Blog ✦
متن دعوتنامه رسمی برای رویداد شرکتی: نمونه‌ی آماده برای ایمیل
یک دعوت رسمی باید در چند جمله، هدف جلسه و کاری را که از مخاطب خواسته‌اید روشن کند. نمونه‌ی درست، کوتاه است اما هیچ اطلاعات ضروری را جا نمی‌گذارد.
- ساختار ثابت کمک می‌کند مهمان زمان و مکان را سریع‌تر پیدا کند.
- واژه‌های ساده و محترمانه، لحن رسمی را بدون سنگینی حفظ می‌کنند.
- پیوند ورود و مهلت پاسخ باید در متن دیده شوند، نه در پیام‌های قبلی.
خلاصه ویدیویی این مقاله
متن ویدیو
یک دعوت رسمی باید در چند جمله هدف جلسه و کاری را که از مهمان می‌خواهید روشن کند. نمونه‌ی خوب کوتاه است و هیچ اطلاعات ضروری را جا نمی‌گذارد.
ترتیب معمول دعوت رسمی از سلام و معرفی فرستنده شروع می‌شود. سپس هدف رویداد در یک جمله می‌آید و زمان، مکان و مهلت پاسخ در پایان دیده می‌شوند.
واژه‌های ساده و محترمانه، لحن رسمی را بدون سنگینی حفظ می‌کنند. «شما» و «ما» را به‌کار ببرید و از جمله‌های بلند پرهیز کنید. به‌جای «تشریف فرما شوید» بنویسید «لطفاً بیایید».
اگر یکی از موارد نام رویداد، زمان، مکان یا پیوند، مهلت پاسخ و راه تماس حذف شود، مهمان یا باید دوباره پیام بفرستد یا تصمیم خود را بدون اطلاعات کافی بگیرد. پیوند ورود هم باید در همان متن دیده شود، نه در ایمیل‌های قبلی.
یک یادآوری کوتاه قبل از مهلت بفرستید. در آن دوباره اطلاعات اصلی را بیاورید تا لازم نباشد مهمان ایمیل قبلی را پیدا کند.
دعوت‌نامه‌ی انیمیشنی خود را در onlivita آماده کنید، پیوند واحد آن را برای همه بفرستید و پاسخ‌ها را در همان صفحه ببینید.
فهرست مطالب
برای دیدن طرح‌های همراه، بخش نمونه‌ی قالب‌ها را ببینید و یکی را برای رویداد خود برگزینید.
ساختار یک متن رسمی دعوت
در یک دعوت رسمی، سلام و معرفی فرستنده، هدف رویداد، زمان و مکان و مهلت پاسخ باید دیده شود؛ ترتیب آن‌ها را با نوع رویداد تنظیم کنید.
بیشتر دعوتنامه‌های رسمی همین ترتیب را دارند و خواننده با دیدن آن، سریع متوجه می‌شود کجا باید به دنبال چه چیزی بگردد. اگر ترتیب به‌هم بریزد، مهمان ناچار می‌شود دوباره بخوانَد.
- سلام و معرفی فرستنده در جمله‌ی اول بیاید.
- هدف رویداد در یک جمله‌ی کوتاه بیان شود.
- زمان، مکان یا پیوند و مهلت پاسخ در بخش پایانی آمده باشد.
پیش از نوشتن، کاربرد دعوت را مشخص کنید. دعوت برای یک جلسه‌ی کاری با دعوت برای یک مراسم قدردانی تفاوت دارد و هر کدام باید لحن و طول متن خود را داشته باشند. در متن کاری، جمله‌های مستقیم‌تر مناسب‌اند. در مراسم، می‌توان یک جمله‌ی گرم درباره‌ی هدف رویداد افزود، اما همچنان باید رسمی ماند و از شوخی‌های خصوصی پرهیز کرد.
نمونه‌ی متن برای دعوت از همکاران
نمونه‌ی آماده را با نام تیم و نوع جلسه‌ی خود تطبیق دهید؛ لحن رسمی همچنان حفظ می‌شود.
نمونه‌ی زیر برای جلسه‌ی داخلی مناسب است: «با سلام، از شما دعوت می‌کنیم در نشست هماهنگی فصلی تیم فروش شرکت کنید. این جلسه در [روز، تاریخ و ساعت] در اتاق جلسه‌ی طبقه‌ی دوم برگزار می‌شود. لطفاً تا پایان مهلت، حضور یا عدم حضور خود را اعلام کنید.»
برای تغییر متن، فقط نام تیم، نوع جلسه و مهلت پاسخ را جایگزین کنید. ساختار جمله‌ها را دست نزنید تا لحن رسمی حفظ شود. اگر دعوت را به‌صورت دیجیتال می‌خواهید، در onlivita یک دعوت‌نامه‌ی انیمیشنی بسازید، پیوند واحد آن را برای همه بفرستید و پاسخ مهمانان را در همان صفحه ببینید.
