Zaproszenie na konferencję – wzór do skopiowania i dostosowania

Zaproszenie na konferencję to krótki tekst, który mówi gościom, kto organizuje wydarzenie, kiedy i gdzie się odbywa oraz dlaczego warto przyjść. Dobry wzór zawiera wszystkie te informacje w kilku zdaniach, bez zbędnego lania wody. Poniżej pokazujemy, jak go ułożyć i jak wysłać, żeby goście potwierdzili udział bez dopytywania.

• Zaproszenie na konferencję powinno zawierać datę, godzinę i adres miejsca wydarzenia.
• Animowane zaproszenie cyfrowe można wysłać jednym linkiem przez komunikator lub e-mail.
• Panel RSVP pozwala organizatorowi zobaczyć, kto potwierdził udział w konferencji.

W onlivita znajdziesz gotowe motywy do wydarzeń biznesowych i naukowych, które możesz dopasować do własnej konferencji.

Co musi znaleźć się w zaproszeniu

Zaproszenie na konferencję musi zawierać nazwę wydarzenia, datę, godzinę, miejsce oraz sposób potwierdzenia udziału.

Zanim zaczniecie pisać, zróbcie krótką listę informacji, bez których goście nie będą wiedzieli, czy mogą przyjść. Brak choćby jednej z nich oznacza kolejne telefony i maile z pytaniami, a tego chcecie uniknąć.

• Pełna nazwa konferencji i krótki opis tematu.
• Data i godzina rozpoczęcia oraz przybliżony czas trwania.
• Adres miejsca, a przy większych salach informacja o wejściu.
• Termin, do którego trzeba potwierdzić udział.

Jeśli wydarzenie wymaga rejestracji, dopiszcie to wyraźnie w osobnym zdaniu. Zwróćcie też uwagę na strefę czasową, jeśli zapraszacie gości z zagranicy. Podanie godziny w formacie lokalnym oszczędza nieporozumień i pozwala uniknąć spóźnień.

Wzór zaproszenia krok po kroku

Wzór zaproszenia zaczyna się od powitania, a kończy prośbą o odpowiedź z określonym terminem.

Poniżej opisujemy strukturę, którą łatwo dopasować do własnego wydarzenia. Nie musicie kopiować zdań dosłownie, ważne, żeby kolejność była logiczna.

1. Powitanie z imieniem gościa lub zwrotem zbiorowym.
2. Dwa lub trzy zdania o tym, czego konferencja dotyczy.
3. Szczegóły praktyczne: data, godzina, miejsce.
4. Krótka informacja o programie lub prelegentach.
5. Prośba o potwierdzenie udziału do wskazanego dnia.

Mamy przyjemność zaprosić Państwa na konferencję „Przyszłość lokalnych firm”, która odbędzie się w sobotę o godzinie 10:00 w sali Błękitnej Centrum Kongresowego. Prosimy o potwierdzenie udziału do piątku przed wydarzeniem.

Na końcu podpiszcie się imieniem organizatora albo nazwą instytucji. Dzięki temu gość od razu wie, od kogo dostał wiadomość.

Jeśli w zaproszeniu pojawia się dress code albo prośba o przyniesienie identyfikatora, napiszcie to w osobnym zdaniu na końcu. Goście nie lubią szukać takich informacji w załącznikach, a jedno zdanie oszczędza im kłopotu przy wejściu.

Jak opisać program i prelegentów

Program warto podać skrótowo, z godzinami sesji i nazwiskami prelegentów w jednej linijce.

Długa lista wystąpień w zaproszeniu szybko męczy czytelnika. Wystarczy kilka najważniejszych punktów, a pełny program można umieścić na stronie wydarzenia lub w załączniku.

Przy prelegentach podawajcie imię, nazwisko i jedno zdanie o ich roli. Jeśli ktoś znany ma wystąpić, to dobry moment, żeby o tym wspomnieć, ale bez przesadnych obietnic.

Program zmienia się często w ostatniej chwili. Dlatego w zaproszeniu lepiej podać tylko to, co jest pewne, a resztę zostawić na stronę wydarzenia albo późniejszą wiadomość. Zmiana jednego prelegenta nie powinna wymagać ponownego wysyłania całego zaproszenia.

Warto też pamiętać o osobach z ograniczoną mobilnością. Jeśli sala ma windę albo podjazd, napiszcie to wprost. Taka informacja zajmuje jedno zdanie, a pokazuje, że wydarzenie myśli o wszystkich gościach.

Ton wiadomości i długość tekstu

Ton ma być uprzejmy i konkretny, a cały tekst powinien mieścić się na jednym ekranie telefonu.

• Unikajcie wielu wykrzykników i nadmiaru przymiotników.
• Krótkie zdania łatwiej czytać na ekranie telefonu.
• Jedno wezwanie do działania w zupełności wystarczy.

Wielu odbiorców czyta zaproszenie w autobusie albo w przerwie między spotkaniami. Jeśli muszą przewijać dwa razy, część treści zwyczajnie ominą. Sprawdźcie wiadomość na własnym telefonie, zanim ją wyślecie.

Formalność zależy od odbiorców. Zaproszenie do kadry uniwersyteckiej brzmi inaczej niż do lokalnych przedsiębiorców, ale w obu przypadkach liczy się czytelność. Jeśli nie jesteście pewni, poproście kogoś z zespołu, kto nie zna szczegółów, o przeczytanie tekstu.

Wysyłka i śledzenie odpowiedzi

Najwygodniej wysłać jeden link, pod którym goście potwierdzą udział i znajdą mapę dojazdu.

Zamiast kilku plików i maili możecie przygotować jedną stronę z zaproszeniem. W onlivita tworzycie animowane zaproszenie cyfrowe z jednym linkiem, który łatwo przesłać przez komunikator albo e-mail.

• Potwierdzenia udziału (RSVP) zbierają się w jednym miejscu.
• Licznik odliczający dni do wydarzenia buduje oczekiwanie.
• Mapa pokazuje dojazd bez szukania adresu w wyszukiwarce.
• Muzyka w tle nadaje ton, jeśli konferencja ma bardziej uroczysty charakter.

Dzięki temu nie musicie ręcznie liczyć odpowiedzi. Widać, kto już potwierdził, a komu warto przypomnieć dzień przed terminem. Po wysłaniu zaproszenia zajrzyjcie do panelu raz dziennie, zwłaszcza w tygodniu poprzedzającym wydarzenie.

Jeśli organizujecie konferencję w kilku miastach, możecie przygotować osobne linki z różnymi szczegółami dla każdej grupy.

Gotowy projekt znajdziesz w onlivita jako animowane zaproszenie cyfrowe na konferencję, które wyślesz jednym linkiem.