Korporativ tədbirlər necə təşkil olunur: ideyalar və temalar

İlk tədbirini planlayan komandalar çox vaxt məkan və dekordan başlayır, halbuki sıra məqsəddən başlamalıdır, çünki hər qərar ona görə yoxlanır. Korporativ tədbir əvvəlcə məqsədi yazmaqla, sonra məkan, tema, proqram və qonaq təcrübəsini həmin məqsədə uyğun seçməklə təşkil olunur. Aşağıda bu mərhələlər üçün praktik fikirlər və seçim qaydaları verilir.

• Tədbirin məqsədini bir cümlədə yazmaq qərarların sürətlə verilməsinə kömək edir.
• Dekor, dəvətnamə və menyu eyni üslubda olanda tədbir bütöv və peşəkar görünür.
• Proqramda qısa fasilələr qonaqların diqqətini tədbir boyu canlı saxlayır.

Tema kitabxanası bütün tədbir növlərini əhatə edir.

Məqsədi əvvəlcədən müəyyənləşdirin

Tədbirin məqsədi tanıtım, təşəkkür, komanda birliyi və ya müştəri əlaqəsi olmalıdır və bütün qərarlar bu məqsədə görə verilməlidir.

Bir çox tədbir yalnız ona görə çətin olur ki, məqsəd aydın deyil. Əgər hər kəs fərqli bir şey gözləyirsə, proqram qarışıq çıxır. Ona görə ilk addım bir cümləlik məqsəd yazmaqdır.

• Yeni məhsulu tanıtmaq
• İllik nəticələri təqdim etmək
• Komandanı bir araya gətirmək
• Əsas müştərilərə təşəkkür etmək

Məqsəd yazıldıqdan sonra digər qərarlar daha asan verilir. Məsələn, təqdimat tədbiri üçün səhnə və ekran önəmlidir, komanda birliyi üçün isə oturacaq düzümü və sərbəst söhbət üçün vaxt.

Məqsədi yazarkən tədbirin uğurunu necə ölçəcəyinizi də düşünün. Qonaqların fikri, iştirak səviyyəsi və ya növbəti əməkdaşlıq təklifləri kimi aydın göstəricilər seçin. Bu, tədbirdən sonra nəticəni dəqiq qiymətləndirməyə imkan verir.

Məkanı məqsədə uyğun seçin

Məkan seçimi qonaq sayı, tədbirin formatı və əlçatanlıq üçün ən vacib qərarlardan biridir.

Konfrans zalı, ofis terası, restoran salonu və ya açıq hava məkanı hər birinin öz üstünlükləri var. Zalın akustikası, işıqlandırması və qonaqların məsafəsi əvvəlcədən yoxlanmalıdır.

Məkanın əlçatanlığı da vacibdir. Avtomobil parkı, ictimai nəqliyyat yaxınlığı və əlil qonaqlar üçün giriş qaydaları qonaq təcrübəsinin bir hissəsidir. Bu məlumatlar dəvətnamədə də aydın yazılmalıdır.

Məkan seçimində hava şəraiti də nəzərə alınmalıdır. Açıq havada keçiriləcək tədbir üçün ehtiyat bir qapalı zal planlamaq təhlükəsizlik baxımından məsləhətdir. Qonaqlara hava ilə bağlı qısa bir xəbərdarlıq göndərmək də gözlənilməzliyi azaldır.

Temanı tədbirin ruhuna görə seçin

Tema tədbirin hissləri ilə uyğun olmalıdır və rənglər, musiqi, dekor eyni xətt üzrə işləməlidir.

Tema bütün tədbiri birləşdirən xətdir. Ən çox istifadə olunan yanaşmalar bunlardır:

• Rəngli qaydalar: tədbirin ümumi tonu üç rəngdə saxlanılır
• Dövr mövzusu: retro, minimalist və ya müasir üslub
• Şirkət hekayəsi: markanın tarixindən bir hissə səhnədə göstərilir
• Yerli motivlər: ölkənin və ya şəhərin mədəniyyətindən ilham

Tema seçərkən dekor, dəvətnamə və yemək menyusunun eyni dili danışmasına diqqət yetirin. Bir detal belə fərqli üslubda olsa, qonaq bütövlükdə qarışıqlıq hiss edir.

