Blog ✦
پیگیری RSVP مشتریان آژانس؛ روشی برای رسیدن به پاسخ قطعی
در عمل یعنی دانستن اینکه هر مهمان آمده، نیامده یا هنوز جواب نداده است. اگر این اطلاعات پراکنده باشد، تعداد نهایی غذا و صندلی دیر مشخص می‌شود و هزینه مراسم بالا می‌رود. در ادامه روشی را توضیح می‌دهیم که تیم آژانس می‌تواند همین هفته آن را اجرا کند.
- پاسخ قطعی با سه وضعیت مشخص، برنامه‌ریزی غذا و صندلی را نسبت به پاسخ‌های مبهم روشن‌تر می‌کند.
- جمع کردن پاسخ‌ها در یک صفحه، احتمال گم شدن پاسخ‌های تلفنی و پیامکی را کم می‌کند.
خلاصه ویدیویی این مقاله
متن ویدیو
پیگیری پاسخ مهمانان یعنی بدانید هر مهمان آمده، نیامده یا هنوز پاسخ نداده است. با این روش، تعداد نهایی غذا و صندلی زودتر روشن می‌شود.
برای هر مهمان فقط سه وضعیت لازم است: آمدن قطعی، نیامدن قطعی و هنوز بی‌پاسخ. پاسخ‌های مبهم مثل «شاید» را دوباره با مهمان روشن کنید.
بدون مهلت مشخص، پیگیری بی‌پایان می‌شود و تیم نمی‌تواند تعداد نهایی را اعلام کند. مهمانان بی‌پاسخ را هم پیش از مهلت با مشتری تعیین تکلیف کنید.
یادآوری کوتاه و به‌موقع، بهتر از چند پیام پشت‌سرهم در یک روز است. فقط به مهمانان بی‌پاسخ پیام بدهید و متن را در دو یا سه جمله نگه دارید.
پاسخ‌های پیامکی، تلفنی و پیام‌رسان را جدا نگه ندارید تا پیگیری سخت نشود. هر پاسخ را بلافاصله ثبت کنید، چون یادداشت‌های کاغذی یا ذهنی بیشترین خطا را ایجاد می‌کنند.
تعداد نهایی را به سالن و غذا بدهید؛ این عدد باید همان باشد که مشتری تأیید کرده است. هر تغییر بعدی باید کتبی ثبت شود.
برای پیگیری پاسخ مهمانان، در onlivita دعوت‌نامه‌تان را آماده کنید و پاسخ‌ها را در همان صفحه ببینید.
فهرست مطالب
پیش از ارسال لینک، فهرست مهمانان را با اطلاعات مراسم هماهنگ کنید تا پیگیری ساده‌تر شود.
وضعیت هر مهمان را دقیق تعریف کنید
برای هر مهمان فقط سه وضعیت لازم است: آمدن قطعی، نیامدن قطعی و هنوز بی‌پاسخ.
بسیاری از آژانس‌ها با پاسخ‌هایی مثل «شاید» یا «احتمالاً» روبه‌رو می‌شوند. این پاسخ‌ها برای برنامه‌ریزی کافی نیستند. بهتر است از مهمان بخواهید یکی از گزینه‌های مشخص را انتخاب کند و تعداد همراهان را هم ثبت کند.
وقتی وضعیت‌ها روشن باشد، گزارش به مشتری هم ساده می‌شود. مشتری می‌داند چه کسانی قطعی‌اند و برای چه کسانی باید پیگیری شود.
- آمدن قطعی، نیامدن قطعی و بی‌پاسخ را جدا ثبت کنید.
- تعداد همراهان را جداگانه بپرسید.
- پاسخ‌های مبهم را دوباره با مهمان روشن کنید.
مهلت پاسخ را از ابتدا مشخص کنید
بدون مهلت مشخص، پیگیری بی‌پایان می‌شود و تیم نمی‌تواند تعداد نهایی را اعلام کند.
مهلت پاسخ باید در خود دعوت‌نامه نوشته شود. مشتری هم باید بداند تعداد نهایی را در چه تاریخی به شما بدهد، چون تعیین سالن و غذا به آن وابسته است.
اگر مهلت گذشت و پاسخی نیامد، آن مهمان را در فهرست بی‌پاسخ قرار دهید و با مشتری تصمیم بگیرید که جایگزین کنید یا فقط شماره تماس او را پیگیری کنید.
این تصمیم را پیش از مهلت با مشتری روشن کنید تا در روز آخر دچار تردید نشوید. وقتی مشتری از قبل بداند مهمانان بی‌پاسخ چه سرنوشتی دارند، فشار کاری تیم کمتر می‌شود و گزارش نهایی روشن‌تر خواهد بود. برای همین، در جلسه اول یک بند کوتاه درباره مهلت و مهمانان بی‌پاسخ در یادداشت بریف بنویسید.
