Cyfrowe zaproszenia na rozdanie dyplomów – jak wysłać je bez stresu

Cyfrowe zaproszenia na rozdanie dyplomów to elektroniczne karty, które informują gości o dacie, miejscu i przebiegu uroczystości ukończenia studiów. Absolwent wysyła jeden link, a bliscy od razu widzą wszystkie najważniejsze informacje. Poniżej pokazujemy, jak przygotować taką wiadomość i jak zebrać odpowiedzi bez zamieszania.

• Jeden link pozwala zebrać potwierdzenia od wszystkich gości.
• Zaproszenie wysyła się jednym linkiem, który goście otwierają w zwykłej przeglądarce.
• Pierwsze zaproszenie w Onlivita jest bezpłatne, a konto nie wymaga opłat.

Jeśli nie wiecie, od czego zacząć, przejrzyjcie motywy i szablony, które przygotowaliśmy dla różnych uroczystości.

Dlaczego forma cyfrowa sprawdza się przy dyplomach?

Forma cyfrowa dociera do wszystkich gości jednocześnie i pozwala szybko zebrać odpowiedzi.

Zakończenie studiów to czas, gdy rodzina, przyjaciele i wykładowcy żyją różnymi terminami. Papierowe karty trzeba drukować, podpisywać i wysyłać pocztą, a część osób i tak je zgubi. Cyfrowe zaproszenie przychodzi od razu na telefon. Można je przesłać w wiadomości, mailu albo w komunikatorze, a każdy otrzymuje tę samą wersję.

Dla Was to też oszczędność czasu. Zmiana godziny albo sali nie wymaga ponownego druku, wystarczy poprawić jedną stronę.

Absolwenci często mieszkają w innym mieście albo za granicą. Dla nich cyfrowa wiadomość bywa najwygodniejszym sposobem, by w porę zaplanować przyjazd i wziąć wolny dzień w pracy. Dzięki temu rodzina nie musi tłumaczyć wszystkiego przez telefon.

Co musi znaleźć się na zaproszeniu?

Zaproszenie powinno podać datę, godzinę, miejsce oraz termin potwierdzenia obecności.

Goście chcą wiedzieć, kiedy i gdzie się pojawić. Dlatego zadbajcie o komplet podstawowych informacji, zanim wyślecie wiadomość.

• Imię i nazwisko absolwenta oraz kierunek studiów.
• Dokładna data i godzina rozdania dyplomów.
• Adres uczelni lub sali, najlepiej z mapą dojazdu.
• Termin, do którego prosicie o odpowiedź.

Nie dodawajcie za dużo szczegółów w jednej wiadomości. Jeśli program uroczystości jest długi, wystarczy podać godzinę rozpoczęcia i informację, gdzie znaleźć resztę. Goście, którzy przeczytają krótki tekst, szybciej podejmą decyzję o przyjeździe.

Jak wysłać zaproszenie, by nikt go nie przegapił?

Jeden link łatwo skopiować i udostępnić w każdym komunikatorze, dlatego warto go użyć.

Jeden link działa lepiej niż kilka załączników. Goście nie szukają właściwej wiadomości, bo wszystkie informacje są w jednym miejscu. Animowane zaproszenie przygotujecie szybko, z gotowego motywu, a goście otworzą je z jednego linku.

Warto też dodać krótką prośbę o potwierdzenie obecności. Ułatwia to planowanie miejsc i poczęstunku po uroczystości.

Zastanówcie się też, kiedy wysłać zaproszenie. Zbyt wczesna wiadomość może zginąć w natłoku spraw, a zbyt późna nie da gościom czasu na przygotowania. Zwykle najlepiej sprawdza się termin kilku tygodni przed uroczystością.

Jeśli zaproszenie trafi też do rodziny za granicą, przetłumaczcie najważniejsze zdania na język, którym posługuje się dana osoba. Krótka wersja po angielsku często wystarcza, a goście od razu wiedzą, czego się spodziewać.

Jak zbierać potwierdzenia i pilnować terminu?

Potwierdzenia warto zbierać w jednym miejscu, a przypomnienie wysłać kilka dni przed uroczystością.

Najwięcej zamieszania powstaje wtedy, gdy odpowiedzi przychodzą różnymi kanałami. Lepiej zebrać je w jednej liście.

• Sprawdzajcie odpowiedzi na zaproszenie w jednym miejscu, gdzie widać, kto potwierdził obecność.
• Wyślijcie krótkie przypomnienie osobom, które jeszcze nie odpowiedziały.
• Zapiszcie kontakt do osób, które pytają o dojazd.

Taka lista przyda się też przy zamawianiu kwiatów i miejsc w sali. Jeśli do uroczystości zostało niewiele dni, zadzwońcie do najbliższych. Osobista rozmowa potrafi przekonać nawet tych, którzy zwykle nie odpowiadają na wiadomości.

Mapa, odliczanie i muzyka w jednym zaproszeniu

Mapa, odliczanie i muzyka pomagają gościom trafić na miejsce i poczuć wagę chwili.

Dodatki nie muszą być skomplikowane. Mapa oszczędza telefonów z pytaniem, jak dojechać. Odliczanie do rozdania dyplomów buduje oczekiwanie, a krótki utwór w tle nadaje ton uroczystości.

Muzykę wybierzcie spokojną, żeby nie zagłuszała treści. Mapa powinna prowadzić od głównego wejścia, a nie tylko do ulicy.

Jeśli nie wiecie, od czego zacząć, przejrzyjcie motywy i szablony, które przygotowaliśmy dla różnych uroczystości.

Jak zacząć i czego unikać przy wysyłce?

Zacznijcie od wyboru motywu, uzupełnijcie dane i wyślijcie test do jednej osoby.

Najpierw sprawdźcie pisownię imienia i nazwiska absolwenta oraz nazwy kierunku. Drobny błąd w takim dokumencie bywa zauważany. Następnie wyślijcie wiadomość testową do kogoś zaufanego, kto zobaczy, jak zaproszenie wygląda na telefonie.

Nie przesadzajcie z długością tekstu. Krótkie zdania są czytelniejsze, a goście szybciej znajdą to, czego szukają. Pierwsze zaproszenie w Onlivita jest bezpłatne, więc możecie spróbować bez ryzyka.

Przed wysyłką sprawdźcie też, czy link otwiera się na starszym telefonie i w przeglądarce bez aktualizacji. Taka kontrola zajmuje chwilę, a oszczędza nerwów.

Po wysyłce zapiszcie sobie termin, w którym sprawdzicie odpowiedzi. Dzięki temu nie zapomnicie o przypomnieniu i łatwiej przygotujecie listę miejsc na sali.

Możecie szybko przygotować animowane zaproszenie, które dobrze wygląda na telefonie i komputerze.