Ηλεκτρονικό check-in στο συνέδριο: πώς οργανώνετε την άφιξη των συμμετεχόντων με ψηφιακή πρόσκληση

Το ηλεκτρονικό check-in στο συνέδριο είναι η διαδικασία με την οποία ο συμμετέχων δηλώνει την άφιξή του μέσω ψηφιακής πρόσκλησης, χωρίς έντυπη λίστα στην είσοδο. Εσείς κερδίζετε χρόνο, και εκείνοι κερδίζουν την πρώτη καλή εντύπωση.

• Η ψηφιακή πρόσκληση επιτρέπει σε κάθε καλεσμένο να δείξει τον σύνδεσμό του στην είσοδο.
• Η παρακολούθηση RSVP βοηθά στον προγραμματισμό χώρων και καθισμάτων πριν από την ημέρα.
• Η πρώτη πρόσκληση στο onlivita είναι δωρεάν, με δωρεάν εγγραφή μέλους.

Στη σελίδα με τα θέματα και πρότυπα βρίσκετε εμφανίσεις που ταιριάζουν σε επαγγελματικές εκδηλώσεις.

Τι σημαίνει ηλεκτρονικό check-in για ένα συνέδριο;

Το ηλεκτρονικό check-in είναι η καταγραφή της άφιξης κάθε συμμετέχοντος με ψηφιακό τρόπο, χωρίς χαρτί και χωρίς αναζήτηση ονόματος σε λίστα.

Φανταστείτε μια είσοδο όπου εκατοντάδες άνθρωποι περιμένουν μπροστά σε ένα τραπέζι με χαρτιά. Ψάχνουν το όνομά τους, ο υπάλληλος ψάχνει στη λίστα, και η ουρά μεγαλώνει. Το ηλεκτρονικό check-in αλλάζει αυτή την εικόνα. Κάθε καλεσμένος έχει τη δική του ψηφιακή πρόσκληση και τη δείχνει από το κινητό του.

Από τις απαντήσεις RSVP βλέπετε πριν από την ημέρα ποιος έχει πει ότι έρχεται και ποιος δεν έχει απαντήσει ακόμη. Δεν χρειάζεται να μαντεύετε. Η πληροφορία είναι εκεί, την ώρα που τη χρειάζεστε, και δεν εξαρτάται από έναν μόνο άνθρωπο στο γραφείο.

Γιατί η είσοδος χρειάζεται ψηφιακή οργάνωση;

Η ψηφιακή είσοδος μειώνει την αναμονή, περιορίζει τα λάθη και δίνει καθαρή εικόνα της συμμετοχής.

Στα συνέδρια η πρώτη εντύπωση γίνεται στην είσοδο. Αν η ουρά είναι μεγάλη, ο συμμετέχων κουράζεται πριν ακούσει την πρώτη ομιλία. Με ψηφιακή καταγραφή, ο έλεγχος δεν χρειάζεται αναζήτηση σε λίστα, οπότε ο καθένας περνά χωρίς να περιμένει να βρεθεί το όνομά του.

• Λιγότερη αναμονή στο γραφείο υποδοχής
• Λιγότερα λάθη στην αντιστοίχιση ονομάτων
• Καθαρή εικόνα για την ομάδα της διοργάνωσης
• Άμεση ενημέρωση όταν αλλάζει ο αριθμός των παρόντων

Η ψηφιακή καταγραφή δεν αντικαθιστά την ανθρώπινη επαφή. Απλώς αφήνει τον υπάλληλο να χαμογελά στον άνθρωπο αντί να ψάχνει χαρτί.

Πώς στήνετε τη ροή με την ψηφιακή πρόσκληση;

Φτιάχνετε την πρόσκληση, στέλνετε έναν κοινό σύνδεσμο και ορίζετε τι βλέπει ο καλεσμένος στην άφιξη.

Ξεκινήστε από το κείμενο της πρόσκλησης. Βάλτε την ημερομηνία, την αίθουσα, τον χάρτη και το πρόγραμμα. Μετά επιλέξτε το θέμα που ταιριάζει στο ύφος του συνεδρίου.

• Στείλτε έναν κοινό σύνδεσμο για όλη την εκδήλωση
• Βάλτε οδηγίες άφιξης με λίγες, σαφείς προτάσεις
• Δοκιμάστε τον σύνδεσμο από κινητό πριν τον στείλετε

Ο καλεσμένος δεν πρέπει να ψάχνει ένα email για να βρει τον κωδικό του. Ένας σύνδεσμος, ένα πάτημα, και είναι έτοιμος.

