Zaproszenie na wielkie otwarcie restauracji: jak przygotować je cyfrowo

Zaproszenie na wielkie otwarcie restauracji to pierwsza wiadomość, jaką goście dostają, zanim jeszcze zobaczą wnętrze lokalu. Dobrze przygotowane zaproszenie buduje ciekawość i pokazuje klimat miejsca. Dobrym startem jest animowane zaproszenie na otwarcie, które wysyłacie jednym linkiem. Poniżej pokazujemy, co powinno się w nim znaleźć i jak zebrać odpowiedzi od gości.

• Zaproszenie w formie cyfrowej można wysłać jednym linkiem do wielu gości jednocześnie.
• Formularz RSVP pozwala śledzić, kto potwierdził przybycie na otwarcie lokalu.
• Pierwsze zaproszenie na onlivita jest bezpłatne, a założenie konta nie wymaga opłat.

Przy wyborze wyglądu pomagają motywy i szablony, które dopasujecie do stylu lokalu.

Co powinno znaleźć się w zaproszeniu

Zaproszenie powinno zawierać nazwę lokalu, datę, godzinę, adres oraz krótki opis tego, co goście zobaczą.

Zacznijcie od podstaw. Goście muszą od razu wiedzieć, gdzie i kiedy się spotkać. Brak adresu albo godziny oznacza kolejne pytania i zbędne wiadomości.

• nazwa restauracji i krótki opis koncepcji
• data i godzina otwarcia
• adres oraz wskazówka, jak dojechać
• informacja o poczęstunku lub degustacji

Dodajcie też jedno zdanie o tym, czym lokal wyróżnia się na tle okolicy. Kilka słów wystarczy, żeby zaproszenie zostało w pamięci.

Pomyślcie też o tym, kto będzie czytał zaproszenie. Stali klienci chcą wiedzieć, że lokal jest dla nich, a nowi goście szukają powodu, by wpaść po raz pierwszy. Krótka informacja o menu i o tym, czy trzeba rezerwować stolik, odpowie na większość pytań jeszcze przed telefonem.

Jak działa animowane zaproszenie

Animowane zaproszenie pokazuje klimat restauracji w kilka sekund, bez długiego czytania.

Ruch i muzyka mówią więcej niż akapit tekstu. Gość otwiera link na telefonie i od razu widzi, czy wnętrze jest jasne, rustykalne czy minimalistyczne. Taki pierwszy kontakt bywa decydujący.

Nie przesadzajcie jednak z efektami. Animacja ma prowadzić wzrok do daty i adresu, a nie odciągać od nich uwagę. Sprawdźcie zaproszenie na dwóch telefonach, zanim je wyślecie.

Dobrze dobrana muzyka i płynne przejścia między ekranami sprawiają, że gość chce zostać dłużej. Jeśli zaproszenie zawiera zdjęcie kuchni albo sali, pokażcie je w prostym kadrze. Zbyt wiele zdjęć naraz rozprasza, a jedno dobre ujęcie zostaje w pamięci.

Jak zbierać potwierdzenia obecności

Potwierdzenia zbieracie przez formularz RSVP umieszczony w tym samym linku co zaproszenie.

Nie musicie ręcznie liczyć odpowiedzi z wiadomości. Formularz pozwala zobaczyć, kto przyjdzie, i z wyprzedzeniem zaplanować stoliki oraz obsługę.

• poproście o imię i liczbę osób
• dodajcie pole na uwagi dietetyczne
• ustawcie termin odpowiedzi kilka dni przed otwarciem

Dzięki temu pierwszego wieczoru nie zaskoczy was ani pusta sala, ani nagły tłum.

Po zebraniu odpowiedzi warto wysłać krótką wiadomość z podziękowaniem i przypomnieniem o godzinie. Osoby, które napisały, że przyjdą, łatwiej przyprowadzą towarzystwo. Osoby niepewne dostaną dodatkowy impuls, żeby jednak się zgłosić.

Mapa, muzyka i odliczanie

Mapa ułatwia dotarcie, a odliczanie buduje napięcie przed samym otwarciem.

Mapa z zaznaczonym lokalem oszczędza gościom szukania po ulicach. Odliczanie do otwarcia pokazuje, ile czasu zostało, i zachęca do wracania na stronę zaproszenia.

Muzyka w tle może nawiązywać do kuchni lub stylu lokalu. Wybierzcie spokojny utwór, który nie przeszkadza w czytaniu.

Jeśli lokal znajduje się w mało znanym miejscu, mapa jest szczególnie ważna. Dołączcie informację o najbliższym parkingu albo przystanku. Goście, którzy trafią bez błądzenia, chętniej zostaną na poczęstunku.

Kiedy wysłać zaproszenie

Najlepiej wysłać zaproszenie kilka tygodni przed otwarciem, a przypomnienie tuż przed datą.

Pierwsza wiadomość powinna dotrzeć wcześnie, żeby goście zdążyli zaplanować wieczór. Przypomnienie w dniu otwarcia lub dzień wcześniej to dobra okazja, by goście sprawdzili godzinę i adres.

Wysyłajcie zaproszenie znajomym, sąsiadom i lokalnym mediom. Każdy kanał przyciągnie inną grupę gości.

Przy wysyłce do lokalnych mediów przygotujcie krótszą wersję tekstu i ten sam link. Redakcje często szukają informacji o nowych miejscach w okolicy, więc jasna data i adres są wtedy najważniejsze.

Warto też zapisać, kto otrzymał zaproszenie i kiedy. Dzięki temu łatwiej przypomnieć się osobom, które jeszcze nie odpowiedziały. Krótka wiadomość wysłana po kilku dniach przypomina o zaproszeniu i daje niepewnym gościom okazję do odpowiedzi.

Wygląd i język zaproszenia

Wygląd wybieracie według charakteru lokalu, a język dopasowujecie do osób, które zapraszacie.

Gotowe motywy i szablony przyspieszają pracę, a kolory i czcionki możecie dopasować do logo. Zaproszenie dla rodzinnej trattorii będzie wyglądać inaczej niż dla eleganckiej restauracji z kuchnią degustacyjną.

Piszcie prosto i ciepło. Zdania krótkie, z jasną informacją, sprawiają, że gość chętnie odpowiada.

Spójność ma znaczenie. Te same kolory i logo w zaproszeniu, na szyldzie i w mediach społecznościowych sprawiają, że goście od razu rozpoznają lokal. Zachowajcie też ten sam ton wypowiedzi w każdym kanale.

Przed publikacją sprawdźcie wszystkie informacje jeszcze raz: godzinę, adres, nazwę ulicy i numer telefonu. Drobna literówka w adresie potrafi kosztować gości sporo czasu. Poproście kogoś z zewnątrz o przeczytanie tekstu, bo świeże oko szybko wyłapie błędy.

Dobrym startem jest animowane zaproszenie na otwarcie, które wysyłacie jednym linkiem.