Πρόσκληση συμμετοχής σε συνέδριο: πώς γράφετε ένα μήνυμα που διαβάζεται

Μια πρόσκληση συμμετοχής σε συνέδριο κρίνει αν ο προσκεκλημένος θα έρθει, θα απαντήσει ή θα αφήσει το μήνυμα στα εισερχόμενα του. Εδώ θα δείτε πώς γράφετε ένα κείμενο που διαβάζεται, τι βάζετε μέσα και πώς παρακολουθείτε τις απαντήσεις χωρίς να χάνετε χρόνο. Οι συμβουλές ισχύουν για συνέδρια, ημερίδες και εσωτερικές συναντήσεις εταιρειών.

• Μια σαφής πρόσκληση με ημερομηνία και τόπο μειώνει τις ερωτήσεις των καλεσμένων.
• Η προθεσμία απάντησης βοηθά τον διοργανωτή να σχεδιάσει χώρους και φαγητό.

Αν θέλετε έτοιμη βάση, δείτε τα θέματα και πρότυπα για συνέδρια.

Τι πρέπει να έχει μέσα η πρόσκληση

Η πρόσκληση πρέπει να λέει ποιος καλεί, ποιο είναι το συνέδριο, πότε και πού γίνεται, και τι ζητάτε από τον παραλήπτη.

Όταν ο προσκεκλημένος ανοίγει το μήνυμα, θέλει να βρει τα βασικά χωρίς να ψάξει. Βάλτε τα πέντε στοιχεία στην αρχή, με καθαρές γραμμές.

• Το όνομα του συνεδρίου και του διοργανωτή
• Ημερομηνία, ώρα και τόπος διεξαγωγής
• Η θεματική ενότητα ή ο λόγος της συμμετοχής
• Η προθεσμία για την απάντηση
• Ένας τρόπος επικοινωνίας για ερωτήσεις

Αν λείπει ένα από αυτά, θα σας γράψουν για να το ρωτήσουν. Αυτό σημαίνει μία περιττή ανταλλαγή μηνυμάτων.

Η γλώσσα να είναι απλή. Γράψτε όπως θα μιλούσατε σε έναν συνάδελφο στον διάδρομο, χωρίς τυπικούς τίτλους που δεν λένε τίποτα.

Θέμα και πρώτη παράγραφος

Το θέμα του μηνύματος δείχνει το όνομα του συνεδρίου και την ημερομηνία, ενώ η πρώτη παράγραφος λέει γιατί ο παραλήπτης είναι σημαντικός για την εκδήλωση.

Σκεφτείτε το θέμα σαν τίτλο εφημερίδας. Αν γράφετε «Πρόσκληση συμμετοχής σε συνέδριο, ενότητα υγείας», ο παραλήπτης ξέρει αμέσως τι έχει μπροστά του. Αποφύγετε γενικά θέματα όπως «Ενημέρωση».

Στην πρώτη παράγραφο γράψτε έναν σύντομο λόγο. Μια φράση όπως «Σας γράφουμε επειδή η εργασία σας για τα δεδομένα ταιριάζει με την ενότητα μας» κάνει τη διαφορά. Κρατήστε την κάτω από δεκαπέντε λέξεις, όσο γίνεται.

Μη ξεχνάτε ότι το μήνυμα διαβάζεται συχνά στο κινητό. Τα μεγάλα κείμενα κόβονται και η σημαντική πληροφορία χάνεται κάτω από το σημείο που φαίνεται. Γι' αυτό βάλτε την ημερομηνία στην αρχή.

Πότε στέλνετε την πρόσκληση

Η καλύτερη στιγμή είναι αρκετές εβδομάδες πριν από το συνέδριο, ώστε ο προσκεκλημένος να έχει χρόνο να σχεδιάσει το ταξίδι του.

Όσο πιο νωρίς στείλετε την πρόσκληση, τόσο περισσότερες πιθανότητες έχετε να έρθει ο άνθρωπος που θέλετε. Οι περισσότεροι χρειάζονται χρόνο για άδεια από τη δουλειά ή για έξοδα ταξιδιού.

Ο χρόνος εξαρτάται από το αν πρέπει να ταξιδέψει. Για συνέδρια με ξενοδοχείο ή πτήση, δώστε στον προσκεκλημένο περισσότερο χρόνο από τη συνηθισμένη προθεσμία. Για ένα τοπικό σεμινάριο, δύο αρκούν.

