Blog ✦
چطور دعوت‌نامه رویداد شرکت بسازم؟ راهنمای گام‌به‌گام
<p>دعوت‌نامه رویداد سازمانی پیامی است که به همکاران، شرکا و مهمانان زمان و مکان برگزاری یک نشست، همایش یا جشن شرکت را اعلام می‌کند. اگر به دنبال پاسخ این پرسش هستید که چطور دعوت‌نامه رویداد شرکت بسازم، این متن را دنبال کنید. از تعیین هدف تا ارسال لینک و پیگیری پاسخ‌ها، هر مرحله را به ترتیب توضیح می‌دهیم تا بدون سردرگمی آماده‌سازی کنید. شما در پایان یک دعوت‌نامه روشن خواهید داشت که مهمانان بدون پرسش‌های اضافی متوجه می‌شوند چه کاری باید انجام دهند.</p>
- دعوت‌نامه رویداد شرکت باید زمان، مکان و مهلت پاسخ را در بالای صفحه نشان دهد.
- یک لینک واحد برای هر رویداد، خطای ارسال چند نسخه متفاوت را از بین می‌برد.
- ثبت پاسخ حضور به شما کمک می‌کند پیش از رویداد بدانید چه کسانی خواهند آمد.
خلاصه ویدیویی این مقاله
متن ویدیو
دعوت‌نامه رویداد سازمانی پیامی است که زمان و مکان یک نشست، همایش یا جشن شرکت را به همکاران و مهمانان اعلام می‌کند. در ادامه مراحل ساخت آن را از تعیین هدف تا پیگیری پاسخ‌ها می‌بینید.
پیش از نوشتن هر جمله، مشخص کنید دعوت‌نامه باید چه کاری انجام دهد. دعوت‌نامه می‌تواند حضور در جلسه، شرکت در جشن یا معرفی یک محصول تازه را هدف بگیرد. هدف را در یک جمله بنویسید و پیش از ادامه کار، همان جمله را با همکاران خود مرور کنید.
مهمان نباید برای پیدا کردن زمان برگزاری دنبال پیام‌های قبلی بگردد. اگر ساعت یا مکان تغییر کرد، همان دعوت‌نامه را به‌روز کنید.
یک لینک یکتا مهمانان را به صفحه‌ای می‌برد که همه اطلاعات و فرم پاسخ در آن است. با همان یک لینک واحد، خطای ارسال چند نسخه متفاوت از بین می‌رود.
فهرست کسانی را که پاسخ نداده‌اند بررسی کنید و یک یادآوری کوتاه برایشان بفرستید. پس از آن، برای مهمانان ویژه یک پیام شخصی بنویسید تا حضورشان برایتان اهمیت داشته باشد.
دعوت‌نامه رویداد شرکت خود را با آنلیوایتا بسازید.
فهرست مطالب
قالب‌های آماده را در بخش تم‌ها ببینید.
هدف رویداد را روشن کنید
پیش از نوشتن هر جمله، مشخص کنید دعوت‌نامه باید چه کاری انجام دهد: حضور در جلسه، شرکت در جشن یا معرفی یک محصول تازه.
دعوت‌نامه خوب از یک پرسش ساده شروع می‌شود: مخاطب بعد از خواندن آن چه باید بکند؟ اگر هدف رویداد آموزش کارکنان است، متن باید زمان ورود، مدت برنامه و مطالب لازم را بگوید. اگر جشن سالانه است، لحن گرم‌تر می‌شود و جزئیات لباس یا پذیرایی اهمیت پیدا می‌کند. هدف را در یک جمله بنویسید و پیش از ادامه کار، همان جمله را با همکاران خود مرور کنید.
فهرست مهمانان را هم از پیش داشته باشید. کارکنان، شرکا، مشتریان و مهمانان ویژه هر کدام به پیامی متفاوت نیاز دارند. اگر گروه‌ها را جدا کنید، می‌توانید برای هر گروه متنی دقیق‌تر بنویسید و از ارسال پیام عمومی و بی‌ربط پرهیز کنید.
اطلاعات ضروری را یک‌جا نشان دهید
زمان، مکان، نحوه ثبت حضور و آخرین مهلت پاسخ باید در بالاترین بخش دعوت‌نامه دیده شوند.
- عنوان رویداد و نام شرکت
- تاریخ و ساعت شروع و پایان
- نشانی دقیق مکان به همراه نقشه
- آخرین مهلت پاسخ به دعوت
- راه تماس برای پرسش‌ها
مهمان نباید برای پیدا کردن زمان برگزاری دنبال پیام‌های قبلی بگردد. اگر ساعت یا مکان تغییر کرد، همان دعوت‌نامه را به‌روز کنید و یک بار دیگر آن را برای مهمانان بفرستید. شماره تماس یا ایمیل مسئول رویداد را هم کنار اطلاعات اصلی بگذارید تا پرسش‌ها به جای گفت‌وگوهای پراکنده، در یک مسیر جمع شوند.
