Kiedy wysłać zaproszenie na wigilię firmową i jak nie zgubić gości

Wigilia firmowa to coroczne spotkanie zespołu przed świętami, a termin wysyłki zaproszenia zależy przede wszystkim od kalendarza gości. Zbyt wczesne zaproszenie łatwo zapomnieć, a zbyt późne koliduje z innymi planami. Poniżej pokażemy praktyczny harmonogram, który sprawdzi się w małych i dużych firmach.

• Zaproszenie z jednym linkiem ułatwia potwierdzanie obecności.
• Krótkie przypomnienie tydzień przed spotkaniem jest zwykle dobrze przyjmowane.

Przed wyborem warto przejrzeć motywy i szablony, bo część z nich ma gotowe pole na mapę.

Co się dzieje, gdy termin wysyłki jest źle dobrany

Zaproszenie wysłane za wcześnie ginie w skrzynce, a wysłane za późno zostaje odłożone na ostatnią chwilę.

W grudniu wiele zespołów domyka projekty i rozliczenia, a skrzynka pęka od spraw pilnych. Jeśli dostaną zaproszenie miesiąc przed terminem, odłożą je na później i zapomną. Jeśli dostaną je trzy dni przed, mogą mieć już umówione spotkania rodzinne albo wyjazd.

Warto więc znaleźć środek. Wysyłka powinna trafić w moment, gdy ludzie wiedzą, że wieczór jest wolny, ale jeszcze nie zajęli go innymi sprawami.

Dobrze też wziąć pod uwagę kalendarz całej firmy. Jeśli w grudniu odbywają się szkolenia, przeglądy albo zamknięcie kwartału, wigilia powinna wypaść poza nimi. Wtedy zaproszenie nie konkuruje z pracą, tylko staje się miłą odmianą.

Ile tygodni przed spotkaniem wysłać zaproszenie

Przy typowym harmonogramie wysyłka dwa do trzech tygodni przed spotkaniem daje czas na potwierdzenie.

To wygodny przedział, bo daje czas na potwierdzenie i na ewentualne pytania. Przy mniejszych zespołach można pisać nieco bliżej terminu, a przy większych warto wyprzedzić o dodatkowy tydzień.

• mały zespół, do kilkunastu osób: około dwóch tygodni przed,
• średnia firma z kilkoma działami: około dwóch i pół tygodnia przed,
• duża organizacja z oddziałami: trzy tygodnie przed, z jednym przypomnieniem.

Przy wysyłce warto podać termin potwierdzenia. Jeśli odpowiedzi mają wpłynąć do konkretnego dnia, ludzie łatwiej podejmują decyzję i nie odkładają jej bez końca.

Jeśli zespół pracuje na zmiany, zaproszenie warto wysłać tak, by dotarło do wszystkich grup. Osoby z nocnej zmiany często czytają wiadomości dopiero po przebudzeniu, więc krótki wpis w komunikatorze firmowym może pomóc.

Wtorek, środa czy piątek: który dzień wybrać

Wtorek i środa zwykle działają najlepiej, bo wiadomość nie ginie w poniedziałkowym natłoku.

Poniedziałkowe maile giną wśród spraw na start tygodnia. Piątkowe często czytane są w pośpiechu, a w weekend ludzie zaglądają do skrzynki rzadziej. Wtorek rano albo środa po południu daje najlepszą szansę, że zaproszenie zostanie przeczytane spokojnie.

Godzina też ma znaczenie. Rano, przed pierwszą kawą, ludzie przeglądają skrzynkę pobieżnie. Przed obiadem albo tuż po nim uwaga jest zwykle większa, więc warto celować właśnie w tę porę.

Warto też sprawdzić, czy w dniu wysyłki nie ma w firmie dużego wydarzenia, na przykład szkolenia albo rozliczeń. Wtedy zaproszenie łatwo ginie między innymi wiadomościami. Jeśli to możliwe, zapytajcie kilka osób z różnych działów, kiedy najczęściej otwierają pocztę. Ich odpowiedź często jest lepszą wskazówką niż ogólne zasady.

Co musi znaleźć się w zaproszeniu

Data, godzina, miejsce i prośba o potwierdzenie to elementy, bez których zaproszenie jest niepełne.

Wiele zaproszeń pomija przynajmniej jeden z nich, a potem goście pytają o szczegóły w wiadomościach. Pracownik musi wiedzieć, kiedy i dokąd przyjść, a organizator musi wiedzieć, ilu gości liczyć.

• dokładna data i godzina rozpoczęcia,
• adres lub nazwa lokalu z mapą,
• informacja o stroju, jeśli jest potrzebna,
• termin potwierdzenia obecności,
• kontakt do osoby organizującej.

Dobrze działa także krótki, ciepły wstęp. Kilka zdań o tym, dlaczego zespół chce się spotkać, sprawia, że zaproszenie brzmi jak wiadomość od ludzi, a nie od działu administracji.

Jak przypomnieć, nie denerwując zespołu

Jedno krótkie przypomnienie tydzień przed spotkaniem zwykle wystarcza.

Więcej niż jedno przypomnienie zaczyna irytować. Najlepiej napisać przyjaźnie, bez wyrzutów, i dołączyć link do zaproszenia. Osobom, które jeszcze nie odpowiedziały, można zaproponować krótką rozmowę zamiast kolejnego maila.

Warto też pamiętać o osobach, które nie mogą przyjść. Krótkie podziękowanie za odpowiedź buduje dobry klimat przed wydarzeniem.

Jeśli spotkanie ma charakter rodzinny, z dziećmi albo partnerami, napiszcie o tym od razu. Pracownicy wtedy szybciej planują wieczór i nie czują, że muszą pytać o szczegóły.

Cyfrowe zaproszenie czy papierowe

Cyfrowe zaproszenie jest szybsze w wysyłce i łatwiejsze do potwierdzenia, a papierowe lepiej pasuje do małych zespołów.

Zespoły rozproszone, zdalni pracownicy i oddziały w innych miastach zwykle lepiej reagują na wiadomość w telefonie. Wtedy zaproszenie może zawierać mapę, odliczanie i jeden link do potwierdzenia. Papier ma swój urok w kameralnych firmach, gdzie wszyscy siedzą przy jednym stole.

Jeśli chcecie wysłać animowane zaproszenie z odliczaniem i mapą, przygotujcie je jako cyfrowe zaproszenie na wigilię w onlivita. Przed wyborem warto przejrzeć motywy i szablony, bo część z nich ma gotowe pole na mapę.

Niezależnie od formy, zaproszenie powinno brzmieć po ludzku. Krótkie zdania, konkretne informacje i jedno miejsce, w którym wszystko jest zebrane, w zupełności wystarczą.

Jeśli chcecie wysłać animowane zaproszenie z odliczaniem i mapą, przygotujcie je jako cyfrowe zaproszenie na wigilię w onlivita.