دعوت رویداد شرکت با تایید حضور: روش پیگیری پاسخ مهمانان

تایید حضور یعنی مهمان پیش از روز رویداد، آمدن یا نیامدن خود را رسماً اعلام می‌کند. با این روش، با مهلت مشخص و فرم یکدست، پاسخ‌ها زودتر می‌رسند و برای غذا، جای نشستن و تجهیزات، عدد قطعی در دست دارید.

• مهلت روشن و دلیل آن، باعث می‌شود پاسخ‌ها زودتر و جدی‌تر برسند.
• فهرست یکپارچه‌ی پاسخ‌ها، شمارش را از خطا دور می‌کند.
• ثبت پاسخ‌های منفی، برای تأمین غذا و جای نشستن ضروری است.

برای انتخاب طرح‌های آماده، به بخش قالب‌ها سر بزنید و یکی را برای رویداد خود برگزینید.

مهلت پاسخ را روشن تعیین کنید

مهلت پاسخ باید با زمان لازم برای هماهنگی غذا و جای نشستن هم‌خوان باشد.

اگر مهلت تعیین نشود، پاسخ‌ها تا ساعت‌های آخر می‌رسند و برنامه‌ریزی دیر انجام می‌شود. مهلت را طوری بگذارید که بین پایان پاسخ‌ها و شروع هماهنگی‌ها فاصله‌ی کافی باشد.

• تاریخ و ساعت دقیق مهلت را در متن دعوت‌نامه بیاورید تا کسی برای پیدا کردنش دنبال نگردد.
• دلیل مهلت را یک جمله توضیح دهید تا مهمان جدی بگیرد.

همه‌ی پاسخ‌ها را در یک صفحه جمع کنید

یک صفحه‌ی تأیید حضور، پاسخ‌ها را در یک فهرست نگه می‌دارد و نیاز به ایمیل‌های پراکنده را از بین می‌برد.

وقتی پاسخ‌ها در ایمیل‌های مختلف پخش شوند، شمارش آن‌ها خطا دارد. با فرم تأیید حضور، هر پاسخ در یک فهرست ثبت می‌شود و هم‌کار مسئول می‌تواند در یک نگاه ببیند چه کسی آمده و چه کسی نیامده است.

• نام، سازمان یا بخش و تعداد همراهان را در فرم بپرسید.
• فرم را کوتاه نگه دارید تا پاسخ دادن زمان زیادی نبرد.

پیش از ارسال گروهی، خودتان فرم را یک بار پر کنید تا مشکل‌های فنی دیده شود. اگر فرم بیش از حد طولانی باشد، هر سؤال اضافه، احتمال رها شدن فرم را بالاتر می‌برد. کافی است نام، وضعیت حضور و تعداد همراهان را بپرسید. پرسش‌های اختیاری، مثل علاقه‌ی غذایی یا شماره‌ی تماس دوم، را فقط برای بخشی که به آن نیاز دارد بگذارید. اگر همکاری از شرکت دیگری است، نام شرکت او را هم بپرسید.

یادآوری تأیید حضور را با زمان‌بندی کوتاه بفرستید

یادآوری یک بار پیش از مهلت و یک بار کوتاه قبل از رویداد، معمولاً کافی است.

هر یادآوری اضافه، احتمال نادیده گرفته شدن پیام‌ها را بالا می‌برد؛ به همین دلیل دو پیام کافی است. یادآوری اول، برای کسانی که هنوز پاسخ نداده‌اند، معمولاً کافی است. یادآوری دوم فقط برای جزئیات مهم مانند پیوند ورود یا تغییر مکان لازم است.

• یادآوری اول را دو روز پیش از مهلت، فقط برای کسانی بفرستید که هنوز جواب نداده‌اند؛ معمولاً همین یک پیام کافی است که کسانی که فراموش کرده‌اند، جواب بدهند.
• یادآوری دوم، کوتاه و فقط با پیوند و ساعت.

پاسخ‌های منفی و تغییر نظر را هم ثبت کنید

ثبت کسانی که نمی‌آیند، به همان اندازه‌ی ثبت حاضران، برای برنامه‌ریزی مهم است.

اگر فقط حاضران ثبت شوند، نمی‌دانید چند نفر جای خالی خواهند داشت و چه کسی باید جایگزین شود. مهمانی که نمی‌آید باید راحت بتواند انصراف خود را ثبت کند و اگر نظرش عوض شد، دوباره پاسخ دهد.

تغییر نظر را تا پیش از مهلت بپذیرید. پس از مهلت، هر تغییر باید با هماهنگی مسئول رویداد انجام شود تا برنامه به هم نریزد.

برای ثبت تغییرات، یک ستون زمان ثبت هم داشته باشید. با این ستون می‌فهمید هر پاسخ قبل یا بعد از مهلت آمده است و اگر لازم شد، تصمیم درستی بگیرید. این ستون در فهرست نهایی کمک می‌کند تا هیچ پاسخی بدون بررسی کنار گذاشته نشود.

تعداد نهایی را برای هماهنگی‌ها ثبت کنید

پس از پایان مهلت، تعداد قطعی را برای غذا، جای نشستن و تجهیزات ثبت کنید.

بعد از مهلت، تعداد پاسخ‌ها را جمع کنید و یک عدد قطعی تعیین کنید. این عدد را به تیم غذا، تدارکات و فناوری بدهید تا همه با یک داده کار کنند.

1. فهرست پاسخ‌ها را ببندید و تعداد حاضران را ثبت کنید.
2. پاسخ‌های دیرهنگام را جداگانه بررسی کنید.
3. عدد نهایی را برای همه‌ی بخش‌ها در یک پیام بفرستید.

پس از ارسال عدد نهایی، اگر تغییری رخ داد، آن را فقط با یک پیام کوتاه و مشخص به همان گیرندگان اعلام کنید. در پیام نهایی، تاریخ و ساعت را دوباره بنویسید. پیام‌های پراکنده و تکراری باعث می‌شوند مهمان‌ها نفهمند کدام اطلاعات معتبر است. اگر تعداد جا برای یک بخش محدود است، همین جا باید مشخص شود تا تیم دیگر دوباره سفارش ندهد. با این پیام، مهمان تاریخ و ساعت نهایی را می‌داند و پیگیری‌های تکراری کم می‌شود.

در این پیام همچنین یک راه تماس برای سؤالات آخر بیاورید تا مهمانان بدون سرگردانی پرسش خود را بپرسند و پاسخ سریع بگیرند. اگر پاسخی ناقص بود، همان روز با یک تماس کوتاه پیگیری کنید.

با فرم تأیید حضور دعوت‌نامه‌ی رویداد سازمانی، هر پاسخ در یک فهرست ثبت می‌شود.