Korporativ tədbir dəvətnaməsi mətnləri və nümunələri

Korporativ tədbir dəvətnaməsi mətnləri və nümunələri, qonaqların tədbiri doğru vaxtda tanımasını təmin edən yazılı dəvətlərdir. Aşağıda rəsmi, yarımrəsmi və daxili tədbirlər üçün hazır mətnləri, yazma qaydalarını və cavabları izləmək üsullarını görəcəksiniz.

• Dəvətnamədə tarix, saat və ünvan aydın yazılmalıdır ki, qonaq əlavə sual verməsin.
• Rəsmi və səmimi üslub arasında seçim qonağın kim olduğuna görə edilməlidir.
• Son təsdiq tarixi dəvətdə göstərildikdə qonaq siyahısı planlı şəkildə tamamlanır.

Mətni onlivita-da hazır şablonlara əlavə edə bilərsiniz.

Korporativ dəvətnamədə hansı məlumatlar olmalıdır?

Dəvətnamədə tədbirin adı, tarixi, saatı, yeri və qonağın nə etməli olduğu mütləq yazılmalıdır.

Korporativ tədbir dəvətnaməsi qısa, aydın və məlumatla dolu olmalıdır. Qonaq oxuyan kimi nə vaxt, harada və nə üçün gəlməli olduğunu anlamalıdır. Bu üç sualın cavabı yoxdursa, dəvət öz məqsədinə çatmır.

• Tədbirin tam adı və təşkilatçı şirkət
• Tarix, başlama saatı və təxmini bitmə vaxtı
• Ünvan və ya onlayn keçid
• Geyim tələbi, əgər varsa
• Təsdiq üçün son tarix

Məlumatların sırası da önəmlidir. Əvvəlcə tədbirin adını və məqsədini yazın, sonra tarix və ünvanı verin. Təşkilatçının adı yuxarıda olsun, amma mətnin əsas hissəsi qonağın ehtiyacına görə qurulsun.

Onlayn tədbir olduqda keçid linki dəvətnamənin mərkəzində durmalıdır. Keçid qırıq olmasın və mobil telefonda açılsın. Mətndə linkə basın kimi aydın təlimat yazmaq qonağın vaxtına hörmət deməkdir.

Rəsmi üslub ilə səmimi üslub arasında seçim

Rəsmi üslub idarə heyəti və xarici tərəfdaşlar üçün, səmimi üslub isə daxili komanda üçün daha uyğundur.

Eyni dəvət mətnini həm bank direktoruna, həm də dizayn studiyasının komandasına göndərsəniz, biri soyuq, digəri isə yersiz rəsmi səslənəcək. Bank, hüquq bürosu və ya böyük istehsal müəssisəsi üçün dil daha ciddi olmalıdır. Startap və kreativ şirkətlərdə isə qısa və isti bir cümlə çox vaxt daha yaxşı işləyir.

Burada əsas qayda budur: qonağın kim olduğunu düşünün. Rəsmi dəvətdə titul və hörmət ifadəsi yer alır, səmimi dəvətdə isə birinci şəxs cəmi ilə yazılan qısa cümlələr kifayət edir.

Məktubun başlanğıcı da üslubu müəyyən edir. Hörmətli sözü ilə başlamaq rəsmi tonu qoruyur. Adı ilə müraciət etmək isə daha isti səslənir. Hər iki halda son cümlədə minnətdarlıq ifadəsi işləmək yaxşıdır.

Hazır nümunələr: üç qısa variant

Aşağıdakı üç nümunə rəsmi, yarımrəsmi və daxili tədbir üçün ayrıca hazırlanıb.

Nümunələri olduğu kimi kopyalamaq əvəzinə, öz şirkətinizin adını və tədbirin məqsədini əlavə edin.

• Rəsmi: Hörmətli tərəfdaşımız, şirkətimizin illik müşavirəsinə sizi dəyərli qonaq kimi dəvət edirik. Tədbir [tarix], [saat]-da, [ünvan]-da keçiriləcək.
• Yarımrəsmi: Komandamızla birlikdə yeni fəsil üçün planlarımızı bölüşmək istərdik. Tədbir [tarix], saat [saat]-da, [ünvan]-da keçiriləcək, sizi orada görməkdən məmnun olarıq.
• Daxili: Bu cümə günü ofisdə kiçik qəbul olacaq. Gəlişinizi təsdiqləməyi unutmayın.

