Blog ✦
دعوت‌نامه همایش آنلاین رایگان؛ راهنمای ساخت دعوت‌نامه جلسه و کنگره
دعوت‌نامه آنلاین برای همایش و جلسه پیامی دیجیتال است که شرکت‌کنندگان را به جلسه، کنگره یا همایش دعوت می‌کند و با یک لینک در گوشی یا رایانه باز می‌شود. این نوع دعوت‌نامه جای کارت کاغذی را می‌گیرد، سریع ارسال می‌شود و به شما اجازه می‌دهد پاسخ حضور مهمانان را هم در همان صفحه ببینید. این راهنما اجزای لازم دعوت‌نامه، روش انتخاب ظاهر آن، نکته‌های ارسال به مهمانان و نحوه پیگیری پاسخ حضور را توضیح می‌دهد.
- دعوت‌نامه آنلاین با یک لینک واحد برای همه مهمانان قابل ارسال است.
- پاسخ حضور مهمانان در همان دعوت‌نامه ثبت می‌شود و فهرست آن را می‌بینید.
- اولین دعوت‌نامه در onlivita رایگان است و عضویت رایگان دارد.
خلاصه ویدیویی این مقاله
متن ویدیو
دعوت‌نامه آنلاین همایش پیامی دیجیتال است که با یک لینک در گوشی یا رایانه باز می‌شود و جای کارت کاغذی را می‌گیرد.
دعوت‌نامه خوب باید نام رویداد، تاریخ با منطقه زمانی و لینک ورود را بدون اسکرول نشان دهد. اطلاعات اصلی باید بالای صفحه باشد تا مهمان در چند ثانیه متوجه شود.
رنگ و قلم دعوت‌نامه باید با موضوع رویداد هماهنگ باشد. یک کنگره علمی فضایی آرام و جدی می‌خواهد، اما یک همایش فروش شاید انرژی بیشتری بخواهد.
موسیقی ملایم فضا را گرم‌تر می‌کند، به شرط آن‌که صدایش زیاد بلند نباشد. نقشه مهمان را با یک کلیک به مکان می‌رساند و شمارش معکوس زمان باقی‌مانده را نشان می‌دهد.
مهمان همان‌جا وضعیت حضور خود را ثبت می‌کند و فهرست پاسخ‌ها را یک‌جا می‌بینید. اگر تعداد مهمانان زیاد است، یک یادآوری مختصر و مؤدبانه چند روز قبل از رویداد کافی است.
دعوت‌نامه همایش خود را همین حالا در onlivita بسازید؛ اولین دعوت‌نامه‌تان رایگان است.
فهرست مطالب
در onlivita تم‌های آماده را انتخاب کنید و بعد متن خودتان را جایگزین کنید.
هر دعوت‌نامه آنلاین به چه اطلاعاتی نیاز دارد؟
یک دعوت‌نامه خوب باید نام رویداد، تاریخ همراه با منطقه زمانی و لینک ورود را بدون اسکرول نشان دهد.
وقتی مهمانان دعوت‌نامه را باز می‌کنند، معمولاً فقط چند ثانیه وقت دارید تا توجهشان را جلب کنید. برای همین بهتر است اطلاعات اصلی جلسه یا کنگره در بالای صفحه باشد و جزئیات بیشتر پایین‌تر بیاید. در واقع دعوت‌نامه آنلاین یک صفحه وب کوچک است؛ هر چیزی که مهمان لازم دارد باید بدون اسکرول زیاد دیده شود.
- نام کامل رویداد و عنوان اصلی جلسه
- تاریخ و ساعت دقیق، همراه با منطقه زمانی مهمانان
- لینک ورود یا نشانی مکان برگزاری
- توضیح کوتاه درباره سخنرانان و برنامه روز
طراحی قالب و انتخاب تم
با انتخاب یک تم هماهنگ با فضای جلسه، ظاهر دعوت‌نامه را بدون طراحی دستی تنظیم می‌کنید.
رنگ و قلم دعوت‌نامه باید با موضوع رویداد هماهنگ باشد. یک کنگره علمی به فضایی آرام و جدی نیاز دارد، اما یک همایش فروش شاید انرژی بیشتری بخواهد. در onlivita از میان تم‌های آماده یکی را انتخاب کنید و عنوان، زمان و نشانی جلسه خودتان را جای متن نمونه بگذارید. با این کار ظاهر دعوت‌نامه به موضوع جلسه شما نزدیک می‌شود و مهمان با یک نگاه می‌فهمد این دعوت‌نامه مال کدام رویداد است.
اگر رویداد چند بخش دارد، هر بخش را با عنوان کوتاه جدا کنید تا مهمان سریع‌تر پیدا کند که به کدام قسمت نیاز دارد. متن بلند و یک‌پارچه معمولاً خواندن را سخت می‌کند.
