Blog ✦
دعوت‌نامه دیجیتال برای همایش: ارسال لینک و پیگیری حضور مهمانان
در این روش مهمانان از طریق یک لینک اختصاصی اطلاعات خود را وارد کنند و حضورشان را اعلام کنند. این روش جای فرم‌های کاغذی و پیام‌های پراکنده در ایمیل را می‌گیرد. برگزارکننده با یک لینک هم متن دعوت را منتشر می‌کند و هم فهرست حاضران را جمع می‌کند. این راهنما پنج مرحله دارد: ساخت دعوت‌نامه، کنترل متن و مسیر پیش از ارسال، پیگیری پاسخ‌ها، زمان‌بندی یادآوری و حفظ حریم خصوصی فهرست مهمانان.
- دعوت‌نامه دیجیتال همایش در onlivita با یک لینک اشتراک‌گذاری می‌شود.
- پاسخ‌های حضور مهمانان در بخش RSVP ثبت و پیگیری می‌شود.
- عضویت رایگان است و اولین دعوت‌نامه بدون هزینه ساخته می‌شود.
خلاصه ویدیویی این مقاله
متن ویدیو
دعوت‌نامه دیجیتال همایش به‌جای فرم‌های کاغذی و پیام‌های پراکنده، با یک لینک اختصاصی ارسال می‌شود و پاسخ حضور مهمانان را یک‌جا جمع می‌کند.
ابتدا عنوان همایش، تاریخ، ساعت و نشانی سالن را وارد کنید. برای همایش علمی، تم ساده و خوانا معمولاً بهتر جواب می‌دهد.
پیش از ارسال، متن، ساعت و نشانی را یک بار دیگر بخوانید. دعوت‌نامه را هم از گوشی و هم از کامپیوتر باز کنید.
هر مهمان با باز کردن لینک، فرم کوتاه را پر می‌کند و حضورش ثبت می‌شود. نام، وضعیت حضور و تعداد همراهان همه در یک فهرست کنار هم قرار می‌گیرد.
لینک اصلی را چند هفته پیش از همایش بفرستید تا مهمانان برنامه‌ریزی کنند. نزدیک روز رویداد، یک یادآوری کوتاه با لینک بفرستید؛ شمارش معکوس هم کمک می‌کند.
لینک را در گروه‌های عمومی منتشر نکنید، چون هر کس آن را داشته باشد صفحه را می‌بیند. اطلاعات تماس مهمانان را فقط برای برگزاری همایش استفاده کنید.
دعوت‌نامه همایش خود را در onlivita آماده کنید؛ اولین دعوت‌نامه‌تان رایگان است.
فهرست مطالب
برای انتخاب ظاهر مناسب، می‌توانید از تم‌های آماده onlivita استفاده کنید و آن را با موضوع همایش هماهنگ کنید.
مهمان در این روش چه کاری انجام می‌دهد؟
مهمان با باز کردن یک لینک، فرم کوتاه را پر می‌کند و حضورش همان لحظه ثبت می‌شود.
برگزارکننده یک صفحه دعوت می‌سازد و لینک آن را برای مهمانان می‌فرستد. هر مهمان با کلیک روی لینک، اطلاعات خود را وارد می‌کند و پاسخش بلافاصله در فهرست شما قرار می‌گیرد. دیگر لازم نیست پیام‌های پراکنده را در ایمیل و پیامرسان جمع کنید.
با این روش اطلاعات لازم برای برنامه‌ریزی را یک‌جا جمع می‌کنید:
- نام و نام خانوادگی مهمان
- وضعیت حضور: می‌آیم یا نمی‌آیم
- تعداد همراهان
برای همایش‌های بزرگ هم این ساختار کار می‌کند، چون پاسخ همه مهمانان در یک فهرست کنار هم قرار می‌گیرد و لازم نیست پیام‌ها را یکی‌یکی بگردید.
ساخت دعوت‌نامه همایش در onlivita
در onlivita متن، تصویر، موسیقی و نقشه را کنار هم می‌گذارید و دعوت‌نامه را با یک لینک منتشر می‌کنید.
ابتدا عنوان همایش، تاریخ، ساعت و نشانی سالن را وارد کنید. متن معرفی را کوتاه و روشن بنویسید تا مهمان در چند ثانیه بفهمد موضوع جلسه چیست. اگر همایش تخصصی است، از واژه‌های دقیق استفاده کنید و از شعارهای کلی پرهیز کنید.
سپس یک تم مناسب انتخاب کنید تا فضای دعوت با موضوع جلسه هماهنگ باشد. برای همایش علمی، تم ساده و خوانا معمولاً بهتر جواب می‌دهد. در onlivita یکی از تم‌های آماده را انتخاب کنید و رنگ‌ها و تصویر پس‌زمینه را با موضوع همایش هماهنگ کنید.
