Рассылка приглашений на конференцию по email: как отправить и не потерять ответы

Рассылка приглашений на конференцию по email выглядит простой задачей, пока не начинаются вопросы: кому писать, в каком порядке, что делать с отскоками и где собирать ответы. Ниже разобран порядок работы от подготовки списка до напоминаний. Отдельно описано, как не попасть в папку спама и не раздражать получателей повторными письмами.

• Тема с названием конференции и датой сразу сообщает получателю, о каком событии идёт речь и когда оно пройдёт.
• Отдельная страница с кнопкой ответа не даёт ответам потеряться среди обычной переписки.
• Напоминание с новой деталью получает больше внимания, чем повтор исходного письма.

Внешний вид страницы можно выбрать из готовых тем оформления, чтобы она совпадала со стилем письма.

Подготовьте список адресатов

Список адресатов должен содержать только тех, кто связан с темой конференции и может на неё прийти.

Случайные адреса из старых выгрузок ухудшают результат. Они дают высокий процент отказов, а почтовые сервисы начинают воспринимать рассылку как спам. Поэтому перед отправкой удалите дубли, неработающие адреса и тех, кто просил не писать.

• Сгруппируйте адресатов по роли: участники, докладчики, партнёры.
• Уберите дубли, сравнивая адреса в нижнем регистре.
• Исключите адреса, которые отвечали ошибками доставки.
• Отметьте тех, кто уже дал согласие на получение писем.

Каждой группе нужен свой текст. Письмо спонсору и письмо участнику отличаются по сути, и смешивать их в одной рассылке не стоит.

Выберите тему и первую строку

Тема письма называет конференцию и дату, а первая строка объясняет, почему письмо пришло.

Тема определяет, откроют письмо или нет. Фраза «Приглашение» сама по себе ничего не говорит. Фраза «Приглашаем на конференцию по логистике, 14 марта» сразу показывает тему и дату. Не пишите заглавными буквами и не ставьте несколько восклицательных знаков: почтовые фильтры это замечают.

Первая строка тела письма должна повторять смысл темы и добавлять детали. Гость увидит название, место и один факт, который объясняет выгоду от участия.

Соберите ответы в одном месте

Ссылка на страницу с кнопкой ответа лучше ответа на письмо, потому что ответы не теряются в переписке.

Если просить гостей отвечать на письмо, ответы смешиваются с вопросами, благодарностями и автоматическими уведомлениями. Через неделю уже непонятно, кто подтвердил участие. Ссылка на отдельную страницу решает эту проблему: гость отмечает присутствие, а список обновляется сам.

Такая страница также показывает программу и место. Гость не должен искать детали в старом письме и тратить время на поиск программы.

Одна ссылка в письме также упрощает правки. Если меняется время или зал, вы обновляете страницу, и все гости сразу видят новые данные. Не нужно рассылать исправление всем адресатам и объяснять, какое письмо актуально.

Этапы отправки

Отправляйте письма в два этапа: сначала тем, кто уже знаком с организатором, затем остальным.

Первая волна даёт первые ответы и показывает, понятен ли текст. Если письмо вызывает вопросы, их будет видно сразу, и текст можно поправить до второй волны. Знакомым адресатам удобно написать первыми, потому что им легче ответить без формальностей.

• Первая волна: партнёры и постоянные участники.
• Вторая волна: новые адресаты из открытых списков.
• Интервал между волнами: несколько дней.

Не отправляйте всю рассылку одновременно с одного адреса. Большой объём за короткое время увеличивает риск блокировки почтового сервера.

Между волнами смотрите на статистику открытий и переходов по ссылке. Если письмо открывают, но не переходят по ссылке, проблема в тексте или в кнопке, а не в списке адресатов. Исправьте формулировку и только потом продолжайте отправку.

Отскоки и отписки

Адреса, которые вернули ошибку доставки или попросили отписаться, нужно удалять из списка сразу.

Отскок означает, что адрес не существует или почтовый сервер отказал. Повторная отправка на такой адрес ухудшает репутацию отправителя. Отписавшихся тоже нельзя возвращать в рассылку, даже если они когда-то давали согласие на письма от вашей организации.

Проверяйте журнал доставки после каждой волны. Если отскоков много, остановитесь и проверьте список, прежде чем продолжать.

Напоминания без раздражения

Напоминание отправляется только тем, кто не ответил, и содержит одну новую деталь.

Повторять то же письмо всем подряд неэффективно. Гости, которые уже подтвердили участие, получают лишний шум, а те, кто не ответил, всё равно не открывают письмо. Напоминание должно быть коротким и содержать что-то новое: изменение времени, список спикеров или последний срок регистрации.

• Отправьте напоминание за неделю до события.
• Повторите короткое сообщение за день.
• Не пишите тем, кто уже ответил или отказался.

Проверка перед рассылкой

Перед рассылкой проверьте тестовой отправкой отображение, ссылки и отсутствие лишних символов.

Отправьте письмо на несколько своих адресов в разных почтовых сервисах. Проверьте, попадает ли оно в основную папку или в спам, и как выглядит на телефоне. Нажмите каждую ссылку и убедитесь, что она открывается без входа в аккаунт.

Перед отправкой также проверьте, что в тексте нет внутренних пометок, комментариев для коллег и случайно вставленных шаблонных значений в фигурных скобках. Такие остатки выглядят особенно неприятно, когда письмо получает руководитель.

Посмотрите на текст глазами получателя. Если в письме есть термин, который вы привыкли использовать внутри команды, а гость его не знает, замените его обычным словом.

Для этого удобно создать страницу с кнопкой ответа в конструкторе приглашений Onlivita, а в письме дать одну ссылку.