Μια πρώτη πρόσκληση και μία υπενθύμιση λίγες μέρες πριν από την προθεσμία είναι συνήθως αρκετές. Κατά τη γνώμη μας, περισσότερες υπενθυμίσεις συχνά ενοχλούν περισσότερο παρά βοηθούν. Αν θέλετε έτοιμη βάση, δείτε τα θέματα και πρότυπα για συνέδρια.

Πώς οργανώνετε τις απαντήσεις

Ένας κοινός πίνακας απαντήσεων με τρεις καταστάσεις, θα έρθω, δεν θα έρθω ή δεν έχω αποφασίσει ακόμη, σας δείχνει ανά πάσα στιγμή πόσοι θα βρεθούν στην αίθουσα.

Μην μετράτε τις απαντήσεις σε διαφορετικά νήματα email. Χρησιμοποιήστε ένα ενιαίο σημείο καταγραφής.

1. Βάλτε όλα τα ονόματα σε μία λίστα
2. Σημειώστε αν ο καλεσμένος έχει απαντήσει
3. Κρατήστε ξεχωριστή στήλη για ειδικές ανάγκες
4. Ελέγξτε τη λίστα μία φορά την εβδομάδα

Ο πίνακας δεν χρειάζεται να είναι πολύπλοκος. Τρεις στήλες, όνομα, απάντηση και σημείωση, είναι συνήθως αρκετές για ένα συνέδριο μικρού ή μεσαίου μεγέθους. Ενημερώνετέ τον κάθε μέρα που λαμβάνετε νέα απάντηση.

Με αυτόν τον τρόπο ξέρετε πάντα πόσοι θα έρθουν και μπορείτε να προγραμματίσετε χώρους και φαγητό.

Τι κάνετε με όσους δεν απαντούν

Στέλνετε μια σύντομη, ευγενική υπενθύμιση μία φορά, και μετά δέχεστε τη σιωπή ως ενδεχόμενη άρνηση.

Η σιωπή δεν σημαίνει πάντα όχι. Ο παραλήπτης μπορεί απλά να μην βρήκε χρόνο. Γράψτε μία σύντομη υπενθύμιση, με την προθεσμία και έναν σύνδεσμο προς τη σελίδα του συνεδρίου.

Αν δεν απαντήσει ούτε μετά, καλύτερα να κλείσετε τη θέση του και να προχωρήσετε. Η ευγένεια φαίνεται και στο να σεβαστείτε τον χρόνο του.

Να θυμάστε ότι κάποιος που λέει όχι σας βοηθά κι αυτός. Ξέρετε από νωρίς και μπορείτε να καλέσετε κάποιον άλλο στη θέση του.

Ένα απλό παράδειγμα κειμένου

Ένα καλό κείμενο είναι σύντομο, ζεστό και έχει ένα ξεκάθαρο αίτημα, δηλαδή να απαντήσει ο παραλήπτης μέχρι συγκεκριμένη μέρα.

Ξεκινήστε με τον χαιρετισμό και το όνομα. Ακολουθεί ένα μήνυμα δύο προτάσεων για το συνέδριο, τα στοιχεία της ημερομηνίας και του τόπου, και τέλος το αίτημα για απάντηση.

• Αγαπητή κυρία Παπαδοπούλου, σας καλούμε στο συνέδριο της ενότητάς μας.
• Η εκδήλωση θα γίνει [ημερομηνία] στο [χώρος], όπως φαίνεται και στη σελίδα του συνεδρίου.
• Παρακαλούμε απαντήστε έως την προθεσμία, ώστε να σας κρατήσουμε θέση.

Κρατήστε τον τόνο ζεστό χωρίς υπερβολές. Μια φράση ευχαριστίας στο τέλος αρκεί.

Μια ψηφιακή πρόσκληση με κοινόχρηστο σύνδεσμο κάνει όλη τη διαδικασία πιο εύκολη, γιατί ο παραλήπτης βλέπει τα πάντα σε μία σελίδα.

Μια ψηφιακή πρόσκληση με κοινόχρηστο σύνδεσμο κάνει όλη τη διαδικασία πιο εύκολη, γιατί ο παραλήπτης βλέπει τα πάντα σε μία σελίδα.