Шаблоны приглашений на корпоратив бесплатно: как выбрать стиль и текст

Шаблон приглашения на корпоратив — это готовая основа дизайна и текста, которую можно заполнить за несколько минут. Готовая основа помогает собрать аккуратное письмо, даже если времени на дизайн нет совсем.

• Приглашение с полной датой, временем и адресом помогает гостям не переспрашивать детали.
• Кнопка ответа в письме собирает ответы в одном месте, а не в личных сообщениях.

Во вкладке готовые темы на onlivita собраны оформления для праздников и корпоративов.

Что должно быть в приглашении

Приглашение на корпоратив должно сразу отвечать на вопросы: когда, где и что нужно сделать.

Коллеги открывают письмо за несколько секунд, поэтому главная информация должна стоять вверху. Дата, время начала и адрес пишутся полностью, без сокращений. Если вечер проходит в загородном клубе или в другом городе, добавьте короткое описание проезда и ориентир для входа.

• Дата и время с указанием часового пояса
• Адрес площадки и ориентир для входа
• Дресс-код и формат вечера: ужин, танцы или игры

Отдельно укажите, нужен ли пропуск или паспорт для входа на территорию. Иначе часть гостей придет без нужных документов и потеряет время у входа. Укажите также контактный номер организатора на день мероприятия, чтобы гости могли быстро уточнить детали.

Как выбрать стиль под компанию

Стиль выбирают по культуре компании и формату вечера, а не по личным предпочтениям руководителя.

Для технологичного офиса подойдут сдержанные линии, светлые тона и крупный шрифт. Для креативной команды уместны яркие цвета и игровые элементы. Если в компании принято спокойное общение, оформление должно быть лаконичным, без лишних анимаций. Проверьте, как письмо выглядит на экране телефона: если заголовок переносится на три строки, сократите его или уменьшите размер шрифта. Во вкладке готовые темы на onlivita собраны оформления для праздников и корпоративов. Сравните две-три темы на телефоне и на компьютере, прежде чем выбрать окончательную.

• Технологичные компании: сетка, светлые тона, минимум декора
• Креативные команды: яркие цвета и игровые формы
• Производство: крупный текст и понятная схема вечера

Текст: от официального до дружеского

Тон приглашения должен совпадать с тем, как коллеги общаются друг с другом каждый день.

Официальный текст уместен, если приглашают партнеров, клиентов и руководство. Для всей команды лучше короткое обращение на «вы» или «ты» по правилам вашей компании. Пишите простыми фразами, одна мысль в одном предложении. Фраза «Ждем вас в пятницу в семь вечера» звучит теплее, чем сухое «Приглашаем на мероприятие». Не перегружайте письмо шутками, которые поймут не все сотрудники. Если в компании есть несколько филиалов, обращайтесь ко всем одинаково и не делайте внутренних намеков, понятных только одному отделу.

Как заполнить шаблон за несколько минут

Заполнение занимает считанные минуты, если заранее собрать все данные в одном документе.

Сначала запишите дату, место, время и список программы. Затем подставьте их в шаблон и проверьте каждую цифру дважды. Когда текст готов, сделайте из него цифровое приглашение: в onlivita есть анимированные темы и одна ссылка для ответов. Это удобнее, чем рассылать картинку, потому что ответы собираются в одном месте. После подстановки текста перечитайте письмо глазами гостя: поймет ли он, куда идти и что делать, не открывая других сообщений.

1. Запишите дату, время и адрес
2. Выберите стиль под компанию
3. Проверьте текст вслух и отправьте тестовое письмо себе

Ошибки, из-за которых приглашение теряется

Чаще всего приглашение теряет эффект из-за неполной даты и отсутствия понятного способа ответить.

Письмо без кнопки ответа заставляет людей писать в личные сообщения, и часть ответов теряется. Картинка без текста плохо читается на телефоне, а почту часто открывают с телефона. Слишком длинный список программы тоже мешает: гости запоминают только первые пункты. Лучше выделить три-четыре главных события вечера, а остальное оставить на отдельном листе у входа или в приложении площадки.

• Не указан часовой пояс или точный адрес площадки.
• Ответ приходится собирать вручную из переписки.
• Картинка без текста плохо читается на маленьком экране.

Что делать после отправки

После отправки полезно видеть, кто ответил, и напомнить тем, кто еще не решил.

Напоминание за два дня до события обычно помогает собрать точный список гостей для ресторана или площадки. Если ответов мало, отправьте короткое сообщение с датой окончания приема ответов. Не давите и не переспрашивайте каждого отдельно: одного общего напоминания достаточно, чтобы большинство людей определилось.

После получения всех ответов отправьте короткое письмо с итоговой программой и временем сбора у входа. Гости, которые уже подтвердили участие, оценят такую заботу, а организатору не придется отвечать на одни и те же вопросы по телефону. Если кто-то отказался, поблагодарите и сообщите, что будете рады видеть его на следующем мероприятии. Такой подход сохраняет хорошее отношение в команде и помогает в следующий раз собрать больше гостей. Итоговое письмо также полезно отправить тем, кто не смог прийти, с кратким описанием программы и фотографиями вечера.

Когда текст готов, создайте цифровое приглашение с анимацией и ссылкой для ответа на onlivita.