Blog ✦
Korporativ tədbir dəvətnaməsi onlayn pulsuz necə hazırlanır
Şirkət tədbirinə qonaqları rəsmi və ya yarı rəsmi formada dəvət edən məktubu onlayn hazırlamaq vaxta qənaət edir; onu onlayn pulsuz hazırlamaq həm vaxta qənaət edir, həm də qonaq cavablarını bir yerdə toplayır. Aşağıda hər mərhələdə nəyə baxmaq lazım olduğu ayrı-ayrı göstərilir.
- Hazırlığa məlumatla başlamaq dəvətnamənin bir neçə dəfə yenidən yazılmasının qarşısını alır.
- Göndərmədən əvvəl telefonda yoxlamaq qonaqların keçidi aça bilməməsi ehtimalını əvvəlcədən azaldır.
- Onlayn dəvətnamədə tarix və ya ünvan dəyişdikdə bir dəfə düzəliş etmək kifayətdir, qonaqlar eyni keçiddə yeni məlumatı görür.
Bu məqalənin video xülasəsi
Videonu ayrıca səhifədə izləyin
Videonun mətni
Korporativ tədbir dəvətnaməsini onlayn və pulsuz hazırlamaq vaxta qənaət edir və qonaq cavablarını bir yerdə toplayır. Aşağıda hər mərhələdə nəyə diqqət etmək lazım olduğunu addım-addım görəcəksiniz.
Tədbirin məqsədini bir cümlədə yazın, sonra tarixi, saatı, yeri və təxmini qonaq sayını təsdiqləyin. Bu dörd məlumat olmadan mətni yazmaq boş yerə vaxt aparır.
Hər qonağın adı, e-poçtu və ya telefonu və tədbirlə əlaqəsi ayrıca olmalıdır. Siyahını dəvətnamə göndərilməzdən əvvəl ən azı iki dəfə yoxlayın.
Əvvəl bir cümləlik açılış yazın, sonra tarix, saat və ünvanı ayrı sətirlərdə verin. Mətni telefonda rahat oxunacaq qədər qısa tutun.
Keçidi həm telefonda, həm kompüterdə açın və cavab düyməsinin işlədiyinə əmin olun. Onlayn dəvətnamədə tarix və ünvanı bir dəfə düzəltmək kifayətdir, qonaqlar eyni keçiddə yeni məlumatı görür.
Tədbirdən sonra gələn və gəlməyən qonaqları qeyd edin, bu rəqəmlər növbəti planlamada əsas rol oynayır. Qısa təşəkkür mesajını tədbirdən bir gün sonra göndərmək də yaxşı təcrübədir.
Hazır olduqda onlivita-da dəvətnaməni hazırlayın və tək keçidi qonaqlara göndərin.
Mündəricat
Hazır tema seçmək istəsəniz, onlivita-nın temalarını nəzərdən keçirə bilərsiniz.
Hazırlığa başlamazdan əvvəl
Tarixi və qonaq sayını bilmədən dəvətnamənin mətnini yazmaq mənasızdır, ona görə əvvəl bu ikisini dəqiqləşdirin.
Dəvətnamə tədbirin ilk təəssüratıdır, ona görə hazırlığa dəqiq məlumatla başlamaq lazımdır. Tədbirin adı, tarixi, saatı və yeri əvvəlcədən sabitləşməyibsə, mətni yazmaq boş yerə vaxt aparır.
- Tədbirin məqsədini bir cümlədə yazın
- Tarix və saatı təsdiqləyin
- Təxmini qonaq sayını müəyyənləşdirin
- Məkan və ya onlayn keçid üçün son qərarı verin
Bu dörd məlumat əlinizdə olsa, dəvətnamə mətnində qalan iş onları ayrı sətirlərdə yerləşdirməkdir. Tədbir təşkilatçısı kimi bu mərhələdə gözləmə vaxtını da hesablayın, çünki qonaqlara cavab üçün kifayət qədər vaxt verilməlidir. Məlumat dəyişdikcə isə mətni bir neçə dəfə yenidən yazmaq lazım gəlir və bu da komandanın səbrini tükədir. Hazırlığa başlamazdan əvvəl bütün məlumatları bir sənəddə toplamaq, sonra yalnız həmin sənədə görə hərəkət etmək işi asanlaşdırır.