موسیقی، نقشه و شمارش معکوس
این سه عنصر کمک می‌کنند مهمان با حال و هوای رویداد آشنا شود و مکان را بدون سردرگمی پیدا کند.
یک موسیقی ملایم می‌تواند فضای دعوت‌نامه را گرم‌تر کند، به شرط آن‌که صدایش زیاد بلند نباشد و کسی را اذیت نکند. نقشه کمک می‌کند مهمان با یک کلیک به مکان برگزاری برسد، به‌ویژه وقتی سالن در شهری بزرگ یا ساختمانی پیچیده قرار دارد. شمارش معکوس تا زمان شروع، زمان باقی‌مانده تا رویداد را همیشه جلوی چشم مهمان می‌گذارد و کمک می‌کند برنامه‌ریزی زودتر انجام شود.
- در فضای رسمی، یک موسیقی کوتاه و آرام پخش کنید
- نقشه‌ای با نشانی دقیق که در گوشی باز شود
- شمارش معکوس برای جلسات با زمان مشخص
ثبت پاسخ حضور و پیگیری مهمانان
با فرم پاسخ حضور، می‌دانید چه کسانی می‌آیند و برای چند نفر باید برنامه‌ریزی کنید.
بدون پاسخ حضور، برنامه‌ریزی برای پذیرایی، جای نشستن، کارت ورود و تعداد مدارک سخت می‌شود. دعوت‌نامه آنلاین این امکان را می‌دهد که مهمان همان‌جا وضعیت حضور خود را ثبت کند. شما هم فهرست پاسخ‌ها را یک‌جا می‌بینید و لازم نیست پیام‌ها را یکی‌یکی بخوانید.
اگر تعداد مهمانان زیاد است، یک یادآوری کوتاه چند روز قبل از رویداد را فراموش نکنید. یک پیام مختصر و مؤدبانه کافی است و لازم نیست متن طولانی بنویسید.
یک لینک برای همه مهمانان و باز شدن در مرورگر
یک لینک واحد را می‌توان در پیامک، ایمیل یا شبکه‌های اجتماعی فرستاد و مهمانان فقط لینک را باز می‌کنند تا دعوت‌نامه را ببینند.
لینک واحد ساده‌ترین راه ارسال است. مهمان روی لینک می‌زند، دعوت‌نامه را در مرورگر می‌بیند و پاسخ خود را ثبت می‌کند. دعوت‌نامه در مرورگر باز می‌شود و مهمان برای دیدن آن فقط به همان لینک نیاز دارد؛ همین لینک برای جلسه داخلی و همایش عمومی به یک شکل استفاده می‌شود.
- ارسال لینک در پیامک یا پیام‌رسان
- قرار دادن لینک در ایمیل رسمی رویداد
- انتشار در صفحه رویداد یا شبکه‌های اجتماعی
عضویت رایگان onlivita و اولین دعوت‌نامه شما
ساخت دعوت‌نامه در onlivita با عضویت رایگان انجام می‌شود و اولین دعوت‌نامه بدون هزینه است.
با عضویت رایگان onlivita می‌توانید تم، متن، نقشه و شمارش معکوس را در یک دعوت‌نامه کنار هم بگذارید. پیش از هر چیز متن و زمان‌بندی را در فرم بنویسید تا ساخت دعوت‌نامه سریع پیش برود. برای جلسه داخلی یا همایش کوچک، ساخت اولین دعوت‌نامه هزینه ندارد و بیشتر وقتتان صرف متن، زمان‌بندی، فهرست مهمانان و یک بار آزمایش لینک روی گوشی می‌شود.
پیش از ارسال نهایی، لینک را یک بار روی گوشی خودتان باز کنید تا مطمئن شوید همه بخش‌ها درست نمایش داده می‌شوند. اگر متن و نقشه را از قبل آماده داشته باشید، ساخت دعوت‌نامه کوتاه می‌شود و لازم نیست برای هر مهمان پیام جداگانه بفرستید.
با عضویت رایگان onlivita می‌توانید دعوت‌نامه آنلاین خود را بسازید و اولین دعوت‌نامه را بدون هزینه منتشر کنید.
سوالات متداول
آیا دعوت‌نامه آنلاین برای همایش‌های بزرگ هم مناسب است؟
بله، برای جلسه کوچک و همایش بزرگ می‌توانید از یک لینک واحد استفاده کنید و پاسخ حضور را در همان صفحه ببینید. یک لینک واحد برای همه مهمانان کافی است و پاسخ حضور هم به همان روش ثبت می‌شود.
آیا برای ساخت دعوت‌نامه باید برنامه نصب کنم؟
نه. دعوت‌نامه در مرورگر باز می‌شود و مهمانان هم فقط لازم است لینک را باز کنند.
اگر زمان یا مکان جلسه تغییر کند چه کنم؟
متن دعوت‌نامه را به‌روز کنید و موضوع را با یک پیام کوتاه به مهمانان اطلاع دهید تا همه اطلاعات تازه را ببینند.