نمونه‌ی متن برای دعوت از مهمانان بیرونی
برای مهمانان خارج از شرکت، معرفی کوتاه‌تر از برنامه و توضیح مسیر دسترسی لازم است.
مهمان بیرونی معمولاً شرکت را خوب نمی‌شناسد. بنابراین متن باید اعتبار رویداد را نشان دهد و اطلاعات دسترسی را بی‌ابهام بگوید.
«با احترام، شرکت ما برنامه‌ی معرفی محصولات جدید را برگزار می‌کند و از شما دعوت می‌کند به‌عنوان مهمان در آن شرکت کنید. برای ورود، لطفاً کد دعوت پیوست را همراه داشته باشید.»
لحن و واژه‌های مناسب
واژه‌های محترمانه ولی ساده، بهتر از اصطلاحات اداری سنگین است.
«شما» و «ما» را به‌کار ببرید و از جمله‌های بلند و چند بندی پرهیز کنید. عبارت‌هایی مانند «بدینوسیله» یا «معروض می‌دارد» خواننده را خسته می‌کند و پیام را سخت‌تر می‌فهماند.
- به‌جای «تشریف فرما شوید» بنویسید «لطفاً بیایید».
- به‌جای «مراتب را اعلام می‌دارد» بنویسید «اعلام می‌کنیم».
در پایان هر متن، یک جمله‌ی سپاس کوتاه بیاورید، مثلاً «از همراهی شما سپاسگزاریم». این جمله کوتاه است و به متن گرمی می‌دهد، و نشان می‌دهد دعوت از روی احترام نوشته شده است. اما از عبارت‌های پرمبالغه‌ی تشکر که بیشتر شبیه تعارف هستند، بپرهیزید.
از آن‌جا که خوانندگان امروز بیشتر پیام‌ها را سریع می‌خوانند، هر جمله‌ی اضافی باید حذف شود. این قاعده برای متن‌های رسمی هم صادق است. پیش از ارسال هر نسخه، یک بار بلند بخوانید تا اگر جمله‌ای سنگین بود، همان‌جا دیده شود. جمله‌ای که خواندنش بیش از یک نفس طول می‌کشد، معمولاً باید دو جمله شود.
اطلاعات ضروری که نباید جا بماند
نام رویداد، زمان، مکان یا پیوند، مهلت پاسخ و راه تماس، عناصر ثابت هر دعوت رسمی‌اند.
اگر یکی از این عناصر حذف شود، مهمان یا باید دوباره پیام بفرستد یا تصمیم خود را بدون اطلاعات کافی می‌گیرد. برای رویدادهای آنلاین، پیوند ورود باید در متن دیده شود و نیاز به جست‌وجو در ایمیل‌های قبلی نداشته باشد.
برای رویداد آنلاین، یکی از تم‌های آماده را انتخاب کنید و نام، زمان، مکان و پیوند ورود را همان‌جا وارد کنید؛ مهمانان هم می‌توانند از همان صفحه پاسخ دهند.
پیش از ارسال گروهی، متن را با یک گیرنده‌ی آزمایشی امتحان کنید. ببینید آیا جمله‌ها روشن‌اند، زمان و مکان بدون جست‌وجو دیده می‌شوند و پیوند کار می‌کند یا نه. این کار چند دقیقه طول می‌کشد، اما جلوی پیام‌های اصلاحی و سردرگمی همکاران را می‌گیرد. اگر متن برای مهمانان بیرونی است، آن را در ایمیل کاری خود بفرستید تا ظاهر فرستنده هم رسمی بماند.
اگر می‌خواهید ساخت دعوت‌نامه‌ی شرکتی را با طرح همراه انجام دهید، از دعوت‌نامه‌ی آنلاین رویداد سازمانی شروع کنید.
سوالات متداول
آیا متن رسمی باید حتماً طولانی باشد؟
نه. متن کوتاه و کامل بهتر از متن بلند است. هر جمله باید یک کار مشخص انجام دهد، مثلاً زمان را بگوید یا پاسخ را بخواهد.
اگر مهمان پاسخ نداد چه کنم؟
یک یادآوری کوتاه قبل از مهلت بفرستید. در یادآوری دوباره همان اطلاعات اصلی را بیاورید تا لازم نباشد مهمان ایمیل قبلی را پیدا کند.
آیا می‌توان یک متن را برای همه‌ی رویدادها استفاده کرد؟
ساختار را می‌توان ثابت نگه داشت، اما نام، زمان و هدف هر رویداد باید تغییر کند. متن کلی و بی‌نام، اعتبار دعوت را کم می‌کند.