Zaproszenie na after party: jak napisać je tak, by goście przyszli

Zaproszenie na after party to krótka wiadomość, która mówi gościom, że wieczór trwa dalej, nawet gdy oficjalna część dobiegła końca. Dobrze napisane zaproszenie nie jest długie. Ma podać, gdzie i kiedy się spotkacie, i zachęcić do przyjścia bez zbędnego przekonywania.

• Jeden link ułatwia zbieranie odpowiedzi od gości w jednym miejscu.
• After party warto zapowiedzieć z wyprzedzeniem, aby goście mogli zaplanować wieczór.

Przejrzyj gotowe motywy i wybierz ten, który pasuje do klimatu wieczoru.

Czym jest after party i kiedy je zapowiedzieć?

After party to nieformalna część wydarzenia, która odbywa się po głównym programie, i zapowiedzieć ją trzeba z wyprzedzeniem.

Po ślubie, urodzinach czy firmowej gali wielu gości chce zostać dłużej. Jeśli o tym nie wiedzą, rozjeżdżają się do domów. Dlatego after party powinno pojawić się w zaproszeniu na główne wydarzenie albo w osobnej wiadomości wysłanej kilka dni wcześniej.

Zapowiedź z wyprzedzeniem daje ludziom czas na plan. Ktoś, kto wie o wieczorze w barze czy w domu, zostawi sobie wolne popołudnie i zabierze ubranie na zmianę. Ktoś, kto dowiaduje się w ostatniej chwili, zwykle odpuszcza.

Warto też pomyśleć o tym, kto będzie na after party. Jeśli zapraszasz głównie znajomych z pracy, wieczór będzie spokojniejszy niż przy gościach z rodziny w różnym wieku. Zaproszenie może to odzwierciedlać już w tonie wiadomości.

Co musi znaleźć się w zaproszeniu?

Zaproszenie na after party musi zawierać nazwę wydarzenia, datę, godzinę, miejsce i krótką informację o klimacie spotkania.

Najważniejsze informacje powinny być od razu widoczne. Gość, który otwiera wiadomość w tramwaju, musi w kilka sekund wiedzieć, o co chodzi.

• Nazwę i charakter: napisz, czy to kolacja, dyskoteka czy spokojne spotkanie przy muzyce.
• Datę i godzinę startu: podaj ją jednoznacznie, z dniem tygodnia.
• Adres lub nazwę lokalu: dodaj wskazówkę dojazdu, jeśli miejsce jest trudne do znalezienia.
• Ubiór: jedno zdanie wystarczy, na przykład „ubiór swobodny”.

Jak napisać zaproszenie, które brzmi naturalnie?

Napisz tak, jakbyś mówił do znajomego, używając krótkich zdań i konkretnych informacji.

Zacznij od powitania po imieniu, jeśli to możliwe. Potem przejdź od razu do rzeczy. Gość nie czeka na długi wstęp o tym, jak wspaniale było dziś. Chce wiedzieć, dokąd iść i o której.

Mieszaj krótkie zdania z dłuższymi. Krótkie tworzą rytm, dłuższe pozwalają opisać klimat, na przykład spokojny stolik, dobrą muzykę i miejsce, gdzie można porozmawiać bez krzyczenia. Unikaj wielkich słów. Jeśli piszesz „będzie super”, nic to nie wnosi.

Pamiętaj o języku gości. Jeśli zapraszasz osoby z zagranicy, rozważ wersję w ich języku albo prostą formę zrozumiałą dla wszystkich. Interfejs onlivita działa w 20 językach, więc łatwo dopasować treść do grupy.

Przejrzyj gotowe motywy i wybierz ten, który pasuje do klimatu wieczoru.

Jak dobrać godzinę i miejsce?

Wybierz godzinę zaraz po zakończeniu głównej części i miejsce, które pomieści wszystkich zaproszonych bez tłoku.

Najczęściej after party zaczyna się zaraz po oficjalnym programie, z niewielkim odstępem na przejście. Jeśli część gości jedzie z daleka, podaj też godzinę, do której planujesz zakończenie, żeby nikt nie musiał zgadywać.

• Sprawdź, czy lokal przyjmie wszystkie osoby z listy.
• Zapytaj, czy w pobliżu jest parking lub przystanek.
• Pomyśl o gościach, którzy nie piją alkoholu, i zaproponuj im coś innego.

Miejsce powinno być też dostępne po zmroku. Jeśli dojazd komunikacją jest utrudniony w nocy, napisz o taksówkach albo o najbliższym przystanku. Taka drobnostka oszczędza wielu pytań w dniu wydarzenia.

Dobrze też sprawdzić, czy treść zaproszenia czyta się wygodnie na telefonie. Wiele osób czyta takie wiadomości na telefonie, więc krótkie akapity i wyraźna godzina są szczególnie ważne. Krótkie akapity i wyraźna godzina pomagają, a długie formułki zwykle zostają pominięte.

Jak śledzić odpowiedzi i wiedzieć, kto przyjdzie?

Zbieraj potwierdzenia przez jeden link, żeby wiedzieć, ilu gości można się spodziewać.

Gdy zaproszenia krążą po różnych komunikatorach, łatwo zgubić, kto już odpisał. Wygodniej jest wysłać jeden adres i zebrać odpowiedzi w jednym miejscu. Jeśli chcesz wysłać gościom animowane cyfrowe zaproszenie, zacznij od wyboru wzoru.

Potwierdzenia pomagają przy zamawianiu napojów i przy ustaleniu, czy stolik wystarczy. Nie musisz pisać do każdego osobno z pytaniem, kto przyjdzie. Lista odpowiedzi przydaje się też w planowaniu, bo nie trzeba zgadywać ani liczyć z kilku rozmów.

Jeśli ktoś odpowie później, nie ma problemu. Zmień wtedy liczbę zaproszonych w planie i dopisz tę osobę do listy, zanim zamówisz napoje.

Jak przypomnieć o wieczorze bez nachalności?

Przypomnij raz lub dwa razy, krótko i z konkretną informacją, na przykład o godzinie startu.

Jedno przypomnienie dzień wcześniej zwykle wystarcza. Napisz w nim tylko to, co zmienia plany: godzinę, adres albo zmianę lokalu. Nie wysyłaj trzech wiadomości z emotikonami. Goście, którzy już odpisali, nie potrzebują kolejnej prośby.

Jeśli wszystko jest gotowe, zakończ wiadomość jednym zdaniem, że czekasz na wspólny wieczór. To brzmi szczerze i nie wywołuje presji.

Jeśli chcesz wysłać gościom animowane cyfrowe zaproszenie, zacznij od wyboru wzoru.