Blog ✦
طراحی قالب دعوت‌نامه رویداد سازمانی آنلاین؛ از سبک تا ارسال
نخستین چیزی که کارمندان و مهمانان از برنامه‌ی شما می‌بینند، دعوت‌نامه‌ی آنلاین است. قالب مرتب پیش از خواندن متن، جدی بودن جلسه را منتقل می‌کند و زمان و مکان برگزاری را سریع‌تر نشان می‌دهد.
- عنوان و تاریخ رویداد باید در بالای پیام باشند تا مهمان بدون جستجو بفهمد موضوع چیست.
- ترتیب بخش‌ها باید با مسیر فکری مهمان هم‌خوان باشد.
- دکمه‌ی پاسخ نزدیک اطلاعات زمان باشد و روی گوشی به‌راحتی لمس شود.
خلاصه ویدیویی این مقاله
متن ویدیو
دعوت‌نامه‌ی آنلاین اولین چیزی است که مهمانان از رویداد سازمانی شما می‌بینند. قالبی مرتب و هماهنگ با فرهنگ شرکت، پیش از خواندن متن، جدی بودن جلسه را منتقل می‌کند.
سبک قالب باید با لحن شرکت و نوع رویداد هم‌خوان باشد، نه با سلیقه‌ی شخصی طراح. برای جشن سالانه، ترکیب رنگ‌های آرام و نشان ساده‌ی برند معمولاً کافی است.
ترتیب بخش‌ها باید با مسیر فکری مهمان هم‌خوان باشد. عنوان، تاریخ، ساعت و مکان را پیش از هر چیز دیگری بنویسید تا مهمان در چند ثانیه بفهمد رویداد کی و کجاست.
دکمه‌ی پاسخ باید نزدیک اطلاعات زمان باشد و روی گوشی به‌راحتی لمس شود. جزئیات تکمیلی مثل پارکینگ یا نوع لباس را در بخش پایین بیاورید.
دو یا سه رنگ کافی است و قلم باید روی گوشی‌های کوچک خوانا بماند. هر رنگ اضافه، توجه را از پیام اصلی دور می‌کند.
پیش از ارسال، قالب را روی گوشی خودتان و یکی دو همکار باز کنید. دکمه‌ها را امتحان کنید و نسخه‌ی تاریک گوشی را هم بررسی کنید.
همین حالا در onlivita دعوت‌نامه‌ی خود را آماده کنید.
فهرست مطالب
اگر می‌خواهید طرح‌های همراه را ببینید، صفحه‌ی قالب‌های آماده را باز کنید و دو طرح را کنار هم ببینید.
سبک بصری را با فرهنگ شرکت هماهنگ کنید
سبک قالب باید با لحن شرکت و نوع رویداد هم‌خوان باشد، نه با سلیقه‌ی شخصی طراح.
وقتی قالب با فرهنگ شرکت هم‌خوان باشد، مهمان از همان ابتدا می‌فهمد این پیام رسمی است یا یک گردهمایی دوستانه. برای جشن سالانه‌ی شرکت، ترکیب رنگ‌های آرام و نشان ساده‌ی برند معمولاً کافی است. اگر رویداد آموزشی یا تیمی باشد، طرح می‌تواند کمی پویاتر باشد. در onlivita قالب را انتخاب کنید و طرح را همراه با یک پیوند پاسخ‌دهی یکتا برای مهمانان بفرستید.
- رنگ اصلی برند را در خط جداکننده یا پس‌زمینه به کار ببرید.
- از تصویرهای شلوغ و چند قلم مختلف دوری کنید.
ترتیب بخش‌ها را بر پایه‌ی اطلاعات مهمان بچینید
ترتیب درست بخش‌ها به مهمان کمک می‌کند در چند ثانیه بفهمد رویداد چه زمانی و کجا برگزار می‌شود.
پیش از چیدن عناصر، فهرستی از اطلاعات ضروری بنویسید: عنوان رویداد، تاریخ، ساعت، مکان یا پیوند جلسه و مهلت پاسخ. سپس همین ترتیب را در قالب رعایت کنید تا چشم مهمان بی‌وقفه پیش برود.
- عنوان و تاریخ در بالای صفحه بیایند.
- دکمه‌ی پاسخ نزدیک اطلاعات زمان قرار گیرد.
- جزئیات تکمیلی مانند پارکینگ یا نوع لباس در بخش پایین بیاید.
بعد از چیدن بخش‌ها، فاصله‌ی بین آن‌ها را بررسی کنید. اگر فضای خالی کافی نباشد، چشم خواننده در میان اطلاعات گم می‌شود. فاصله‌ی سفید، همان چیزی است که به مهمان اجازه می‌دهد هر بخش را جدا ببیند و بدون خستگی به پایین صفحه برود. بهتر است هر بخش را با یک خط جداکننده‌ی ظریف از بخش بعدی جدا کنید، نه با کادرهای پررنگ و شلوغ. این کار هم ظاهر رسمی را حفظ می‌کند و هم سرعت خواندن را بالا می‌برد.
