Oficjalne zaproszenie na wydarzenie firmowe: jak je przygotować zgodnie z protokołem

Oficjalne zaproszenie na wydarzenie firmowe to formalna wiadomość, w której firma zaprasza gości na spotkanie o określonym celu, terminie i miejscu. Od tego, jak je przygotujecie, zależy pierwsze wrażenie, zanim ktokolwiek wejdzie na salę. Dobrze napisane zaproszenie pokazuje szacunek dla adresatów i porządek w organizacji. Poniżej pokazujemy, jak zbudować je krok po kroku, zachowując zasady protokołu.

• Oficjalne zaproszenie powinno zawierać datę, godzinę, miejsce i termin odpowiedzi.
• Gość, który zna dress code z wyprzedzeniem, rzadziej wybiera strój niewłaściwy dla wydarzenia.
• Potwierdzenia udziału zebrane w jednym miejscu upraszczają planowanie cateringu i miejsc.

Czym zaproszenie oficjalne różni się od zwykłej wiadomości

Zaproszenie oficjalne ma stały układ, jasno wskazuje gospodarza i zawiera informacje, których nie da się pominąć.

Zwykła wiadomość mówi: „przyjdźcie w czwartek”. Oficjalne zaproszenie mówi, kto zaprasza, w czyim imieniu, na jaki cel i do kiedy trzeba odpowiedzieć. Różnica jest niewielka na papierze, ale dla gościa oznacza, że sprawa jest poważna i przemyślana.

Najczęściej zaproszenie oficjalne wysyła się do klientów, partnerów, członków zarządu, a także pracowników z innych oddziałów. Dla członków zarządu forma ma większe znaczenie niż dla pozostałych adresatów.

Oficjalne zaproszenie bywa też dokumentem, do którego wraca się po wydarzeniu, na przykład przy rozliczaniu kosztów reprezentacji. Dlatego warto zachować je w archiwum firmy.

Jakie elementy musi zawierać oficjalne zaproszenie

Zaproszenie musi podać gospodarza, cel, termin, miejsce, dress code i sposób potwierdzenia udziału.

Przed wysłaniem sprawdźcie, czy w treści znajdują się wszystkie kluczowe informacje. Brak jednego z nich zwykle kończy się pytaniami, które dało się uniknąć.

• nazwa firmy lub organizatora oraz osoba zapraszająca
• nazwa wydarzenia i jego krótki cel
• data, godzina rozpoczęcia i przewidywany czas trwania
• dokładny adres, a przy większym obiekcie wskazówka dojazdu
• termin odpowiedzi i dane kontaktowe do potwierdzenia

Jeśli obowiązuje określony strój, podajcie go wprost, na przykład „strój biznesowy”. Gość nie powinien zgadywać.

Warto też podać numer telefonu osoby kontaktowej na wypadek pytań o parking lub wejście do budynku. Taka informacja oszczędza czasu i gościom, i recepcji.

Kogo zaprosić i w jakiej kolejności

Najpierw zapraszamy osoby o najwyższej randze, potem resztę gości, a zaproszenia wysyłamy z wyprzedzeniem.

Protokół firmowy jest prosty: im wyższa pozycja gościa, tym wcześniej powinien dostać zaproszenie i tym staranniej należy je przygotować. Dotyczy to zarządu, dużych klientów oraz przedstawicieli instytucji.

Pamiętajcie, by lista gości była spójna z treścią zaproszenia. Jeśli ktoś dostanie wiadomość, a później okaże się, że nie figuruje na liście wejściowej, zrobi się niezręcznie. Warto sprawdzić to dwa razy przed wysyłką.

Gdy wydarzenie łączy kilka działów, dobrze jest wyznaczyć jedną osobę koordynującą listę gości. Dzięki temu nie powstaną dwie różne listy i nikt nie dostanie zaproszenia dwa razy.

Ton i forma: jak pisać, żeby brzmiało profesjonalnie

Pisz rzeczowo, uprzejmie i bez zbędnych przymiotników, a zwrot do gościa dobieraj do relacji.

Zaproszenie nie musi być suche, ale nie powinno być przesadnie entuzjastyczne. Wystarczy spokojny ton, pełne zwroty grzecznościowe i jasna struktura. Krótkie zdania łatwiej czytać na telefonie, dłuższe dobrze wyglądają w wersji drukowanej.

Zanim wyślecie tekst, przeczytajcie go na głos. Jeśli coś brzmi sztucznie albo zbyt pompatycznie, uprościcie to od razu. Dobry tekst zwykle jest najkrótszy z możliwych.

Warto też zadbać o spójność z marką. Logo, kolory i sposób podpisu powinny być takie same jak w korespondencji służbowej. Podpis osoby zapraszającej z imieniem, nazwiskiem i stanowiskiem dodaje wiarygodności.

Wysyłka online: link, odpowiedzi i przypomnienia

Cyfrowe zaproszenie wysyłacie jednym linkiem, a odpowiedzi zbieracie w jednym miejscu.

Wiele firm wysyła zaproszenia w formie cyfrowej, bo jeden link łatwiej rozesłać i zebrać odpowiedzi. Gość otrzymuje jeden link, otwiera go na telefonie lub komputerze i od razu widzi wszystkie informacje. Na onlivita przygotujecie animowane zaproszenie dla wydarzenia firmowego i śledzicie potwierdzenia udziału w jednym miejscu.

• jeden link dla każdego gościa, bez załączników
• potwierdzenie udziału, czyli RSVP, z przejrzystym zestawieniem
• odliczanie do wydarzenia oraz mapa z lokalizacją
• wybór muzyki i motywu dopasowanego do charakteru firmy

Pierwsze zaproszenie w onlivita jest bezpłatne, a założenie konta nie wymaga opłat.

Najczęstsze błędy przy oficjalnym zaproszeniu

Najczęściej psuje je brak terminu odpowiedzi, błędna pisownia nazwiska i zbyt późna wysyłka.

Błędy są drobne, ale potrafią zepsuć odbiór całego wydarzenia. Warto je wyłapać przed wysyłką.

• brak terminu odpowiedzi, przez co nikt nie wie, kiedy potwierdzić udział
• źle zapisane imię, nazwisko lub tytuł gościa
• zaproszenie wysłane na kilka dni przed wydarzeniem
• sprzeczne informacje o godzinie w różnych miejscach

Po wysyłce przypomnijcie się krótką wiadomością. Nie musi być długa, wystarczy termin i link.

Dobrym zwyczajem jest też krótka wiadomość po wydarzeniu. Podziękujcie za obecność i dodajcie zdjęcie lub podsumowanie. Gość, który poczuje się zauważony, chętniej przyjmie zaproszenie na kolejną okazję.

Jeśli chcesz wysłać takie zaproszenie w formie cyfrowej, możesz przygotować animowane zaproszenie dla wydarzenia firmowego w onlivita.