Zaproszenie na event dla firmy: jak napisać tekst, który zachęci gości

Zaproszenie na event wzór to lista elementów, które firma umieszcza w wiadomości do pracowników, partnerów lub klientów przed wydarzeniem. Zawiera powód spotkania, termin, miejsce i prostą prośbę o potwierdzenie udziału. Dobrze napisany tekst nie musi być długi. Gość powinien w kilku zdaniach zrozumieć, po co ma przyjść i co go tam czeka.

• Zaproszenie firmowe powinno podawać datę, godzinę, adres i sposób potwierdzenia udziału, bo brakujący szczegół generuje pytania mailowe.
• Jeden sposób zbierania odpowiedzi ogranicza pomyłki i ułatwia planowanie cateringu.

Gotowe szablony pomagają dobrać styl do charakteru firmy i rodzaju wydarzenia.

Co powinno znaleźć się w zaproszeniu firmowym

Cel, data, miejsce, program i sposób potwierdzenia to pięć informacji, o które gość zapyta najpierw, jeśli zabraknie ich w wiadomości.

Dobre zaproszenie na firmowy event nie musi być obszerne. Gość powinien dowiedzieć się, po co się spotyka, kiedy i gdzie. Brakujący szczegół zwykle kończy się serią pytań mailowych, a to zabiera czas wszystkim.

Przed napisaniem tekstu warto mieć przygotowane podstawowe dane:

• cel wydarzenia, na przykład integracja zespołu albo podsumowanie roku
• dokładna data i godzina rozpoczęcia
• adres miejsca oraz informacja o dojeździe
• krótki program, czyli to, co będzie się działo
• termin i sposób potwierdzenia udziału

Warto też pomyśleć o tym, kto ma otrzymać wiadomość. Inaczej napiszecie do pracownika, który będzie na miejscu przez cały dzień, a inaczej do gościa, który przyjdzie tylko na godzinę.

Jak zacząć wiadomość, żeby gość chciał czytać dalej

Pierwsze zdanie powinno od razu wskazać powód spotkania i to, czego gość może się spodziewać.

Odbiorca dostaje codziennie mnóstwo wiadomości, więc nagłówek i pierwsza linijka decydują o tym, czy zaproszenie zostanie otwarte. Lepiej napisać wprost: »Zapraszamy na wspólną kolację z okazji zakończenia projektu«, niż zaczynać od długiego wstępu o historii firmy.

Dobrze działa też krótkie zdanie o tym, dlaczego obecność gościa ma znaczenie. Nie chodzi o formułkę grzecznościową, tylko o konkret. Ktoś z zespołu prezentuje wyniki, a goście z partnerskiej firmy poznają nowy kierunek współpracy.

Temat wiadomości też ma znaczenie. Tytuł w stylu »Zaproszenie: podsumowanie projektu, czwartek po południu« mówi wszystko od razu i nie wymaga otwierania maila, żeby zrozumieć sprawę.

Układ zaproszenia krok po kroku

Poniżej opisujemy układ tekstu, który można dopasować do własnej firmy bez kopiowania zdań słowo w słowo.

Wzór nie jest obowiązkowym szablonem. To raczej kolejność, która prowadzi czytelnika od powitania do odpowiedzi. Każdy punkt można skrócić albo rozwinąć, zależnie od tego, kto będzie odbiorcą.

1. Powitanie i nazwa firmy, na przykład »Drodzy Państwo« albo imię osoby.
2. Powód spotkania opisany jednym zdaniem.
3. Termin, godzina i miejsce, najlepiej w osobnych liniach.
4. Program w kilku punktach, żeby gość wiedział, czego się spodziewać.
5. Prośba o potwierdzenie z konkretnym terminem.
6. Podpis osoby odpowiedzialnej za organizację.

Nie musicie wszystkiego kopiować. Wystarczy zachować kolejność i dopisać prawdziwe szczegóły, bez zbędnych przymiotników, które nic nie wnoszą.

Jeśli wolicie coś bardziej nowoczesnego, możecie przygotować animowane zaproszenie cyfrowe w onlivita. Gość otrzymuje jeden link, a na stronie widzi program, mapę i odliczanie do wydarzenia.

Ton wiadomości: formalny czy swobodny

Ton zależy od odbiorcy, ale zawsze powinien być jasny i uprzejmy.

Zaproszenie do zarządu albo klienta zwykle brzmi bardziej oficjalnie. Zespół, z którym pracujecie na co dzień, przyjmie lżejszy język. Oba warianty mogą być ciepłe, bo formalność nie oznacza sztywności.

• Dla klientów: pełne zwroty grzecznościowe, imię osoby, do której piszecie, i termin potwierdzenia z godziną.
• Dla zespołu: krótkie zdania i kilka słów o tym, co będzie przyjemnego.
• Dla partnerów: informacja o tym, kto jeszcze przyjdzie, jeśli to istotne.

Unikajcie wykrzykników w każdym zdaniu. Jeden wykrzyknik na końcu wystarczy, żeby pokazać radość z wydarzenia.

Przy tonie oficjalnym lepiej zrezygnować ze skrótów i potocznych zwrotów. Wewnątrz zespołu spokojnie można napisać »do zobaczenia w czwartek«, bo wszyscy wiedzą, o co chodzi.

Jak zebrać potwierdzenia i nie zgubić gości

Warto ustawić jeden termin odpowiedzi i jeden sposób kontaktu, a przypomnienie wysłać przed terminem.

Najwięcej zamieszania powstaje, gdy odpowiedzi przychodzą na trzy różne adresy i w trzech formach. Lepiej poprosić o potwierdzenie w jednym miejscu, na przykład przez formularz albo krótką wiadomość zwrotną.

Przypomnienie wysłane kilka dni przed terminem wystarczy, żeby gość nie zapomniał o potwierdzeniu, bez drugiego, długiego maila. Krótkie »Przypominamy o potwierdzeniu udziału« w zupełności wystarczy. Przy większej liczbie gości dobrze mieć prosty zestaw odpowiedzi, który na bieżąco pokazuje, kto już się zgłosił.

Jeśli część gości potwierdzi w ostatniej chwili, lista powinna się szybko aktualizować. Dzięki temu catering i miejsce dopasujecie do realnej liczby osób, a nie do szacunków z tygodnia wcześniej.

Warto też ustalić, kto będzie odpowiadał na pytania gości przed wydarzeniem. Jedna osoba z zespołu, z podanym numerem telefonu lub adresem, oszczędza wielu drobnych wiadomości. Gość, który wie, do kogo napisać, czuje się zaopiekowany, a organizator nie musi przerywać pracy co kilka minut.

Jeśli wolicie coś bardziej nowoczesnego, możecie przygotować animowane zaproszenie cyfrowe w onlivita.