Hər nümunədə tədbirin adı, vaxt və ünvan ayrıca sətirdə yazılmalıdır. Mətn bir baxışda oxunursa, qonaq ləğv etmək və ya təsdiqləmək qərarını dərhal verə bilir. Hər nümunədə son cümlə təsdiq üçün çağırış olmalıdır, çünki qonağın növbəti addımı məhz budur.

Dəvət mesajı necə göndərilir?

Dəvət mesajı e-poçt, WhatsApp və ya tək keçid vasitəsilə göndərilə bilər və hər kanal üçün mətn bir qədər dəyişir.

Kanal seçimi qonağın gündəlik vərdişlərindən asılıdır. Uzun e-poçt rəsmi tədbirlər üçün uyğundur, qısa mesaj isə daxili komanda üçün daha tez oxunur.

Bütün dəvətləri tək keçiddə toplamaq da mümkündür. Qonaq bir linkə basıb həm təfərrüatları, həm də cavabını görür. Bu yol cavab müddətini qısaldır və hər kəsin statusunu bir yerdə izləməyə imkan verir.

1. Qonaq siyahısını hazırlayın
2. Mətni seçin və şirkət adını əlavə edin
3. Göndərmədən əvvəl mobil telefonda özünüz yoxlayın

Mətn çox uzun olarsa, qonaq ekranı aşağı çəkməyə məcbur olur. Şəkil və ya musiqi əlavə etdikdə də yükləmə vaxtını yoxlamaq lazımdır.

Cavab müddəti və xatırlatma

Cavab üçün son tarix tədbirdən bir neçə gün əvvəl qoyulursa, qonaq siyahısı planlı şəkildə tamamlanır.

Dəvətnamədə son təsdiq tarixini aydın yazın, məsələn cavabı tədbirdən bir neçə gün əvvəl göndərməyi xahiş edin. Tarix olmadan qonaq cavabı ertələyir və siz son dəqiqədə çətinliyə düşürsünüz. Cavab gəlməyənlərə bir dəfə nəzakətlə xatırlatma göndərmək normaldır, amma hər gün mesaj yazmaq qonağı yorar.

Xatırlatmanı tədbirdən bir neçə gün əvvəl göndərmək ən təbii yoldur. Mesajda yenə də vaxt və ünvan olsun ki, qonaq axtarmasın.

Cavabları izləmək üçün ayrı siyahı açın. Kim gələcək, kim gələ bilməyəcək və kim hələ cavab verməyib, bunları üç sütunda görmək qonaq sayını dəqiqləşdirir. Yemək və oturacaq planı bu siyahıya görə qurulur.

Nəticə: sadə mətn ən yaxşı işləyir

Yaxşı dəvət mətni qısa, dəqiq və qonağa hörmətlə yazılmış mətndir.

Korporativ dəvətnamə mürəkkəb ədəbi əsər deyil. Qonağın bilməli olduğu məlumatı sadə sözlərlə verin, sonra onun rahat cavab verə biləcəyi bir düymə və ya keçid əlavə edin.

Siz onlivita ilə tədbir üçün animasyonlu dəvətnamə yarada, mətni hazır şablonlara əlavə edə və qonaq cavablarını bir yerdə izləyə bilərsiniz. İlk dəvətnamə pulsuzdur, beləliklə mətninizi real qonaq siyahısında sınaya bilərsiniz.

Son bir məsləhət: dəvətnaməni göndərməzdən əvvəl bir neçə nəfər həmkarınızdan oxumağı xahiş edin. Onlar cümlələrdə çaşqınlıq olub-olmadığını, vaxt və ünvanın aydın yazılıb-yazılmadığını sizdən daha tez görəcəklər. Kiçik bir redaktə belə qonağın tədbirə gəlmə qərarını xeyli asanlaşdırır.

Siz onlivita ilə tədbir üçün animasyonlu dəvətnamə yarada, mətni hazır şablonlara əlavə edə və qonaq cavablarını bir yerdə izləyə bilərsiniz.