یکجا پیگیری کنید.
آیا برای ساختن دعوت‌نامه باید پول بدهم؟
عضویت رایگان است و اولین دعوت‌نامه شما بدون هزینه ساخته می‌شود. پیش از استفاده، قالب را امتحان کنید تا با روند کار آشنا شوید.