Qonaq siyahısını düzgün qurun
Qonaq siyahısında ad, e-poçt və ya telefon və tədbirlə əlaqə növü ayrıca olmalıdır.
Siyahı hazırlanarkən hər qonağın kim olduğunu və tədbirlə nə əlaqəsi olduğunu yazın. Rəsmi qonaqlar, komanda üzvləri və xaricdən gələnlər üçün mətn fərqli ola bilər, bu səbəbdən əlaqə növünü ayrıca sütunda saxlayın.
Siyahını bir dəfə deyil, dəvətnamə göndərilməzdən əvvəl ən azı iki dəfə yoxlayın. Eyni adın təkrarlanması, köhnə ünvanlar və yazı səhvləri ən çox göndərişdən sonra üzə çıxır.
Qonaq məlumatlarını yalnız tədbir üçün istifadə edin və siyahını üçüncü tərəflə paylaşmayın. Siyahı yalnız təşkilatçıda qaldıqda məlumat sızma ehtimalı azalır və qonaq öz adının hansı məqsədlə saxlandığını bilir. Siyahını hazırladıqdan sonra məxfi qovluqda saxlamaq yaxşı təcrübədir.
Mətni addım-addım yazın
Mətni dörd addımla yazmaq həm sürətli olur, həm də hər vacib məlumatı əhatə edir.
Mətni bir dəfəyə yazmaq əvəzinə bu sıranı izləyin:
- Bir cümləlik açılış yazın: kim dəvət edir və nə üçün
- Tarix, saat və ünvanı ayrı sətirlərdə verin
- Qonaqdan nə gözləndiyini qısa cümlə ilə bildirin
- Son təsdiq tarixi və cavab üsulunu əlavə edin
Mətn sadə dildə olsun. Uzun təsvir əvəzinə konkret məlumat qonağa daha çox kömək edir. Məsələn, məkanın necə tapılacağını bir cümlə ilə yazmaq kifayətdir.
Mətnin tonu tədbirin növünə uyğun olmalıdır. Rəsmi konfransda müraciət formal olur, komanda səhəri üçün isə daha isti və qısa dil seçilir. Hər iki halda mətni qısa tutun, çünki uzun mətni telefonda oxumaq çətinləşir və qonaq ortada dayana bilər.
Onlayn dəvətnaməni qurmaq
Onlayn dəvətnamə üçün hazır şablondan başlayıb mətn, tarix və keçidi öz məlumatınızla dəyişmək sürətli yollardan biridir.
Mətn və tarix hazır olduqda onlivita-da animasyonlu dəvətnamə qurmaq olar; qonaqlara tək keçid göndərilir və cavab düyməsi ilə gələcəyini bildirənləri izləmək mümkündür. Şablon seçimi, mətnin yerləşdirilməsi və cavab düyməsinin qurulması hazır şablonla sadə bir iş axınıdır.
Onlayn dəvətnamənin əsas üstünlüyü tarix və ünvan dəyişəndə görünür: keçidi açan hər qonaq dəyişdirilmiş tarixi və ünvanı görür. Çap dəvətnamədə səhv tapılarsa nüsxələri yenidən çap etmək lazım gəlir, onlayn formatda isə eyni keçiddəki məlumatı bir dəfə dəyişmək yetərlidir.
Vizual baxımdan sadə qalın. Şəkil mətnin üstünü örtməsin və fonla aydın seçilsin; rəng sayını da iki-üçlə məhdudlaşdırmaq oxunuşu asanlaşdırır. Tədbirin tonuna uyğun tema seçin, məsələn rəsmi konfrans üçün sakit rəng, komanda səhəri üçün daha canlı ton.