وقتی متن و تم آماده شد، لینک را همان روز برای فهرست مهمانان بفرستید. اگر مسیر ورود دشوار است، نقشه را هم اضافه کنید تا مهمانان مسیر را سریع‌تر پیدا کنند.
فهرست کارهای پیش از ارسال لینک
پیش از ارسال، متن، ساعت و نشانی را یک بار دیگر بخوانید تا مهمانان اطلاعات درست را در دست داشته باشند.
یک بار دعوت‌نامه را از گوشی و یک بار از کامپیوتر باز کنید. این کار نشان می‌دهد متن و تصاویر در هر دو دستگاه درست نمایش داده می‌شوند. بعد از آن، کارهای زیر را انجام دهید:
- نام دقیق همایش و نام برگزارکننده را بررسی کنید
- ساعت شروع را با منطقه زمانی مخاطبان هماهنگ کنید
- نشانی سالن و مسیر ورود را یک بار امتحان کنید
- لینک را در یک پیام آزمایشی برای خودتان بفرستید
اگر همایش دو زبانه است، متن هر زبان را جداگانه بخوانید. ترجمه‌های عجولانه ممکن است در جمله‌های تخصصی خطا داشته باشند، پس مرور جداگانه لازم است.
پیگیری حضور و فهرست ثبت‌نام‌ها
با فعال بودن بخش RSVP، پاسخ هر مهمان ثبت می‌شود و می‌توانید پیش از روز همایش فهرست نهایی را ببینید.
هر پاسخ در فهرست RSVP شما ذخیره می‌شود. وضعیت مهمانان را هر چند روز یک‌بار مرور کنید تا بدانید برای چه تعداد صندلی، پذیرایی و کارت ورود باید آماده باشید.
مهمانانی که پاسخ نداده‌اند را می‌توانید با یک پیام کوتاه یادآوری کنید. پیام را مؤدبانه بنویسید، لینک را همراه داشته باشید و از تکرار زیاد بپرهیزید.
زمان‌بندی ارسال و یادآوری
یادآوری در زمان مناسب و همراه با شمارش معکوس کمک می‌کند مهمانان تاریخ همایش را به یاد بیاورند.
لینک اصلی را چند هفته پیش از همایش بفرستید تا مهمانان فرصت برنامه‌ریزی داشته باشند. نزدیک روز رویداد، یک یادآوری کوتاه با لینک بفرستید. این پیام‌ها را می‌توان به ترتیب زیر برنامه‌ریزی کرد:
- ارسال لینک اصلی همراه با تاریخ و نشانی
- یادآوری برای کسانی که هنوز پاسخ نداده‌اند
- پیام آخر یک روز قبل با ساعت دقیق شروع
شمارش معکوس روی دعوت‌نامه هم کمک می‌کند مهمان بداند چه مدت دیگر تا شروع جلسه مانده است.
حریم خصوصی و محدود نگه داشتن لینک
لینک را فقط برای فهرست دعوت‌شدگان بفرستید و اطلاعات تماس مهمانان را جز برای برگزاری همایش استفاده نکنید.
لینک دعوت‌نامه را در گروه‌های عمومی یا صفحات بدون کنترل منتشر نکنید. هر کس لینک را داشته باشد می‌تواند صفحه را ببیند. برای جلسات محرمانه، فهرست گیرندگان را محدود نگه دارید و پیش از ارسال گروهی، نشانی‌های ایمیل را یک بار بررسی کنید.
پس از پایان همایش، فهرست مهمانان را بر اساس سیاست حریم خصوصی خودتان نگه دارید یا حذف کنید. رعایت این نکته به اعتماد مهمانان برای دعوت‌های بعدی کمک می‌کند و از ارسال اشتباه پیام به افراد نامربوط جلوگیری می‌کند.
برای شروع، می‌توانید از دعوت‌نامه دیجیتال همایش در onlivita استفاده کنید و همان روز لینک را برای مهمانان بفرستید.
سوالات متداول
برای ثبت‌نام در همایش باید برنامه‌ای نصب کنم؟
لازم نیست. کافی است لینک دعوت‌نامه را باز کنید و فرم کوتاه را پر کنید. برای مهمانانی که کمتر با فناوری کار می‌کنند، همین سادگی مهم است.
اگر مهمانی نظرش را عوض کرد چه کنم؟
مهمان باید تغییر حضورش را به برگزارکننده اطلاع دهد. پیش از روز همایش فهرست نهایی را یک بار دیگر بررسی کنید تا تعداد صندلی‌ها درست باشد.
دعوت‌نامه دیجیتال برای همایش‌های علمی مناسب است؟
بله، به‌ویژه وقتی فهرست مهمانان بزرگ است و می‌خواهید پاسخ‌ها را یک‌جا ببینید. برای فضای علمی، تم ساده و متن دقیق بهتر است.
ساخت دعوت‌نامه چقدر هزینه دارد؟
عضویت رایگان است و اولین دعوت‌نامه شما بدون هزینه ساخته می‌شود.