Party dəvətnaməsi ilə qonaq siyahısı və RSVP izləmək

Dəvətnaməyə verilən cavablar tədbirinizə kimin gələcəyini əvvəlcədən göstərir və bu, yemək və yer planını asanlaşdırır. Cavabları bir yerdə toplamaq yemək, yer və hədiyyə planını dəqiq qurmağa kömək edir. Aşağıda siyahını necə aparmaq, cavabları necə izləmək və xatırlatmanı nə vaxt göndərmək barədə addım-addım məlumat var.

• Son cavab tarixini dəvət mətnində açıq yazmaq qonaqların nə vaxt cavab verməli olduğunu bilməsinə kömək edir.
• Qonaq siyahısını cədvəldə saxlamaq yemək və yer planını dəqiq etməyə kömək edir.

Cavab bölməsini də əhatə edən hazır dəvətnamə şablonlarına baxmaq işi sürətləndirir.

RSVP nə deməkdir və niyə vacibdir

RSVP fransız mənşəli qısaltmadır və qonaqdan gəlib-gəlməyəcəyini təsdiqləməsini istəmək deməkdir.

RSVP ifadəsi qonaqdan cavab gözləmək anlamına gəlir. Bu cavab sayəsində tədbir üçün lazım olan yer, yemək və xidmət sayını əvvəlcədən hesablaya bilərsiniz. Cavabsız qalan dəvətlər çox vaxt son dəqiqəyə qədər qeyri-müəyyən qalır.

Qonaqların cavabı həm də münasibətlərin tərəfini göstərir. Kimin tədbiri dəyərləndirdiyini və kimin vaxtı olmadığını görmək, gələcəkdə planlaşdırmanı asanlaşdırır.

Əgər tədbir kiçikdirsə, RSVP-ni sadə bir mesajla da toplamaq olar. Lakin qonaq sayı artdıqca, cavabları bir yerdə saxlayan onlayn sistem vaxt və səhv baxımından daha səmərəlidir.

Qonaq siyahısında hansı sütunlar olmalıdır

Qonaq siyahısı ad, əlaqə məlumatı, dəvət tarixi və cavab vəziyyəti sütunlarından ibarət olmalıdır.

Siyahını bir cədvəldə saxlamaq ən aydın üsuldur. Hər qonaq üçün eyni məlumat sütunları olsun ki, sonradan filtr etmək mümkün olsun.

• Qonağın adı və soyadı.
• Əlaqə məlumatı, məsələn telefon nömrəsi.
• Dəvətin göndərildiyi tarix.
• Cavab vəziyyəti: gələcək, gəlməyəcək və ya hələ cavab verməyib.

Siyahını yenilədikcə köhnə məlumatları silmək yox, statusu dəyişmək daha yaxşıdır. Beləcə hər qonağın tarixçəsi qorunur. Məsələn, qonaq əvvəl gələcəyini bildirib sonra fikrini dəyişibsə, bu dəyişiklik siyahıda görünür və son planı yanlış qurmağın qarşısı alınır.

Dəvətnamədə cavab düyməsini təşkil etmək

Dəvətnamədə cavab bölməsi sadə olmalı, qonağın bir neçə addımda cavab verməsinə imkan verməlidir.

Cavab bölməsi dəvət mətninin sonunda, aydın bir düymə ilə yerləşməlidir. Qonaq yalnız gələcəyini və ya gəlməyəcəyini seçməli, əlavə olaraq neçə nəfərlə gəldiyini yazmalıdır.

• Gələcəyəm seçimi.
• Gələ bilmərəm seçimi.
• Neçə nəfərlə gələcəyi üçün sahə.

Cavab formu çox uzun olsa, qonaq vaz keçir. Bu səbəbdən yalnız zəruri suallar verin, digər məlumatları isə tədbirdən sonra soruşmaq olar. Məsələn, qida allergiyası kimi vacib məlumatı cavab formuna əlavə etmək məqsədəuyğundur, amma sevimli musiqi və ya hədiyyə seçimi kimi sualları sonraya saxlayın.

Cavabları izləmək və xatırlatma

Cavabları izləmək və cavab verməyənlərə vaxtında xatırlatma göndərmək tədbirin planını qoruyur.