Göndərmə və son yoxlama
Göndərmədən əvvəl keçidi həm telefonda, həm də kompüterdə açın, bütün məlumatları yoxlayın və cavab düyməsinin işlədiyinə əmin olun.
Keçidi özünüzə göndərib, telefonda açaraq baxın. Ad, tarix, saat, ünvan və cavab düyməsini bir-bir yoxlayın. Bu yoxlama az vaxt tələb edir, amma yanlış məlumatla göndərilmiş dəvətnamənin düzəlişindən qat-qat az vaxt aparır.
- Keçid açılır və yüklənmə normaldır
- Tarix və saat yerli vaxtla uyğundur
- Cavab düyməsi işləyir
- Yazı səhvi və ad düzgündür
Dəvətləri qruplara bölüb mərhələ-mərhələ də göndərmək olar. Hər qrupa ayrıca mətn yazmaq olar, amma məlumatın özü eyni qalmalıdır.
Göndərmədən əvvəl keçidin tədbir tarixindən sonra da açıq qalacağını özünüz yoxlayın. Bəzi qonaqlar dəvəti tədbirdən bir neçə gün sonra yenidən axtarır, bu səbəbdən keçidi silməzdən əvvəl tədbirin tarixini mütləq nəzərə alın.
Tədbirdən sonra qonaq siyahısını necə arxivləşdirmək olar
Tədbirdən sonra qonaq siyahısını və cavabları arxivləşdirmək gələcək tədbirlər üçün ən faydalı addımdır.
Tədbir bitdikdən sonra gələn və gəlməyən qonaqların sayını qeyd edin. Bu rəqəmlər növbəti tədbirin qonaq planlamasında əsas rol oynayır. Hər tədbirdən sonra bu qeydləri eyni formada saxlasanız, növbəti dəfə müqayisə etmək çox asan olur və planlama daha dəqiq aparılır. Hansı mətnin daha çox cavab aldığını da yazın, çünki bu bilik sonrakı dəvətnamələri yaxşılaşdırır.
Tədbirin təşəkkür mesajını da göndərmək yaxşı təcrübədir. Mesajı tədbirdən bir gün sonra göndərmək uyğun olar, çünki qonaq hələ tədbirin təəssüratını yaşayır. Qısa bir minnətdarlıq sözü qonağa dəvətin dəyərli olduğunu göstərir və gələcək tədbirlərə münasibəti müsbət saxlayır.
Qeyd olunmayan qonaqlara isə heç bir ağır xatırlatma göndərməyin. Onların gəlməməsinin səbəbi ola bilər ki, əvvəlcədən məlum deyildir və nəzakətlə verilən cavab hər iki tərəf üçün daha rahatdır. Bu məlumatlar gələcək siyahıda faydalı olacaq.
Hazır olduqda onlivita ilə dəvətnamə yaradın və keçidi qonaqlara göndərin.
Tez-tez verilən suallar
Onlayn dəvətnamə hüquqi baxımdan qüvvədədirmi?
Hüquqi nəticə ölkənin qaydalarından asılıdır, buna görə konkret hal üçün hüquqşünasa müraciət etmək məsləhətdir. Tarix və yer məlumatını dəqiq yazmaq isə hər halda vacibdir. Dəqiq tarix və yer məlumatı isə sonradan çıxa biləcək mübahisələrin qarşısını almaq üçün faydalıdır.
Qonaqlar keçidi telefonda aça bilməsə nə etmək olar?
Keçidi iki fərqli cihazda və bir mobil şəbəkədə yoxlayın. Açılmırsa mətni e-poçt kimi də göndərmək olar, məlumat eyni qalmalıdır.
Dəvətnaməni neçə dəfə yeniləmək olar?
Onlayn dəvətnamə üstünlüyünü məhz yenilənə bilməsində tapır. Lakin hər dəyişiklikdən sonra qonaqlara qısa bir bildiriş göndərmək yaxşıdır.