Δοκιμάστε τη ροή με δύο ή τρεις φίλους πριν την ημέρα. Ζητήστε τους να βρουν την πρόσκληση μόνοι τους και να πουν πού κόλλησαν. Συνήθως το πρόβλημα είναι μια λέξη στο κείμενο ή ένα κουμπί που δεν φαίνεται καθαρά στην οθόνη του κινητού. Διορθώνετε αυτά τα μικρά πράγματα εκείνη τη στιγμή, όχι την τελευταία νύχτα.

Πώς παρακολουθείτε συμμετοχές και RSVP σε πραγματικό χρόνο;

Η παρακολούθηση RSVP δείχνει ποιος θα έρθει, ώστε να προγραμματίσετε χώρους, καφέ και θέσεις.

Η απάντηση στην πρόσκληση είναι το πιο χρήσιμο στοιχείο της προετοιμασίας. Όταν ξέρετε ποιος θα παραστεί, μπορείτε να αποφασίσετε για τον αριθμό των καθισμάτων και τη ροή στην είσοδο.

• Συγκεντρώστε τις απαντήσεις σε ένα σημείο
• Ξεχωρίστε τους ομιλητές από τους παρευρισκόμενους
• Στείλτε υπενθύμιση σε όσους δεν έχουν απαντήσει
• Ελέγξτε τις αλλαγές λίγες ημέρες πριν

Καταγράψτε και όσους απαντούν αργά, γιατί συχνά είναι εκείνοι που έρχονται τελευταίοι στην είσοδο. Ένα συνέδριο αλλάζει συχνά την τελευταία στιγμή. Η σωστή καταγραφή σας επιτρέπει να προσαρμόζεστε χωρίς πανικό.

Τι να ελέγξετε πριν την ημέρα του συνεδρίου;

Ελέγξτε τον σύνδεσμο, τον χάρτη, τη μουσική υποδοχής και τη συνδεσιμότητα του χώρου.

Μια μέρα πριν, ανοίξτε την πρόσκληση σε δύο διαφορετικές συσκευές. Δείτε αν ο χάρτης φαίνεται καθαρά και αν η μουσική ξεκινά χωρίς καθυστέρηση. Αυτοί οι μικροί έλεγχοι κάνουν τη διαφορά.

Μην ξεχάσετε το δίκτυο του χώρου. Αν η σύνδεση είναι αδύναμη, προετοιμάστε ένα εναλλακτικό σημείο καταγραφής με κινητό και φορτιστή.

• Δοκιμάστε τον σύνδεσμο σε κινητό και υπολογιστή
• Ελέγξτε τον χάρτη και τις οδηγίες πρόσβασης
• Βεβαιωθείτε ότι το θέμα φαίνεται σωστά

Ποιος κάνει τι στην ομάδα υποδοχής;

Στην είσοδο συνήθως αρκούν τρία άτομα: ένα για τα ονόματα, ένα για όσους δεν βρίσκουν την πρόσκληση στο κινητό τους και ένα για τον έλεγχο της καταγραφής.

Ακόμα και με ψηφιακό σύστημα χρειάζεστε ανθρώπους στην είσοδο. Ο καθένας πρέπει να ξέρει τι κάνει, ώστε η ουρά να κινείται χωρίς σύγχυση.

• Ένα άτομο για την υποδοχή και τα ονόματα
• Ένα άτομο για βοήθεια με τα κινητά
• Ένα άτομο για έλεγχο της καταγραφής σε πραγματικό χρόνο

Δώστε σε όλους μια σύντομη ενημέρωση πριν ανοίξει η είσοδος. Λίγα λεπτά εξήγησης γλιτώνουν μεγάλη αναμονή.

Μην ξεχνάτε και τον χώρο αναμονής. Αν κάποιος περιμένει πολλή ώρα, ένα τραπέζι με νερό και μια σύντομη ανακοίνωση για το πρόγραμμα μειώνουν την ένταση. Ο κόσμος συχνά δεν θυμάται πόση ώρα περίμενε, αλλά πώς ένιωσε όσο περίμενε.

Αν θέλετε να δοκιμάσετε, δημιουργήστε μια ψηφιακή πρόσκληση για συνέδριο και δείτε πώς φαίνεται στο κινητό.