Zaproszenie na konferencję i sposób rejestracji uczestników

Zaproszenie na konferencję to wiadomość, która informuje gości o terminie, miejscu i programie wydarzenia oraz wyjaśnia, jak się zarejestrować. Dobrze napisane zaproszenie odpowiada od razu na najważniejsze pytanie: co zrobić, żeby wziąć udział.

• Jeden link do rejestracji upraszcza zgłoszenia gości i porządkuje listę.
• Potwierdzenia udziału pomagają zaplanować catering, identyfikatory i miejsca.
• Przypomnienie wysłane przed startem pomaga gościom, którzy zapomnieli o wydarzeniu, wrócić do zgłoszenia.

Jeśli chcesz zacząć od gotowego układu, przejrzyj szablony motywów i wybierz ten, który pasuje do wydarzenia.

Co musi znaleźć się w zaproszeniu

Zaproszenie powinno podać datę, miejsce, program oraz wyraźny sposób rejestracji.

Zacznij od podstaw. Goście chcą wiedzieć, kiedy i gdzie odbędzie się konferencja, zanim zdecydują, czy przyjdą. Jeśli wiadomość jest długa, najważniejsze informacje umieść na początku.

• data i godzina rozpoczęcia oraz zakończenia
• adres miejsca lub link do wydarzenia online
• krótki program z nazwiskami prelegentów
• termin zgłoszenia i dane kontaktowe

Dopiero potem opisz rejestrację. Jeden przycisk z wyraźnym napisem, na przykład „Zapisz się”, jest czytelniejszy niż kilka akapitów wyjaśnień o tym, jak się zgłosić.

Pamiętaj też o tonie. Zaproszenie pisane z szacunkiem, bez nadmiaru wykrzykników, buduje zaufanie. Jeśli gość ma pytania, daj mu jeden adres kontaktowy, nie pięć.

Osobno pomyśl o tym, kto dostanie zaproszenie. Lista gości nie zawsze pokrywa się z listą osób, które mogą przyjść. Dobrze jest napisać, czy zaproszenie dotyczy całej rodziny, partnera albo tylko jednej osoby. Gość nie będzie zgadywał, czy może przyprowadzić kogoś ze sobą.

Jak wygląda rejestracja krok po kroku

Rejestracja przebiega w kilku prostych krokach: otwarcie linku, wybór opcji i potwierdzenie.

1. Gość otwiera link z zaproszenia.
2. Wybiera, czy przyjdzie osobiście, czy online.
3. Podaje imię, nazwisko i ewentualne uwagi, na przykład o diecie.
4. Dostaje potwierdzenie na ekranie i w wiadomości.

Każdy dodatkowy krok zmniejsza liczbę osób, które dokończą zgłoszenie. Dlatego pytajcie tylko o to, czego naprawdę potrzebujecie.

Przetestuj cały proces sam. Otwórz link na telefonie, przejdź przez formularz i sprawdź, czy potwierdzenie rzeczywiście przychodzi. Lepiej wykryć błąd przed wysyłką niż po niej.

Jeden link zamiast kilku formularzy

Jeden wspólny link upraszcza zgłoszenia, bo goście nie szukają właściwej strony.

Wiele zespołów wysyła osobne maile, arkusze i wiadomości na komunikatorach. Potem nikt nie wie, kto już się zapisał. Wspólny link prowadzi do jednej strony z zaproszeniem i formularzem, więc wszystkie zgłoszenia trafiają w jedno miejsce.

Możesz przygotować animowane zaproszenie cyfrowe w onlivita i wysłać je jednym linkiem w mailu, w mediach społecznościowych i na stronie wydarzenia. Gość klika w ten sam adres niezależnie od tego, skąd trafił.

Dobrze też podać jedną osobę kontaktową. Gość, który utknął przy formularzu, chce zapytać kogoś konkretnego, a nie szukać adresu po całej stronie.

Śledzenie potwierdzeń udziału

Śledzenie potwierdzeń pokazuje, ilu gości przyjdzie, i pozwala planować catering oraz miejsca.

Potwierdzenia udziału, czyli RSVP, to podstawa dobrej organizacji. Bez nich trudno zamówić jedzenie, przygotować identyfikatory albo ustalić liczbę krzeseł. Czytaj listę zgłoszeń codziennie, zwłaszcza w ostatnim tygodniu przed wydarzeniem.

Jeśli ktoś nie odpowiedział, wyślij mu krótkie przypomnienie. Osoby, które się nie zgłosiły, często nie zrobiły tego celowo. Po prostu zapomniały.

Przy większej liczbie gości warto podzielić listę na grupy: prelegentów, uczestników i osoby z zaproszeniem specjalnym. Każda grupa może dostać inne przypomnienie.

Gdy potwierdzeń jest mało, nie panikuj. Część gości odpowiada dopiero w ostatniej chwili, zwłaszcza jeśli ma wątpliwości co do dojazdu lub kosztów. Zamiast dzwonić do każdego, wyślij jedną wiadomość z pytaniem, czy wydarzenie nadal jest w planach gościa.

Odliczanie i przypomnienia przed startem

Przypomnienia wysłane w odpowiednim momencie zwiększają liczbę osób, które faktycznie przychodzą.

• tydzień przed wydarzeniem: program i miejsce
• dzień przed: godzina startu i dojazd
• kilka godzin przed: krótkie przypomnienie z linkiem

Nie wysyłaj wszystkiego naraz. Zbyt częste wiadomości męczą, a te ostatnie bywają ignorowane. Krótkie przypomnienia, każde z jednym konkretnym celem, na przykład potwierdzeniem godziny, są zwykle wystarczające.

Odliczanie na stronie zaproszenia też działa dobrze. Gość widzi, ile czasu zostało, i łatwiej mu zaplanować dzień. Mapa z dojazdem na stronie zaproszenia oszczędza gościom szukania adresu w ostatniej chwili, a muzyka w tle jest tylko dodatkiem, nie warunkiem zrozumienia zaproszenia.

Najczęstsze błędy przy rejestracji

Najczęściej gości zniechęca za długi formularz, brak terminu zgłoszenia i niejasny adres.

• formularz z wieloma polami, których nikt nie potrzebuje
• brak terminu, do kiedy trzeba się zgłosić
• link prowadzący do strony bez czytelnego przycisku
• brak informacji o tym, czy wstęp jest płatny

Unikaj też ogólnych sformułowań typu „szczegóły wkrótce”. Goście wolą konkretną informację, nawet jeśli jest krótka. Po przygotowaniu zaproszenia sprawdź jego wygląd na telefonie, bo tam większość ludzi je otworzy.

Na koniec sprawdź, czy wszystkie linki działają po wysłaniu. Zdarza się, że adres został skopiowany z błędem albo link przestał działać po zmianie ustawień. Jedno kliknięcie przed wysyłką oszczędza gościom frustracji.

Możesz przygotować animowane zaproszenie cyfrowe w onlivita i wysłać je jednym linkiem.