Temanı çox dar çərçivəyə salmaq da səhvdir. Əsas rəng və ya mövzu seçildikdən sonra qonaqların qəbul otağında, qeydiyyat masasında və sosial guşədə eyni prinsipi görməsi kifayətdir. Hər yerdə eyni dekor olmasına ehtiyac yoxdur.

Proqram və fasilələr

Proqram qısa nitqlər, interaktiv hissələr və sərbəst vaxt arasında balanslı bölünməlidir.

Qonaqlar uzun monoloqdan yorulur. Hər nitqin sonunda qısa fasilə və ya interaktiv hissə olması diqqəti canlı saxlayır. Proqramı tədbirin axışına uyğun bu sırada qurmaq faydalıdır:

1. Qarşılama və sərbəst söhbət
2. Açılış nitqi və məqsədin izahı
3. Əsas mövzu üzrə qısa təqdimatlar
4. Fasilə və yemək
5. Sonda təşəkkür və xatirə

Proqramın vaxtını yazın, lakin hər dəqiqəni planlamayın. Gözlənilməz söhbətlər çox vaxt tədbirin ən dəyərli hissəsinə çevrilir.

Proqramın sonunda qonaqlara nə gözlədiyinizi və növbəti addımı deyin. Məsələn, "Gələn ayın sonunda layihənin ilk nəticələrini sizinlə bölüşəcəyik" kimi konkret bir söz qonaqlara növbəti görüş üçün səbəb verir.

Qonaq təcrübəsi: yemək və musiqi

Yemək və musiqi qonağın tədbirdə necə hiss etdiyini müəyyən edən əsas elementlərdir və onların seçimi büdcədən əvvəl qonaq profilinə görə edilməlidir.

Yemək seçimində qonaqların diyet tələblərini əvvəlcədən soruşun. Vegetarian və ya dini səbəblərlə fərqli menyu istəyənlər üçün ayrıca seçim olması hamını rahatlaşdırır.

Hər qonaq qrupunun fərqli ehtiyacı olduğunu unutmayın. Gənc komanda üçün daha canlı musiqi, yaşlı rəhbərlər üçün isə sakit fon daha uyğun gəlir. Musiqi səsi elə tənzimləməlidir ki, qonaqlar bir-birini eşitsin. Fon musiqisi söhbəti kölgədə qoymamalıdır. Tədbir sonunda enerjini artırmaq istəyirsinizsə, tempi yavaş-yavaş yüksəldin.

Son qərar üçün yoxlama

Son qərarı vermədən əvvəl məqsəd, məkan, tema və proqramın bir-birinə uyğunluğunu yoxlamaq ən etibarlı yoldur.

Dəvətnamənin rəngi zalın dekorundan fərqlənirsə, qonaq bunu ilk baxışdan hiss edir. Məhz buna görə bir təşkilat komandası və ya bir məsul şəxs bütün qərarların cəmini bir yerdə görməlidir. Son mərhələdə bu suallara cavab verin: məqsədə xidmət edirmi, məkana sığırmı, temaya uyğundurmu və qonaqların rahatlığını təmin edirmi.

Tədbirin dəvətnaməsini də eyni xəttdə hazırlayın, çünki qonaq ilk təəssüratı məhz dəvətdən alır. Mətnin tonu, rəngləri və tarixi proqramla eyni dildə olmalıdır. Seçdiyiniz temanı animasyonlu dəvətnamə ilə birləşdirmək üçün onlivita-da hazır tema və şablonlara baxa bilərsiniz. Dəvətnaməni tək link ilə paylaşıb iştirak yanıtlarını (RSVP) izləyə bilərsiniz.

Son qərardan sonra bir neçə nəfərlik qısa baxış keçirin və hər elementi tədbir günündəki axışa görə bir daha təsəvvür edin. Qonaq qapıdan girəndə nə görəcək, hansı sırada hansı hissəyə keçəcək və harada ən çox vaxt keçirəcək? Məsələn, qapıdan girən qonaq qeydiyyat masasını tapa bilirmi, zalda işıq oxunaqlıdırmı və musiqi nitqləri batırırmı, bunu yoxlamaq olar.

Seçdiyiniz temanı animasyonlu dəvətnamə ilə birləşdirmək üçün onlivita-ya baxın.