Cavabları hər gün bir dəfə yoxlayın. Gələn və gəlməyən qonaqları ayrıca görmək yemək sayını təyin etməyə kömək edir. Cavab verməyənlər üçün isə qısa bir xatırlatma kifayətdir.

Xatırlatma mesajı mehriban və qısa olmalıdır. Məsələn, son cavab tarixini yadlatmaq və hələ də gəlməyi planlaşdırdığınızı bildirmək yetərlidir. Çox tez-tez xatırlatma göndərmək qonağı narahat edə bilər. Hər xatırlatmanın səbəbi aydın olsun, məsələn son tarixin yaxınlaşdığını və yer planının tamamlanmasına az qaldığını bildirin. Son cavab tarixindən bir-iki gün əvvəl göndərilən xatırlatma çox vaxt kifayət edir, amma bunu öz qonaqlarınızın cavab tempinə görə tənzimləyin. Xatırlatmanı yalnız cavab verməyən qonaqlara göndərin ki, artıq cavab verən adamlar eyni mesajı yenidən oxumasın.

Gəlməyəcəklərin cavabını necə qəbul etmək

Gəlməyəcək cavabını səliqə ilə qəbul etmək münasibəti qoruyur və planlaşdırmanı düzəldir.

Bəzi qonaqlar cavab verib gəlməyəcəklərini bildirəcək. Bu cavabı təşkilatçı kimi vaxtında almaq sizə də yer və büdcə üçün çox dəyərlidir. Bu normaldır və planlaşdırmaya təsir edir, amma onu şəxsi qəbul etmək lazım deyil. Gələ bilməyən adamın səbəbi çox vaxt iş və ya ailə vəziyyətidir, tədbirə olan münasibəti ilə bağlı deyil. Cavabı siyahıda qeyd edin və yeməyin miqdarını yenidən hesablayın. Yer planında da həmin qonağın yerini boş buraxmaq əvəzinə, oturacaq düzənini dəyişdirib sərbəst sahəni digər qonaqlar üçün istifadə edin.

Sonra həmin qonağa qısa bir təşəkkür mesajı göndərmək münasibəti yaxşılaşdırır. Gələn dəfə tədbir olanda o, daha rahat cavab verəcək.

Qonaq məlumatını qorumaq

Qonaqların telefon nömrəsi və digər şəxsi məlumatları yalnız tədbirin təşkili üçün istifadə olunmalıdır.

Qonaq siyahısında ünvan, telefon və ya e-poçt kimi şəxsi məlumatlar olur. Bu məlumatları yalnız tədbirlə bağlı işlərə istifadə edin və başqa adamlarla paylaşmayın. Siyahını bir cihazda, parolla qorunan şəkildə saxlamaq yaxşıdır.

Qonaqlara da aydın olmalıdır ki, cavabları yalnız təşkilat üçün toplanır. Bu, onların rahat cavab verməsinə kömək edir və münasibətlərə hörmət nümayiş etdirir.

• Siyahını yalnız təşkilatçı görsün.
• Tədbir bitdikdən sonra lazımsız məlumatı silin.
• Telefon nömrələrini başqa mesajlara köçürməyin.

Son təsdiq və tədbir günü hazırlıq

Son təsdiqi tədbirdən iki-üç gün əvvəl almaq yekun planı dəqiqləşdirir.

Son cavab tarixi keçəndən sonra siyahını bir daha yoxlayın. Cavab verməyən qonaqlara ayrıca müraciət etmək mümkündür, lakin bunu mehriban tonda edin.

• Yemək sayını son siyahıya görə təsdiqləyin.
• Yer planını gələcək qonaqların sayına uyğunlaşdırın.
• Ünvan və vaxtı son bir dəfə göndərin.

Son mesajda qonaqlara kiçik bir hatırlatma və əlaqə nömrəsi də yazın. Bu, tədbir günü gecikən və ya yolunu itirən qonaqların sizinlə tez əlaqə saxlamasına imkan verir.

Qonaqların cavabını bir yerdə görmək üçün onlayn party dəvətnaməsi ilə RSVP takibi etmək olar.