Zaproszenie na wigilię firmową: wzór tekstu i cyfrowa wersja

Zaproszenie na wigilię firmową to krótka wiadomość, która zaprasza zespół na wspólną kolację świąteczną. Dobrze napisane zaproszenie mówi wprost, kiedy i gdzie się spotkacie, i pozwala każdemu szybko odpowiedzieć, czy przyjdzie.

• Zaproszenie z terminem, miejscem i prośbą o odpowiedź skraca liczbę pytań po wysłaniu.
• Cyfrowa karta z przyciskiem potwierdzenia pomaga zebrać odpowiedzi w jednym miejscu.

Do tego przydadzą się gotowe motywy i szablony, w których znajdziesz miejsce na mapę, muzykę i licznik czasu.

Co musi znaleźć się w zaproszeniu

Zaproszenie na wigilię firmową musi podawać termin, miejsce, godzinę i sposób potwierdzenia obecności.

Zanim zaczniesz pisać, zastanów się, czego potrzebuje gość. Ktoś, kto dostaje wiadomość w pracy, chce wiedzieć szybko, o co chodzi i czy musi coś zrobić.

• termin i godzinę rozpoczęcia
• adres lub nazwę lokalu
• informację, czy wydarzenie jest dla całej firmy, czy tylko dla jednego zespołu
• prośbę o potwierdzenie do konkretnego dnia

Dobrze jest też dopisać, czy można przyjść z osobą towarzyszącą. Unikniesz pytań, które i tak wrócą na korytarzu przy ekspresie do kawy.

Warto pomyśleć o tym, że część pracowników może mieć zmianowy grafik albo pracować zdalnie. Podaj wtedy, czy wydarzenie obejmuje tylko osoby obecne w biurze, czy także zespół z innych miast. Krótka informacja o stroju, na przykład elegancki albo swetrowy, też bardzo pomaga i zdejmuje z ludzi niepewność.

Prosty wzór tekstu, który możesz skopiować

Najprostszy wzór tekstu zaczyna się od powitania, opisuje wydarzenie i kończy wyraźną prośbą o odpowiedź.

Poniższy szkielet możesz potraktować jako punkt wyjścia i dopasować do własnej firmy. Zmień nawiasy na własne dane i dopasuj długość do charakteru zespołu.

Drodzy Państwo, zapraszamy cały zespół na wspólną wigilię firmową. Spotkamy się w grudniowy wieczór w [miejsce], o godzinie [godzina]. Prosimy o potwierdzenie obecności do [data], abyśmy mogli dobrze zaplanować kolację.

Na początku warto dodać zdanie o tym, za co dziękujecie w tym roku. Dzięki temu zaproszenie nie wygląda jak kolejna formalność z działu kadr, tylko jak gest od ludzi, z którymi pracujecie na co dzień.

Taki tekst jest krótki, konkretny i nie wymaga tłumaczeń. Gość od razu widzi, co ma zrobić.

Ton wiadomości: formalny czy swobodny

Ton powinien pasować do kultury firmy, ale zawsze ma być ciepły, jasny i uprzejmy.

W dużej korporacji zwykle lepiej brzmi spokojne, oficjalne sformułowanie. W małym zespole można pozwolić sobie na lekki humor i bardziej osobisty język.

• unikaj żargonu i skrótów znanych tylko części zespołu
• nie dopisuj żartów, które mogą kogoś urazić
• podpisz wiadomość imieniem i nazwiskiem albo nazwą działu

Jeśli zaproszenie wysyła prezes, pracownicy czytają je inaczej niż wiadomość od koleżanki z recepcji. Zanim wyślesz, zastanów się, kto mówi i do kogo.

Cyfrowe zaproszenie zamiast papierowego

Cyfrowe zaproszenie dociera do wszystkich naraz i pozwala potwierdzić udział jednym kliknięciem.

Papierowe kartki łatwo zgubić, a maila wielu osób nie otwiera od razu. Animowana karta przyciąga wzrok i daje czytelny przycisk, którego nie trzeba szukać w stopce wiadomości.

Jeśli chcecie szybko dotrzeć do całego zespołu, przygotujcie animowane zaproszenie cyfrowe w Onlivita. Jeden link wystarczy, żeby wszyscy zobaczyli szczegóły i odpowiedzieli bez zbędnych pytań.

Karta cyfrowa pozwala też zmienić szczegóły bez ponownego rozsyłania papieru. Gdy zmieni się godzina albo sala, poprawiacie jedną stronę, a link pozostaje ten sam. Dla wielu zespołów to duża wygoda.

Potwierdzenie obecności i planowanie miejsc

Termin potwierdzenia ustal z wyprzedzeniem, bo bez niego trudno zarezerwować stoliki i zamówić jedzenie.

Wiele osób odpowiada dopiero w ostatniej chwili, zwłaszcza gdy zaproszenie nie zawiera jasnego terminu., dlatego warto ustawić wyraźny termin i przypomnieć o nim raz. Zbyt częste przypomnienia zaczynają irytować, a wtedy odpowiedzi wcale nie przybywa.

• wyznacz jedną osobę odpowiedzialną za listę
• zbieraj odpowiedzi w jednym miejscu
• wyślij krótkie przypomnienie kilka dni przed terminem

Dzięki temu nie zostaniesz z pustymi stołami ani z zamówionym jedzeniem dla zupełnie innej liczby osób. Jeśli wydarzenie ma charakter rodzinny, warto zapytać też o liczbę dzieci, bo ułatwia to planowanie krzeseł i menu.

Dodatki, które pomagają gościom na miejscu

Mapa dojazdu, krótka playlista świąteczna i odliczanie do wydarzenia pomagają gościom dotrzeć i poczuć atmosferę.

Nawet najlepiej napisany tekst nie zastąpi praktycznych informacji. Gość, który nie wie, jak dojechać albo gdzie zostawić samochód, może zrezygnować w ostatniej chwili.

Do tego przydadzą się gotowe motywy i szablony, w których znajdziesz miejsce na mapę, muzykę i licznik czasu. Wystarczy wybrać układ, który pasuje do stylu waszej firmy.

Pamiętaj, że zaproszenie ma zapraszać, a nie wydawać polecenia. Krótki tekst z terminem, adresem i jednym przyciskiem odpowiedzi zwykle wystarcza, bo gość od razu wie, co ma zrobić.

Jeśli chcecie szybko dotrzeć do całego zespołu, przygotujcie animowane zaproszenie cyfrowe w Onlivita.