Undangan Makan Bersama via WA: Kirim Satu Tautan, Tamu Bisa Langsung Membukanya

Undangan makan bersama via WA adalah cara mengajak keluarga, teman, atau tetangga makan bersama lewat satu pesan berisi tautan undangan. Cara ini cepat, tidak perlu cetak kartu, dan tamu bisa membuka undangan langsung dari ponsel mereka sendiri.

• Satu tautan undangan bisa dibagikan ke banyak tamu lewat WhatsApp.
• Fitur RSVP membantu Anda melihat siapa yang sudah konfirmasi hadir.
• Peta lokasi tersemat di dalam undangan sehingga tamu tidak perlu mencari alamat.

Tersedia banyak pilihan tema untuk menyesuaikan suasana acara Anda, dari yang sederhana sampai yang meriah.

Mengapa Banyak Orang Memilih Undangan lewat WA

Undangan lewat WA dipilih karena pesan masuk sebagai notifikasi di ponsel, jadi lebih cepat terlihat.

Notifikasi WhatsApp masuk langsung ke layar ponsel, sehingga pesan undangan biasanya cepat terbaca. Karena itu, pesan undangan mudah dicari lagi di riwayat chat saat Anda perlu memeriksa tanggal acara. Anda tidak perlu mencari alamat rumah satu per satu, cukup pilih nama di daftar kontak.

Undangan digital juga lebih hemat waktu. Anda menulis satu kali, lalu tautannya dikirim ke grup keluarga atau daftar teman. Jika ada perubahan jam makan, kirim pesan WhatsApp baru yang berisi jam terbaru, lalu tandai bahwa informasi tersebut menggantikan yang sebelumnya.

Bagi keluarga yang tinggal berjauhan, pesan di WA juga terasa lebih personal. Anda bisa menambahkan foto makanan favorit atau kalimat tentang alasan mengundang, sehingga tamu merasa diundang dengan tulus.

Isi Undangan yang Perlu Anda Tulis

Undangan yang baik memuat hari, jam, tempat, dan cara menghubungi tuan rumah.

Tamu yang menerima undangan biasanya ingin tahu kapan acaranya dan di mana tempatnya, lalu sering bertanya apakah perlu membawa sesuatu. Tulis semuanya di awal supaya tidak ada pesan lanjutan yang berulang.

• Hari dan jam mulai, lengkap dengan perkiraan selesai.
• Nama tempat dan tautan peta, agar tamu tidak tersesat.
• Jenis acara, misalnya makan siang atau makan malam keluarga.
• Nomor kontak tuan rumah untuk pertanyaan mendadak.

Anda juga bisa menambahkan catatan pakaian atau ajakan membawa pasangan. Kalimat sederhana sudah cukup, asal jelas dan ramah.

Jika acara bersifat santai, cukup tulis suasananya, misalnya makan bersama tanpa dress code, agar tamu tidak merasa ragu.

Langkah Mengirim Undangan lewat WhatsApp

Anda membuat undangan, menyalin tautannya, lalu mengirimkannya ke kontak atau grup.

Anda bisa membuat undangan digital di onlivita, lalu salin tautannya untuk dikirim lewat WA. Pilih tema, isi data acara, lalu salin tautan yang sudah jadi.

1. Buka halaman pembuatan dan isi nama tuan rumah serta judul acara.
2. Masukkan tanggal, jam, dan alamat lengkap.
3. Pilih musik latar yang sesuai dengan suasana acara.
4. Salin tautan, lalu tempelkan di chat pribadi atau grup WhatsApp.

Kirim pesan pembuka singkat sebelum tautan, misalnya kalimat ajakan yang hangat. Misalnya, tulis nama tamu di baris pertama: 'Mbak Sari, kami mengundang Mbak sekeluarga makan siang di rumah Sabtu ini.' Nama di awal membuat pesan terasa tidak massal.

Memantau Siapa yang Sudah Membalas

Fitur RSVP menampilkan daftar tamu yang sudah menyatakan hadir atau tidak hadir.

Setelah tautan terkirim, Anda tidak perlu menghitung balasan satu per satu di chat. Fitur RSVP mencatat jawaban tamu di satu tempat, sehingga jumlah kursi dan porsi makanan lebih mudah diatur.

• Lihat jumlah tamu yang sudah konfirmasi.
• Periksa tamu yang belum membalas.
• Kirim pengingat singkat kepada mereka yang belum menjawab.

Pengingat bisa dikirim sehari sebelum acara. Nada yang hangat biasanya lebih diterima daripada desakan.

Jika Anda mengundang tamu dari luar kota, sertakan juga perkiraan waktu tempuh dari pusat kota. Informasi kecil seperti ini membantu mereka menyusun rencana perjalanan tanpa harus bertanya lagi.

Tips agar Tamu Tidak Lupa dan Tiba Tepat Waktu

Kirim undangan beberapa minggu sebelumnya dan tambahkan hitung mundur di halaman undangan.

Undangan yang dikirim terlalu mepet sering membuat tamu sudah punya rencana lain. Beri waktu yang cukup agar mereka bisa mengatur jadwal.

Halaman undangan dilengkapi hitung mundur, sehingga tamu bisa melihat sisa waktu menuju acara. Ini membantu mereka mengingat tanggalnya tanpa harus menyimpan catatan.

Tema undangan bisa disesuaikan dengan suasana acara, dari makan siang santai hingga jamuan keluarga yang lebih formal, dan musik latar juga bisa dipilih sendiri.

Kesalahan Umum saat Mengundang Lewat WA

Tautan yang dikirim tanpa jam dan lokasi memaksa tamu membuka dulu hanya untuk tahu kapan acaranya.

Banyak undangan hanya berisi tautan tanpa keterangan apa pun. Tamu harus membuka dulu untuk tahu hari apa acaranya, dan sebagian memilih tidak membuka sama sekali.

Kesalahan lain adalah mengirim ke grup besar tanpa menyapa nama. Sebaiknya sapa setiap tamu secara pribadi, meski hanya dengan satu kalimat singkat di awal pesan.

Terakhir, periksa tautan sebelum dikirim. Buka sendiri di ponsel, lalu pastikan musik dan peta berjalan dengan baik.

Bila tamu lansia ikut diundang, sebaiknya gunakan kalimat yang sopan dan tidak terlalu panjang, supaya mudah dibaca di layar kecil.

Setelah acara selesai, kirim pesan terima kasih dengan foto kenangan. Kebiasaan ini membuat tamu merasa dihargai dan biasanya mereka lebih senang datang pada undangan berikutnya.

Untuk membuat undangan yang rapi, Anda bisa mulai dari undangan digital onlivita.