Ηλεκτρονικό προσκλητήριο με σύστημα RSVP για γραφεία οργάνωσης εκδηλώσεων

Ένα ψηφιακό προσκλητήριο με RSVP είναι μια πρόσκληση που στέλνεται με έναν μόνο σύνδεσμο και καταγράφει αυτόματα ποιοι καλεσμένοι θα έρθουν και με πόσα άτομα. Για γραφεία γάμων και εταιρείες διοργάνωσης, αυτό σημαίνει λιγότερα τηλεφωνήματα, καθαρότερη λίστα και σαφή εικόνα για το τελικό πλήθος των ατόμων.

• Κάθε καλεσμένος απαντά μέσα από τον σύνδεσμο της πρόσκλησης που έλαβε, και η απάντηση καταγράφεται στη λίστα χωρίς χειροκίνητη καταχώρηση.
• Η ζωντανή εικόνα απαντήσεων βοηθά στον προγραμματισμό χώρου και προμηθευτών.
• Η πρώτη πρόσκληση είναι δωρεάν, ώστε να δοκιμάσετε την υπηρεσία χωρίς κόστος.

Μπορείτε να δείτε τα πρότυπα σχεδιασμού πριν επιλέξετε τη μορφή του προσκλητηρίου σας.

Τι σημαίνει στην πράξη το RSVP

Το RSVP είναι η καταγραφή της απάντησης του καλεσμένου, δηλαδή αν έρχεται, με πόσα άτομα και με ποιες ανάγκες.

Η ονομασία προέρχεται από τη γαλλική φράση που σημαίνει «παρακαλώ απαντήστε». Όταν τη συνδυάζετε με ένα κινούμενο ψηφιακό προσκλητήριο, κάθε καλεσμένος λαμβάνει έναν μόνο σύνδεσμο και απαντά μέσα από εκεί, χωρίς να χρειάζεται να ψάχνει μηνύματα ή αριθμούς.

Εσείς βλέπετε τις απαντήσεις στη λίστα του προσκλητηρίου, χωρίς να τις ψάχνετε. Δεν ανοίγετε δεκάδες μηνύματα ούτε αντιγράφετε ονόματα σε χαρτί. Μια λίστα που ενημερώνεται μόνη της έχει μεγάλη αξία όταν διαχειρίζεστε πολλές εκδηλώσεις μαζί, με διαφορετικούς πελάτες και διαφορετικά χρονοδιαγράμματα. Σε έναν γάμο με πολλούς καλεσμένους, αυτό σημαίνει ότι οι απαντήσεις μαζεύονται μόνες τους και δεν τις καταχωρείτε με το χέρι. Όταν έρθει η μέρα, η λίστα είναι ήδη έτοιμη και δεν ψάχνετε τελευταία στιγμή.

Γιατί το RSVP κερδίζει χρόνο στα γραφεία

Το RSVP μειώνει τις επαναλήψεις και δίνει στο γραφείο έγκαιρα το τελικό πλήθος για κάθε συνεργάτη.

Ένα γραφείο οργάνωσης έχει πολλά να φέρει σε πέρας ταυτόχρονα. Η συνεχής επικοινωνία για να μάθετε ποιος έρχεται κοστίζει χρόνο και ενέργεια, και συχνά οδηγεί σε λάθη στη λίστα.

• Η λίστα απαντήσεων ενημερώνεται μόνη της, χωρίς χειροκίνητη καταχώρηση.
• Ο πελάτης βλέπει την πρόοδο χωρίς να σας καλεί κάθε μέρα.
• Ο χώρος και οι προμηθευτές έχουν έγκαιρα το σωστό πλήθος.

Όταν το πλήθος είναι στο χέρι νωρίς, η κουζίνα, το τραπέζι και η μουσική προετοιμάζονται με λιγότερο περιθώριο λάθους. Εσείς κρατάτε τον έλεγχο, ενώ η ομάδα σας εστιάζει σε αυτά που έχουν πραγματικά σημασία.

Επιπλέον, όταν ο πελάτης ρωτά για το πλήθος, απαντάτε με αριθμό και όχι με εκτίμηση. Έτσι ο πελάτης έχει έναν αριθμό για τον προϋπολογισμό και δεν χρειάζεται να ξανανοίξετε το θέμα.