رنگ و قلم را کم و هدفمند انتخاب کنید
دو یا سه رنگ کافی است و قلم باید روی گوشی‌های کوچک خوانا بماند.
هر رنگ اضافه، توجه را از پیام اصلی دور می‌کند. برای بیشتر قالب‌ها رنگ متن، رنگ دکمه و یک پس‌زمینه‌ی روشن کافی است، و رنگ‌های بیشتر را فقط برای نشان برند نگه دارید. در onlivita می‌توانید از میان قالب‌ها و تم‌های آماده یکی را انتخاب کنید و همان را برای مهمانان بفرستید.
کنتراست متن و پس‌زمینه را بسنجید. این نکته حتی برای قالب‌های ساده با رنگ روشن هم مهم است، چون مهمان ممکن است پیام را در محیط شلوغ اداره یا در راه باز کند. اگر متن در نور روز یا در حالت تاریک گوشی سخت خوانده شود، مهمان ممکن است جزئیات مهم را از دست بدهد.
متن دعوت را کوتاه و روشن بنویسید
متن دعوت باید در یک نگاه، نام رویداد و درخواست پاسخ را نشان دهد.
جمله‌ی آغازین را با نام شرکت و هدف جلسه شروع کنید، مثلاً «از شما دعوت می‌کنیم در جلسه‌ی هماهنگی فصلی ما شرکت کنید.» سپس فقط اطلاعات لازم را بیاورید. متن طولانی و پرتعارف باعث می‌شود مهمان پیام را نیمه‌کاره رها کند.
از عبارت‌های کلیشه‌ای مانند «با افتخار اعلام می‌کنیم» پرهیز کنید و لحن را به زبان همکاران نزدیک نگه دارید.
قبل از ارسال، دعوت را روی گوشی باز کنید
دعوت را می‌توان روی گوشی هم باز کرد، پس پیش از ارسال بهتر است روی صفحه‌ی کوچک بررسی شود.
قالب را روی گوشی خودتان و یکی دو همکار باز کنید. بررسی کنید که دکمه‌ها به‌راحتی لمس شوند، پیوند جلسه کامل دیده شود و هیچ بخشی از صفحه بیرون نزند.
- پیش‌نمایش را هم در مرورگر رایانه و هم در موبایل ببینید.
- یک پیوند آزمایشی بفرستید و خودتان یک بار پاسخ دهید.
در مرحله‌ی آزمایش، به نسخه‌ی تاریک گوشی هم توجه کنید. برخی از مهمانان حالت شب را فعال دارند و اگر پس‌زمینه‌ی روشن با متن تیره‌ی شما ترکیب شود، بخشی از پیام دیده نمی‌شود. اگر قالب دو حالت دارد، هر دو را ببینید. همچنین اگر پیام‌رسان خاصی تصویر پیش‌نمایش را کوچک می‌کند، عنوان و تاریخ باید در متن اولیه هم خوانا باشند تا مهمان پیش از باز کردن پیام، بداند موضوع چیست.
برای شروع کار، از دعوت‌نامه‌ی آنلاین رویداد سازمانی استفاده کنید تا طرح و پیوند جلسه در یک صفحه کنار هم بیایند.
سوالات متداول
آیا برای دعوت‌نامه‌ی رویداد سازمانی آنلاین به طراح حرفه‌ای نیاز است؟
نه لزوماً. یکی از قالب‌های آماده‌ی onlivita را انتخاب کنید، ترتیب بخش‌ها را رعایت کنید و با یک رنگ اصلی پیام را مرتب نگه دارید. اگر برند شرکت پیچیده است، بهتر است از همان رنگ‌ها و نشان رسمی استفاده کنید.
دعوت‌نامه را چه زمانی بفرستم؟
پیش از رویداد، فرصت کافی بدهید تا مهمانان زمان را در تقویم خود بررسی و پاسخ دهند. مهلت پاسخ را هم همراه دعوت بنویسید تا نیازی به پیگیری جداگانه نباشد. یادآوری کوتاه یک روز قبل هم کمک می‌کند.
اگر ساعت یا مکان جلسه بعد از ارسال عوض شود، مهمانان چطور خبردار شوند؟
برای تغییر زمان یا مکان، پیش از رویداد پیام جداگانه‌ای با جزئیات تازه برای مهمانان بفرستید، زمان و مکان جدید را دقیق بنویسید و مهلت پاسخ را دوباره اعلام کنید.