Jak przygotować zaproszenia na event firmowy: krok po kroku

Zaproszenia na event firmowy to pierwsza wiadomość, jaką goście i pracownicy dostają przed wydarzeniem. Jeśli zastanawiasz się, jak przygotować zaproszenia na event firmowy, zacznij od jasnego celu i listy odbiorców. Poniżej pokazujemy kolejne kroki, od terminu po przypomnienia.

• Jeden link z potwierdzeniem obecności ułatwia zbieranie odpowiedzi od gości.
• Pierwsze zaproszenie na onlivita jest bezpłatne, więc można je wypróbować przed większym eventem.

Gotowe motywy i szablony znajdziesz w katalogu motywów, który pomoże dobrać styl do charakteru firmy.

Najpierw ustal cel i listę odbiorców

Cel eventu i lista gości decydują o tonie, długości i sposobie wysyłki zaproszenia.

Zanim napiszesz choćby jedno zdanie, odpowiedz sobie na proste pytanie: po co zbieracie ludzi? Inaczej zaprosicie zespół na szkolenie, a inaczej klientów na prezentację nowej oferty. Od tego zależy wszystko, od słownictwa po rodzaj grafiki.

Lista odbiorców też wymaga uwagi. Rozdziel pracowników, partnerów i gości zewnętrznych, bo każda grupa potrzebuje innej informacji.

• pracownicy działów, którzy muszą zaplanować swój dzień,
• goście zewnętrzni, którzy potrzebują adresu i kontaktu,
• zarząd i osoby z przemówieniami, dla których warto ustalić osobną godzinę.

Zastanów się też, kto będzie odpowiadał na pytania gości. Jedna osoba z zespołu organizacyjnego, z podanym adresem e-mail albo numerem telefonu, oszczędzi wielu wiadomości. Goście chętnie pytają, czy mogą przyjechać z osobą towarzyszącą albo czy parking jest bezpłatny.

Termin, miejsce i program w jednym miejscu

Zaproszenie musi zawierać datę, godzinę, adres i krótki zarys programu.

Goście najczęściej wracają do zaproszenia, żeby sprawdzić godzinę albo adres. Dlatego wszystkie najważniejsze dane umieść w jednym miejscu, a nie rozrzucaj ich po kilku mailach.

Program nie musi być szczegółowy. Wystarczy kilka punktów, na przykład powitanie, prezentacja i część towarzyska. Dzięki temu ktoś, kto ma ograniczony czas, od razu wie, kiedy warto się pojawić.

Pamiętaj też o czasie dojazdu. Jeśli część zespołu pracuje w innym mieście, podaj orientacyjny czas przejazdu lub informację o transporcie. Ludzie chętniej przyjeżdżają, gdy wiedzą, czego się spodziewać i jak wrócić do domu.

Wybierz formę i ton wiadomości

Forma powinna pasować do kultury firmy, a ton do charakteru wydarzenia.

Inaczej brzmi zaproszenie na uroczystą galę, a inaczej na luźne spotkanie zespołu. Spójrz, jak wasza firma komunikuje się na co dzień, i trzymaj się tego stylu.

Przy wyborze formy pomaga krótka lista pytań:

• czy wydarzenie ma charakter formalny,
• czy goście będą z różnych krajów,
• czy chcecie zebrać odpowiedzi od razu.

Jeśli chcesz wysłać animowane zaproszenie cyfrowe, łatwo przygotować je na podstawie gotowych wzorów. Wiadomość zachowuje wtedy spójny wygląd na telefonie i komputerze.

Język zaproszenia też ma znaczenie. Unikaj długich zdań z wieloma podrzędnymi, bo czytelnik na telefonie przewija szybko. Krótkie akapity i wyraźne nagłówki sprawią, że najważniejsza informacja nie zginie.

Jak zbierać potwierdzenia udziału

Najprostszym sposobem jest prośba o potwierdzenie obecności przez jeden link z terminem odpowiedzi.

Wysyłanie kilku maili z pytaniem „czy przyjdziesz” szybko robi bałagan. Lepiej dać gościom jeden link, pod którym potwierdzą udział i zaznaczą ewentualne ograniczenia, na przykład dietę.

Ustal termin odpowiedzi i zapisz go w zaproszeniu. Bez tej daty listę gości będziesz domykać na ostatnią chwilę, a catering i miejsca zostaną źle policzone.

Dobrym pomysłem jest też podanie tego, czy wydarzenie wymaga stroju służbowego, czy strojów zupełnie swobodnych. Taka drobna informacja zdejmuje z gości niepotrzebny stres i zwykle przyspiesza decyzję.

Przypomnienia i ostatnie szlify

Krótkie przypomnienie kilka dni przed eventem pomaga gościom sprawdzić termin i dojazd, zanim zaproszenie zginie w skrzynce.

Nawet najlepsze zaproszenie bywa przeoczone w natłoku pracy. Dlatego zaplanuj przypomnienie z konkretną informacją, a nie ogólnym hasłem.

1. wyślij przypomnienie z datą i godziną,
2. dołącz mapę dojazdu lub link do lokalizacji,
3. w dniu wydarzenia przypomnij o programie.

Warto też przygotować krótką wiadomość dla osób, które nie odpowiedziały. Ton powinien być życzliwy, bez wyrzutów. Czasem wystarczy jedno zdanie: chcemy wiedzieć, czy będziemy mogli policzyć Cię w cateringu.

Na koniec sprawdź, czy wszystkie linki działają i czy muzyka oraz motyw są ustawione zgodnie z planem. Gotowe motywy i szablony znajdziesz w katalogu motywów, który pomoże dobrać styl do charakteru firmy.

Najczęstsze błędy przy zaproszeniach firmowych

Najczęściej psują zaproszenie brak daty odpowiedzi, zbyt długi tekst i brak informacji o miejscu.

Nawet dobrze zaplanowany event może zacząć się źle, jeśli zaproszenie jest niejasne. Zespoły często popełniają te same błędy, dlatego warto je znać z góry.

• wysyłanie zaproszenia w ostatnim tygodniu przed wydarzeniem,
• brak adresu albo linku do mapy,
• zbyt długi opis, którego nikt nie czyta do końca,
• brak kontaktu do osoby odpowiedzialnej za organizację.

Unikanie tych potknięć nie wymaga dużo pracy. Wystarczy przejrzeć wiadomość oczami gościa i zapytać siebie, czy wiem, co mam zrobić dalej. Jeśli odpowiedź brzmi tak, zaproszenie jest gotowe.

Jeśli chcesz wysłać animowane zaproszenie cyfrowe, łatwo przygotować je na podstawie gotowych wzorów.