یادآوری‌ها را زمان‌بندی کنید
یادآوری کوتاه و به‌موقع، بهتر از چند پیام پشت‌سرهم در یک روز است.
زمان نخستین یادآوری را طوری تنظیم کنید که مهمان فرصت پاسخ داشته باشد. اگر مهمانی باز هم پاسخ نداد، یک یادآوری آخر نزدیک مهلت کافی است. هر پیام باید دلیل مشخص داشته باشد، مثلاً اعلام مهلت یا تغییر کوچک در برنامه.
پیام‌های تکراری و بلند باعث می‌شود مهمان دعوت را نادیده بگیرد. متن یادآوری را در دو یا سه جمله نگه دارید.
- نخستین یادآوری را پیش از مهلت، همراه با تاریخ دقیق بفرستید.
- یادآوری آخر را نزدیک مهلت ارسال کنید.
- فقط به مهمانان بی‌پاسخ پیام بدهید.
گزارش ساده برای مشتری تهیه کنید
گزارش باید سه عدد اصلی را نشان دهد: قطعی، رد شده و بی‌پاسخ، همراه با تعداد همراهان.
مشتری معمولاً فقط یک خلاصه می‌خواهد، نه فهرست طولانی. گزارش را هر بار که وضعیت تغییر می‌کند به‌روز کنید و در یک پیام کوتاه بفرستید. اگر مشتری جزئیات خواست، فهرست کامل را جداگانه ارائه دهید.
در گزارش، تاریخ گزارش و زمان مهلت باقی‌مانده را هم بنویسید تا مشتری بداند تصمیم‌ها باید چه زمانی گرفته شود.
- قطعی، رد شده و بی‌پاسخ را با عدد کنار هم، در ابتدای پیام بیاورید.
- تاریخ گزارش را زیر عنوان پیام بنویسید تا مشتری بداند عددها مال کدام روز است.
- مهلت باقی‌مانده را روشن بنویسید.
پاسخ‌ها را در یک صفحه جمع کنید
جمع کردن پاسخ‌ها در یک صفحه، جلوی گم شدن پیام‌ها در گفت‌وگوهای مختلف را می‌گیرد.
اگر پاسخ‌ها از پیامک، تماس تلفنی و پیام‌رسان جدا جمع شوند، کار تیم بیشتر می‌شود و پیگیری هر پاسخ سخت‌تر خواهد بود. بهتر است همه پاسخ‌ها را به یک صفحه واحد بکشانید و تیم فقط همان صفحه را بررسی کند.
هر پاسخ تلفنی را بلافاصله در صفحه ثبت کنید. یادداشت‌های کاغذی یا ذهنی بیشترین خطا را ایجاد می‌کنند.
اگر پیامی به شکل عکس یا تصویر فرستاده شد، آن را هم در همان ردیف مهمان ثبت کنید. تیمی که عکس پیام‌ها را فقط در گوشی خودش نگه می‌دارد، بعد از چند روز نمی‌تواند بگوید کدام مهمان چه گفته است. ثبت سریع، این مشکل را از بین می‌برد.
تعداد نهایی را به موقع قفل کنید
پس از پایان مهلت، تعداد نهایی را به مشتری و تأمین‌کنندگان اعلام کنید تا برنامه قفل شود.
بعد از پایان مهلت، فهرست قطعی را یک بار دیگر با مشتری مرور کنید. اگر تغییری بعد از آن لازم شد، باید به‌صورت کتبی ثبت شود و هزینه یا زمان اضافه آن از پیش روشن باشد.
تعداد نهایی را به سالن، غذا و سایر تأمین‌کنندگان بدهید. این عدد باید همان عددی باشد که مشتری تأیید کرده است.
برای پیگیری RSVP، لینک دعوت را در onlivita بسازید تا پاسخ‌ها در همان صفحه جمع شوند.
سوالات متداول
اگر مهمانی بدون پاسخ قطعی، روز مراسم بیاید چه کنم؟
برای چنین مهمانی یک صندلی موقت کنار بگذارید و تعداد را جداگانه ثبت کنید. بهتر است این موضوع را از قبل با مشتری هماهنگ کنید.
آیا پیگیری RSVP فقط با پیامک ممکن است؟
نه. می‌توانید از پیامک، تماس و پیام‌رسان استفاده کنید، اما همه پاسخ‌ها را در یک صفحه ثبت کنید تا فهرست یکدست بماند.
چند بار باید مهمان را یادآوری کنم؟
معمولاً یک یادآوری زودهنگام و یک یادآوری نزدیک مهلت کافی است. بیشتر از آن ممکن است باعث آزار مهمان شود.