متن را کوتاه و با لحن شرکت بنویسید
متن دعوت باید در چند جمله کوتاه، واضح و با لحنی باشد که با فرهنگ شرکت شما هم‌خوان است.
جمله‌های کوتاه بهتر خوانده می‌شوند. می‌توانید ابتدا خوشامد بگویید، سپس دلیل برگزاری را توضیح دهید و در پایان از مخاطب بخواهید حضورش را تأیید کند. از واژه‌های تخصصی بی‌مورد پرهیز کنید تا مهمان گیج نشود و مجبور نباشد برای فهم یک جمله دوباره آن را بخواند.
اگر رویداد رسمی است، از عبارت‌های محترمانه استفاده کنید و جمله‌ها را کامل بنویسید. اگر رویداد دوستانه است، یک جمله شخصی درباره تیم یا دستاورد مشترک کافی است. در هر دو حالت، متن را یک بار بلند بخوانید و جمله‌های طولانی را به دو جمله کوتاه تقسیم کنید. این کار ساده است، اما بیشترین تأثیر را روی خوانده شدن دعوت‌نامه دارد.
برنامه و جزئیات را فهرست کنید
برنامه رویداد را به شکل مرحله‌های زمان‌دار بیاورید تا مهمانان بدانند هر بخش چه زمانی آغاز می‌شود.
- ورود و پذیرایی
- سخنرانی افتتاحیه
- بخش پرسش و گفت‌وگو
- پذیرایی پایانی
هر مرحله را با یک خط توضیح کوتاه بنویسید. اگر لازم است مهمانان کارت شناسایی، مدرک ورود یا لباس خاصی همراه داشته باشند، این را هم در همین بخش بیاورید. فهرست زمان‌دار به شما کمک می‌کند هماهنگی با سالن، غذا و تیم فنی را هم با همین ترتیب پیش ببرید.
دعوت‌نامه را دیجیتال و با یک لینک بفرستید
یک لینک یکتا برای هر رویداد، مهمانان را به صفحه‌ای می‌برد که همه اطلاعات و فرم پاسخ در آن است.
دعوت‌نامه دیجیتال نسبت به نامه چاپی سریع‌تر به دست مهمانان می‌رسد و ویرایش آن ساده است. با یک لینک واحد، همه گیرندگان یک نسخه یکسان می‌بینند و نیازی به ارسال چند فایل جداگانه نیست. شما می‌توانید همان لینک را در ایمیل، پیام داخلی یا شبکه‌های ارتباطی شرکت قرار دهید.
در پلتفرم onlivita می‌توانید دعوت‌نامه متحرک بسازید، یک لینک برای اشتراک بگیرید، پاسخ حضور را ثبت و پیگیری کنید، شمارش معکوس و نقشه را اضافه کنید و موسیقی بگذارید. برای این کار می‌توانید از صفحه دعوت‌نامه رویداد شرکت در onlivita شروع کنید. برای شروع، یکی از قالب‌های بخش تم‌ها را انتخاب کنید و متن خود را جایگزین کنید. عضویت رایگان است و اولین دعوت‌نامه هم رایگان است.
یادآوری و پیگیری پاسخ‌ها
پیش از رویداد، فهرست کسانی که پاسخ نداده‌اند را بررسی کنید و یک یادآوری کوتاه برایشان بفرستید.
- پاسخ‌های ثبت‌شده را هر روز بررسی کنید
- یک یادآوری کوتاه چند روز قبل از مهلت بفرستید
- برای مهمانان ویژه پیام شخصی بنویسید
پیگیری پاسخ‌ها نشان می‌دهد که برگزارکننده به حضور مهمانان اهمیت می‌دهد. بعد از رویداد هم می‌توانید از مهمانان تشکر کنید و تصویری از برنامه را برای آنها بفرستید. این کار حس تعلق را تقویت می‌کند و دعوت بعدی را برای مهمانان آشناتر می‌کند.
برای این کار می‌توانید از صفحه دعوت‌نامه رویداد شرکت در onlivita شروع کنید.
سوالات متداول
آیا دعوت‌نامه دیجیتال برای رویداد رسمی شرکت مناسب است؟
بله. اگر متن رسمی باشد و اطلاعات کامل باشد، لحن دیجیتال هم جدی می‌ماند. مهمانان می‌توانند پاسخ خود را همان‌جا ثبت کنند و نیازی به تماس تلفنی ندارند.
چه زمانی باید دعوت‌نامه را بفرستم؟
معمولاً چند هفته قبل مناسب است تا مهمانان برنامه‌ریزی کنند. برای رویدادهای کوچک‌تر هم حداقل یک هفته فرصت بدهید تا پاسخ‌ها جمع شود.
اگر ساعت رویداد تغییر کند چه کنم؟
همان لینک را به‌روز کنید و یک پیام کوتاه درباره تغییر برای کسانی که قبلاً پاسخ داده‌اند بفرستید. این کار جلوی سردرگمی را می‌گیرد.