ऑफिस पार्टी निमंत्रण ईमेल पर भेजें: सरल और साफ़ तरीका

यह तरीका सीधा है: पूरी जानकारी एक ही ईमेल में डालकर टीम तक पहुँचाई जाए। जब तारीख, समय, जगह और जवाब देने का लिंक एक ही जगह हों, तो किसी को बार-बार पूछने की ज़रूरत नहीं पड़ती और आपका समय भी बचता है।

• ईमेल में तारीख, समय और जगह साफ़ लिखी हों तो बार-बार पूछे जाने वाले सवाल घटते हैं।
• RSVP लिंक से हर मेहमान का जवाब एक जगह सूची में अपने आप दिखता है।
• onlivita पर पहला डिजिटल निमंत्रण मुफ्त बनाया जा सकता है।

कंपनी के माहौल के हिसाब से onlivita की तैयार थीम चुनें और रंग व संगीत अपने मन से बदलें।

ईमेल में क्या-क्या लिखें

ईमेल में तारीख, समय, जगह और ड्रेस कोड जैसी बुनियादी बातें साफ़ लिखनी चाहिए।

ईमेल में सबसे पहले वे बातें लिखें जिनके बिना मेहमान तय नहीं कर सकता कि आना है या नहीं। जगह या समय में से कोई भी बात अधूरी रहे तो लोग बार-बार पूछने लगते हैं और आपका इनबॉक्स भर जाता है।

• दिन और तारीख, जैसे शुक्रवार शाम
• पार्टी का समय और कितनी देर तक चलेगी
• जगह का नाम और नक्शे का लिंक
• ड्रेस कोड, अगर कोई हो

छोटे वाक्य पढ़ने में आसान रहते हैं। लंबी भूमिका हटाकर सीधे मुख्य बात से शुरू करें, ताकि पहली नज़र में ही पता चल जाए कि क्या होने वाला है।

एनिमेटेड डिजिटल कार्ड कैसे काम आता है

एनिमेटेड डिजिटल निमंत्रण ईमेल में एक लिंक के रूप में जाता है और खोलते ही पूरा कार्ड दिखता है।

सादा ईमेल भेजने के बजाय आप एक एनिमेटेड डिजिटल निमंत्रण बना सकते हैं। ईमेल में सिर्फ एक लिंक जाता है और मेहमान उसे खोलते ही पूरा कार्ड देख लेता है, बिना किसी अटैचमेंट के।

कार्ड में संगीत, गिनती करने वाला टाइमर और नक्शा भी जोड़ा जा सकता है। इससे निमंत्रण सिर्फ सूचना नहीं रहता, बल्कि पार्टी का माहौल भी पहले से दिखने लगता है, और पहली झलक में ही मेहमान समझ जाता है कि पार्टी किस मिज़ाज की है।।

हर मेहमान की हाँ या ना कैसे देखें

RSVP से हर कर्मचारी अपना जवाब एक क्लिक में दे सकता है और आप पूरी सूची एक जगह देख सकते हैं।

सबसे बड़ी परेशानी यह होती है कि कौन आ रहा है, इसका अंदाज़ा नहीं लगता। RSVP की मदद से हर कर्मचारी अपना जवाब सीधे दे सकता है, और आपको अलग-अलग संदेशों का हिसाब नहीं रखना पड़ता।

• मेहमान लिंक खोलकर अपना जवाब सीधे दे देता है, बिना किसी और ऐप या ईमेल के।
• सारे जवाब एक सूची में अपने आप दिखते हैं

इससे खाने और बैठने की व्यवस्था पहले से तय करना आसान हो जाता है।

रिमाइंडर कब और कैसे भेजें

ईमेल के बाद कुछ दिन पहले एक छोटा रिमाइंडर भेजना अक्सर काम आता है।

जो लोग पहली बार ईमेल पढ़ना भूल गए, वे रिमाइंडर देखकर जवाब दे देते हैं। रिमाइंडर में नया कुछ लिखने की ज़रूरत नहीं है। बस लिंक दोबारा भेजें और जवाब की अंतिम तारीख याद दिला दें।

अगर पार्टी दफ्तर के बाद है, तो उसी दिन सुबह एक संक्षिप्त याद दिलाना भी ठीक रहता है। सुबह भेजा गया संदेश दिन की शुरुआत में ही ईमेल में सबसे ऊपर दिख सकता है, इसलिए उस वक्त का चुनाव सोच-समझकर करें।

संदेश का लहजा टीम के हिसाब से चुनें

संदेश का लहजा दफ्तर के माहौल के हिसाब से रखें, न बहुत औपचारिक और न बहुत बेतकल्लुफ़।

हर दफ्तर का माहौल अलग होता है। कुछ जगह बहुत औपचारिक भाषा चलती है, कुछ जगह हल्का और मज़ेदार लहजा ज़्यादा अच्छा लगता है। आप onlivita पर तैयार थीम चुन सकते हैं और रंग व संगीत अपने हिसाब से बदल सकते हैं।

• बड़े मैनेजर या क्लाइंट से जुड़ा कार्यक्रम हो तो सम्मानजनक भाषा रखें
• सिर्फ टीम के लिए हो तो हल्की और दोस्ताना भाषा चलेगी
• विषय के हिसाब से एक लाइन की थीम पंक्ति जोड़ें

ध्यान रहे कि मज़ाक किसी की भावना को ठेस न पहुँचाए। हँसी-मज़ाक तभी अच्छा लगता है जब सबके लिए सहज हो।

भेजने से पहले जाँच सूची

भेजने से पहले लिंक, समय और पते को खुद खोलकर जाँच लेना सबसे सुरक्षित है।

कोई भी निमंत्रण भेजने से पहले उसे एक बार खुद की तरह देखें। मेहमान की नज़र से पढ़ें तो छोटी गलतियाँ भी पकड़ में आ जाती हैं।

• लिंक अपने फोन और लैपटॉप दोनों पर खोलकर देखें
• तारीख और समय सही हैं या नहीं, यह दोबारा पढ़ें
• जवाब देने की अंतिम तारीख साफ़ लिखी हो
• टेस्ट के लिए एक ईमेल खुद को भेजें

इतना कर लिया तो निमंत्रण भेजने का काम जल्दी निपट जाता है और आप पार्टी की तैयारी पर ध्यान दे सकते हैं।

ईमेल के साथ एक एनिमेटेड डिजिटल निमंत्रण जोड़ें ताकि मेहमान उसे खोलते ही पूरा कार्यक्रम देख सकें।