Электронные пригласительные на сундет той: как отправить гостям

Электронное приглашение отправляется одной ссылкой в мессенджер, по почте или в социальных сетях. Гость открывает страницу с датой, адресом и музыкой, а вы видите, кто уже подтвердил участие. Ниже разобрано, как подготовить и разослать ссылку, чтобы её открыли все.

• Одна ссылка объединяет дату, адрес, карту и музыку на одной странице.
• Ответы гостей видны в списке тех, кто подтвердил участие.
• Интерфейс сайта доступен на 20 языках.

Оформление страницы можно выбрать в разделе тем, чтобы приглашение выглядело аккуратно на любом экране.

Почему электронная форма удобна

Электронное приглашение можно обновить до праздника, а бумажную карточку уже не изменишь.

Если изменилось время или адрес, достаточно поправить страницу, и новая информация сразу видна гостям. Не нужно печатать карточки и разносить их по домам, а гости из других городов получают ту же ссылку, что и все остальные.

• ссылка работает на телефоне и компьютере
• можно добавить карту и таймер
• удобно для гостей из других городов

Электронная форма также избавляет от печати и курьерской доставки. Страница создаётся без бумаги, поэтому не нужно печатать и отправлять открытки почтой, а правки вносятся прямо в ту же ссылку, и гости видят их сразу.

Куда отправлять ссылку

Ссылку лучше отправлять туда, где гость читает сообщения каждый день, например в мессенджер.

Для семьи подойдёт общий чат, где все уже обсуждают будни. Для коллег лучше личное сообщение или почта, потому что групповой чат на работе быстро теряет важные письма среди других новостей.

Ссылка приходит в чат, которым гость пользуется каждый день, поэтому её не придётся искать среди старых сообщений. Если гость не ответил в одном канале, попробуйте второй, но не отправляйте ссылку повторно десять раз подряд.

Текст сопроводительного сообщения

Сопроводительный текст должен быть коротким: укажите событие, дату, место и поставьте ссылку отдельной строкой.

Например: «Приглашаем на семейный той 14 июня в 18:00, адрес и карта на странице. Подтвердите, пожалуйста, участие до 7 июня». Ссылку ставьте ниже отдельной строкой. Длинные объяснения лучше убрать, потому что вся подробная информация уже есть на странице.

На странице уже есть таймер, карта и музыка, поэтому гость сразу видит, сколько осталось до начала, и не переспрашивает адрес, который уже указан на странице.

• что за событие и когда
• ссылка отдельной строкой
• просьба ответить до определённого дня

Когда отправлять и как напомнить

Первое сообщение лучше отправить за две-три недели, а напоминание за несколько дней до праздника.

Гости успевают спланировать день, договориться о транспорте и, если живут в другом городе, взять отпуск или билеты заранее. Напоминание должно быть коротким: дата, время и просьба ответить, если ответ ещё не пришёл.

• первая рассылка за две-три недели
• напоминание за три-четыре дня
• короткое сообщение накануне для тех, кто молчит

Не пишите напоминание каждый день, иначе гости начнут игнорировать сообщения вообще. Два-три касания за всё время подготовки обычно достаточно.

Как следить за ответами

Ответы гостей помогают понять, сколько человек придёт, и заранее подготовить места и угощение.

Просматривайте список тех, кто подтвердил участие, и отмечайте тех, кто пока молчит. Прикиньте, сколько блюд готовить и хватит ли мест за столом: по списку видно, нужны ли дополнительные стулья и сколько тарелок ставить.

Тему оформления выбирайте в разделе тем: приглашение открывается одинаково аккуратно и на телефоне, и на компьютере. Если дата, адрес и карта стоят на одной странице, гостю не нужно спрашивать их в личных сообщениях.

Как поделиться ссылкой в социальных сетях

В социальных сетях ссылку лучше отправлять в закрытом чате или в личном сообщении, а не публиковать на общей стене.

Публичная ссылка на семейный праздник может попасть к людям, которых вы не звали. Поэтому лучше отправлять её в закрытую группу, где состав участников вам знаком, или в личное сообщение каждому гостю.

Если аккаунт открытый, добавьте в запись только общее описание, без адреса и точного времени. Подробности оставьте для тех, кому вы уже отправили ссылку лично. Так вы решаете, кто получит адрес и время, а остальные не увидят их в ленте.

• закрытый чат или группа семьи
• личное сообщение каждому гостю
• без точного адреса в публичной записи

Не публикуйте ссылку в комментариях под чужими постами. Это выглядит навязчиво и может вызвать недоумение у тех, кто не имеет отношения к празднику.

Проверьте, как страница выглядит при открытии из социальной сети. Иногда встроенный браузер обрезает изображение или таймер. Если это происходит, попросите гостя открыть ссылку в обычном браузере телефона.

Сохраните ссылку в заметках телефона. Так вы всегда сможете быстро переслать её тому, кто случайно её потерял, и не придётся искать сообщение в длинной переписке.

Учитывайте, что не все гости активны в мессенджерах. Пожилые родственники могут пользоваться только звонками, поэтому для них лучше продиктовать ссылку или отправить её по почте. Так никто не останется без приглашения только из-за выбранного канала.

Если ответ от гостя не пришёл, попробуйте второй канал связи. Иногда сообщение просто теряется среди других, и повторная отправка в другом месте решает проблему без лишних обид. Если кто-то из родственников не ответил, позвоните ему и продиктуйте ссылку: для бабушки или дяди это часто проще, чем искать сообщение в переписке.

Перед тем как разослать ссылку широко, отправьте её одному знакомому и попросите подтвердить, что всё открывается и читается. Небольшая проверка заранее избавляет от вопросов, которые потом повторяются у многих гостей.

Для этого подойдут анимированные пригласительные на сундет той, где уже есть таймер, карта и музыка.