Πώς στήνετε τη λίστα καλεσμένων

Χωρίζετε πρώτα τους καλεσμένους σε ομάδες, ορίζετε τα άτομα ανά πρόσκληση και κλείνετε την προθεσμία πριν από την εκδήλωση.

Μια λίστα με ονόματα, ομάδες και αριθμό ατόμων ανά πρόσκληση αποφεύγει τα περισσότερα λάθη πριν σταλεί η πρόσκληση. Αν την ξεκινήσετε με σειρά, κάθε αλλαγή αργότερα είναι μικρή και ελεγχόμενη.

1. Χωρίζετε τους καλεσμένους σε ομάδες, όπως οικογένεια, συνεργάτες και φίλους.
2. Ορίζετε πόσα άτομα μπορεί να φέρει κάθε πρόσκληση.
3. Ανεβάζετε τα στοιχεία στο σύστημα πριν σταλεί η πρώτη πρόσκληση.
4. Ορίζετε ημερομηνία λήξης απαντήσεων και την προβάλλετε στο προσκλητήριο.

Μπορείτε να προσαρμόσετε το μήνυμα για κάθε ομάδα. Ένα πιο άτυπο κείμενο για φίλους και ένα πιο επίσημο για επαγγελματικούς συνεργάτες δείχνουν προσοχή στη λεπτομέρεια. Έτσι κάθε καλεσμένος νιώθει ότι η πρόσκληση απευθύνεται σε εκείνον.

Παρακολούθηση απαντήσεων χωρίς άγχος

Βλέπετε ποιος απάντησε, ποιος δεν έχει απαντήσει και ποιος ζήτησε αλλαγή, ώστε να στείλετε υπενθύμιση μόνο όπου χρειάζεται.

Η παρακολούθηση είναι το σημείο όπου το σύστημα αποδίδει περισσότερο. Δεν χρειάζεται να μαντεύετε ποιος λείπει. Βλέπετε την εικόνα οποιαδήποτε στιγμή, και αυτό αλλάζει τον τρόπο που δουλεύετε με τον πελάτη.

Μια καλή συνήθεια είναι να κλείνετε την προθεσμία απαντήσεων αρκετές ημέρες πριν από την εκδήλωση. Έτσι έχετε χρόνο για τυχόν τελευταίες αλλαγές στο τραπέζι, στις θέσεις και στη σειρά των εδεσμάτων, χωρίς βιασύνη την τελευταία στιγμή. Όταν κάποιος δεν απαντά, ένα σύντομο μήνυμα υπενθύμισης αρκεί συνήθως. Δεν χρειάζονται πολλές επαναλαμβανόμενες κλήσεις, και ο καλεσμένος νιώθει ότι η πρόσκληση είναι ακόμη ανοιχτή.

Λειτουργίες που βοηθούν τη δουλειά σας

Η πλατφόρμα συνδυάζει σύνδεσμο, αντίστροφη μέτρηση, χάρτη, μουσική και πρότυπα σχεδιασμού σε ένα ενιαίο προσκλητήριο.

Όταν δουλεύετε με πολλούς πελάτες, χρειάζεστε κάτι που να φαίνεται επαγγελματικό χωρίς να απαιτεί πολύ χρόνο σχεδιασμού. Οι βασικές λειτουργίες είναι έτοιμες από την αρχή.

• Ένας μόνο σύνδεσμος για κάθε πρόσκληση.
• Αντίστροφη μέτρηση μέχρι την ημέρα της εκδήλωσης.
• Χάρτης με τη διαδρομή προς τον χώρο.
• Μουσική υπόκρουση και θέματα σχεδιασμού.

Ο χάρτης βοηθά τους καλεσμένους να βρουν τον χώρο χωρίς να ψάχνουν διευθύνσεις σε διαφορετικά μηνύματα. Η εγγραφή είναι δωρεάν και η πρώτη σας πρόσκληση δεν κοστίζει τίποτα. Η διεπαφή υπάρχει σε είκοσι γλώσσες, οπότε μπορείτε να δουλεύετε με διεθνείς πελάτες χωρίς επιπλέον ρυθμίσεις.

Αν θέλετε να δοκιμάσετε ένα ηλεκτρονικό προσκλητήριο με σύστημα RSVP, ξεκινήστε με την πρώτη σας πρόσκληση.