Как создать сайт-приглашение на деловое событие

Сайт-приглашение на деловое событие — это одна страница с датой, программой, местом и кнопкой ответа, которую открывают гости по ссылке. Чтобы собрать её без лишних ошибок, полезно идти по понятной последовательности и не перескакивать между этапами.

• Страница делового приглашения должна открываться с телефона без установки приложения.
• Программа и карта на странице уменьшают количество вопросов организатору.
• Проверка на реальном смартфоне помогает найти ошибки вёрстки, которые на компьютере часто не видны.

Перед выбором структуры посмотрите готовые варианты оформления и сравните их с вашим брифом.

Тексты до вёрстки: что собрать заранее

Сначала фиксируются дата, место, программа и обращение, и только потом выбирается оформление.

Самая частая ошибка — начинать с цвета и картинок, а текст дописывать в последний момент. Тогда страница выглядит красиво, но в ней не хватает времени начала, адреса или названия компании-организатора. Соберите все факты в одном документе и согласуйте их с заказчиком.

Запишите обращение к гостям, краткое описание события и одно предложение о цели встречи. Для делового формата этого достаточно, длинный рассказ о компании гостям обычно не нужен.

Проверьте, что каждый факт написан один раз и в одном месте. Если адрес указан в обращении, в программе и в подписи, при любом изменении придётся править сразу три строки, и одна из них почти наверняка останется старой.

Шаг второй: выберите структуру страницы

Типовая страница делового приглашения состоит из нескольких блоков, которые обычно идут в таком порядке: от заголовка к кнопке ответа.

Гость открывает ссылку с телефона и тратит на страницу несколько секунд. За это время он должен понять, что за событие, когда оно начнётся и что от него нужно. Поэтому порядок блоков важен.

• Заголовок с названием события и датой.
• Краткое обращение и цель встречи.
• Программа по времени, без лишних подробностей.
• Адрес с картой и подсказкой, как добраться.
• Кнопка ответа или подтверждения участия.

Перед выбором структуры сверьте список блоков с брифом: каждый пункт должен отвечать на вопрос, который задаст гость. Так вы не потеряете нужный блок в красивом, но перегруженном макете. Если какой-то блок не вошёл в список, спросите себя, нужен ли он гостю для решения прийти или не прийти. Если ответ отрицательный, блок лучше убрать.

Шаг третий: добавьте программу и карту

Программа и карта снимают большую часть вопросов гостей, поэтому их лучше разместить выше дополнительной информации.

Гости чаще всего спрашивают, во сколько начало, где парковка и нужен ли пропуск. Если эти ответы есть на странице, команда экономит время на переписке и звонках.

Программу пишите короткими строками, в которых указаны время и название блока. Если выступающих несколько, укажите имя и должность без развёрнутых биографий. Карта должна открываться по нажатию, чтобы гость мог проложить маршрут в своём приложении.

Если на площадке есть ограничения, например пропуск, закрытая парковка или отдельный вход для гостей, опишите их одной строкой под адресом. Гость, который знает об этом заранее, приходит вовремя и не звонит организатору за десять минут до начала.

Шаг четвёртый: проверьте страницу на телефоне

Проверка на реальном смартфоне выявляет проблемы, которые не видны на большом мониторе.

Откройте ссылку в мобильном браузере и прокрутите всю страницу сверху вниз. Проверьте, не обрезается ли текст, понятна ли кнопка ответа и не перекрывает ли что-то карту. Затем попросите двух коллег открыть ссылку и назвать время начала без подсказок.

• Имя организатора и название события читаются без увеличения.
• Кнопка ответа видна без долгого поиска.
• Время указано с часовым поясом, если гости приедут из другого города.

Отдельно проверьте ссылки. Кнопка, которая ведёт на пустую форму или на старую страницу, отпугивает гостей сильнее, чем мелкая опечатка в тексте, поэтому нажмите каждую из них сами.

Рассылка ссылки и учёт ответов

После отправки важно видеть, кто ответил, и вовремя напоминать тем, кто молчит.

Одна ссылка удобна тем, что её можно разослать в мессенджере, по почте и в корпоративном чате одновременно. Однако без учёта ответов команда быстро теряет картину: непонятно, сколько людей придёт и на какое количество мест готовить зал.

Поставьте себе напоминание за несколько дней до крайнего срока ответа. Короткое сообщение с датой и ссылкой обычно работает лучше, чем длинное письмо с повторением всей программы. Добавьте в напоминание одну фразу о том, что ответ нужен для организации, и тогда гость поймёт, что его ждут.

Если ответы приходят в первые сутки, а потом прекращаются, проверьте, не потерялась ли ссылка в переписке. Напишите тем, кто не ответил, коротко и вежливо, и укажите, что место закрепляется за теми, кто подтвердил участие. Такой тон не выглядит назойливым и помогает точнее спланировать питание, рассадку и число мест.

Для быстрой сборки такой страницы удобно использовать сайт-приглашение onlivita, где блоки уже расположены в нужном порядке.