Zaproszenie cyfrowe na event firmowy: jak je przygotować i wysłać

Cyfrowe zaproszenie na event firmowy to animowana strona z programem, mapą i formularzem potwierdzenia, którą wysyłasz gościom jednym linkiem. Pozwala szybko zaprosić ludzi, a Wam daje wgląd w listę obecności od pierwszego dnia.

• Cyfrowe zaproszenie pozwala śledzić potwierdzenia udziału na bieżąco.
• Gość dostaje wszystkie informacje o wydarzeniu w jednym miejscu, zamiast szukać ich w kilku mailach.
• Animacja i muzyka można dodać bez zmiany treści samego programu.

Przejrzyj tematy i szablony, zanim zdecydujesz o kolorystyce swojej firmy.

Czym jest cyfrowe zaproszenie na event firmowy?

To jedna strona internetowa z animacją, programem i szczegółami wydarzenia, którą wysyłasz gościom jako link.

Dla firmy, która organizuje spotkanie z klientami albo konferencję dla zespołu, zaproszenie jest pierwszym kontaktem z gościem. Gdy trafia do skrzynki, ktoś musi zdecydować w kilka sekund, czy kliknąć. Dlatego strona ma być czytelna także na telefonie.

Jeden link zastępuje kilka maili. Gość nie szuka daty w wątku ani adresu w załączniku. Wszystko jest w jednym miejscu: godzina, miejsce, mapa i krótki opis tego, co zaplanowaliście.

Dobrze przygotowane zaproszenie od razu mówi, czego się spodziewać. Zanim gość wejdzie na stronę, już wie, czy ma czas i czy warto przyjść.

Warto też pamiętać, że zaproszenie działa jak pierwsze wrażenie o firmie. Estetyka, czytelność i szybkie ładowanie mówią gościom, jak dbacie o szczegóły podczas samego wydarzenia.

Jakie informacje umieścić w zaproszeniu?

Data, miejsce, program, dress code i kontakt do osoby odpowiedzialnej to podstawa każdego zaproszenia.

Zanim zaczniecie projektować, spiszcie to, czego goście naprawdę potrzebują. Zwykle wystarczy kilka punktów:

• data, godzina rozpoczęcia i przewidywany koniec
• adres z mapą oraz informacja o parkingu
• krótki program, na przykład powitanie, prelekcje i kolacja
• dress code, jeśli ma znaczenie dla atmosfery
• telefon lub e-mail osoby, do której można pisać z pytaniami

Unikajcie długich akapitów o historii firmy. Gość przyjdzie na wydarzenie, a nie na lekcję o spółce. Krótki tekst czyta się chętniej, zwłaszcza w telefonie.

Jeśli w programie jest wystąpienie gościa, podajcie jego imię i temat. Ludzie chętniej przychodzą, gdy wiedzą, kto będzie mówił i o czym.

Jak zbierać potwierdzenia udziału?

Goście potwierdzają obecność przez formularz RSVP, a Wy widzicie listę na bieżąco, bez czekania na telefony.

Największa różnica między papierem a wersją cyfrową to możliwość śledzenia odpowiedzi. Każdy gość dostaje link, klika w swoje potwierdzenie i od razu trafia na listę. Nie musicie czekać tygodniami, aż ktoś zadzwoni z pytaniem.

1. Przygotuj listę gości z imionami i nazwiskami.
2. Wyślij zaproszenie z dopiskiem o terminie odpowiedzi.
3. Sprawdź odpowiedzi i zadzwoń do osób, które nie zareagowały.

Przy większej liczbie adresatów podziel wysyłkę na partie. Mniejsze partie są łatwiejsze do kontrolowania, a Wy szybciej zobaczycie, kto jeszcze nie odpowiedział.

Po stronie organizatora przydaje się prosty podział zadań. Jedna osoba odpowiada za listę gości, druga za kontakt z tymi, którzy nie odpowiedzieli. Dzięki temu nikt nie wysyła tej samej wiadomości dwa razy i nikt nie zapomina o gościu z zagranicy.

Jakie elementy wizualne i dźwiękowe dodać?

Animacja nagłówka, kilka zdjęć z poprzedniej edycji i krótka muzyka budują nastrój, ale muszą być wyważone.

Animowany nagłówek przyciąga wzrok, zwłaszcza gdy logo firmy pojawia się w ruchu. Dobrze działa też kilka zdjęć z poprzedniego spotkania. Muzyka powinna włączać się po kliknięciu, bo nie każdy chce słuchać dźwięku w pracy.

Nie przeładujcie strony. Jeśli goście czekają na załadowanie, część z nich po prostu zamknie kartę. Lepiej wybrać dwa lub trzy elementy i dopracować je.

Kolory warto dobrać do barw firmy. Spójny motyw sprawia, że zaproszenie wygląda profesjonalnie, a nie przypadkowo.

Jak przygotować wersje dla różnych grup?

Dla zarządu, klientów i pracowników zmień wstęp i ton, a program zostaw ten sam, żeby nikt nie szukał różnic.

Zaproszenie do klientów może brzmieć oficjalniej niż wiadomość do zespołu. Zmieńcie pierwszy akapit i nazwę nadawcy, ale szczegóły wydarzenia nie powinny się różnić. Inaczej ktoś przeczyta o innej godzinie i przyjdzie za wcześnie albo za późno.

Jeśli zapraszacie też partnerów z zagranicy, wybierzcie język ich wersji. Wiele osób czyta chętniej we własnym języku, a przy tym łatwiej zrozumie program.

Kiedy wysłać zaproszenie i jak przypomnieć?

Wyślij zaproszenie trzy do czterech tygodni przed wydarzeniem, a przypomnienie na tydzień przed terminem.

Za wcześnie wysłane zaproszenie łatwo zginie w natłoku spraw. Za późno goście zdążą zaplanować inne rzeczy. Dlatego najlepiej działa układ dwóch wiadomości:

• pierwsza, z pełnymi informacjami i prośbą o potwierdzenie
• druga, krótka, z dniami do wydarzenia i linkiem do mapy

Odliczanie na stronie też pomaga. Gość widzi, ile czasu zostało, i chętniej sprawdza szczegóły.

Przypomnienie nie musi być długie. Wystarczy jedno zdanie o tym, co będzie na miejscu, i link do strony. Gość, który wie, czego się spodziewać, łatwiej podejmuje decyzję i wie, o której wyjść z domu.

Co zrobić po wydarzeniu?

Po evencie wyślij podziękowanie z linkiem do zdjęć, a stronę zaproszenia możesz wykorzystać ponownie.

Po wydarzeniu warto wysłać krótką wiadomość z podziękowaniem. Dołącz link do zdjęć lub podsumowania programu, jeśli je przygotowaliście. Gość, który dostał taki e-mail, łatwiej zapamięta firmę i chętniej przyjdzie na kolejne spotkanie.

Ten sam adres strony możecie wykorzystać ponownie, zmieniając tylko treść. Dzięki temu gość od razu kojarzy kolejne zaproszenie z dobrym doświadczeniem.

Jeśli chcesz zacząć od gotowego układu, w onlivita znajdziesz cyfrowe zaproszenie z animacją, mapą i formularzem RSVP.