Korporativ tədbir QR bilet və qonaq təsdiqi necə işləyir

Tədbirdə kimin gələcəyini əvvəlcədən bilmək və giriş növbəsini qısaltmaq üçün iki praktik vasitə var: qonaq təsdiqi və QR bilet. Qonaq təsdiqi siyahını dəqiqləşdirir, QR kod isə qapıda yoxlamanı asanlaşdırır. Bu yazıda hər iki mexanizmin mənası və tətbiq qaydaları izah olunur.

• Qonaq təsdiqi tədbirin yemək və yer planlamasını əvvəlcədən dəqiqləşdirir.
• Giriş anında iki ayrı yoxlama nöqtəsi növbəni xeyli qısaldır və səhvləri azaldır.
• Kodun şəxsi olduğunu qonağa əvvəlcədən bildirmək, kodun başqası tərəfindən istifadə edilməsi riskini azalda bilər.

Qonaq səhifəsinin görünüşü üçün tema seçimi vacibdir.

Qonaq təsdiqi nə deməkdir?

Qonaq təsdiqi, dəvət olunan şəxsin tədbirə gələcəyini və ya gələ bilməyəcəyini əvvəlcədən bildirməsidir.

Təsdiq yalnız bir cavab deyil, tədbirin planlamasına təsir edən məlumatdır. Yemək sayı, oturacaq planı, avtomobil parkı və ya mətbuat materialları bu siyahıya görə hazırlanır. Cavab gec gəldikdə və ya heç gəlmədikdə bütün planlama yenidən qurulmalı olur.

Təsdiqin ən əsas üstünlüyü ondan ibarətdir ki, təşkilatçı son dəqiqə sürprizlərinə hazır olur. Məlum olmayan qonaq üçün yer və ya materialın ayrılması çox vaxt israf edir. Təsdiqlənmiş siyahı isə büdcəni və tədarük miqdarını real rəqəmlərə əsaslanaraq müəyyən etməyə kömək edir.

Təsdiq həm də qonağa hörmətin praktik ifadəsidir. Ona cavab vermək imkanı verilməsi, onun vaxtını dəyərli saydığınızı göstərir. Qonaq öz qərarını açıq bildirdikdə, tədbir günü hər iki tərəf rahat olur.

QR bilet necə işləyir?

QR bilet hər qonağa aid unikal bir kodun telefonda və ya çapda göstərilməsi ilə işləyən giriş vasitəsidir.

Qonaq təsdiqindən sonra hər qonağa ayrıca kod vermək üçün uyğun bilet sistemi seçmək olar. Giriş zamanı həmin kod oxunur və qonağın siyahıda olub-olmadığı yoxlanılır. Bu üsul kağız siyahıya nisbətən adətən daha sürətli işləyir və giriş qeydini avtomatik saxlayır. Kağız siyahıda eyni adı iki dəfə tapmaq və ya yanlış imza ilə qeyd etmək mümkündür, kodda isə bu risk əhəmiyyətli dərəcədə azalır.

• Hər qonağın kodu yalnız ona aiddir
• Kod telefonda saxlanıla və ya çap edilə bilər
• Giriş qeydi avtomatik olaraq saxlanılır

QR kodun tədbirdən əvvəl sınaqdan keçirilməsi vacibdir. Hər qapıda bir cihazla oxutma testi aparın və qonağın telefonunun ekran parlaqlığının kifayət olub-olmadığına baxın.

Kodun ekranda kiçik göründüyü hallarda oxunma çətinləşir. Ona görə kodun ölçüsünü və kənar boşluğunu əvvəlcədən yoxlayın, eyni zamanda çap variantı üçün kağızın keyfiyyətini də nəzərə alın.

Giriş anında yoxlama

Giriş anında yoxlama qısa, aydın və sürətli olmalıdır ki, növbə uzanmasın.

Qapıda iki və ya üç ayrı nöqtə açmaq növbəni xeyli qısaldır. Hər nöqtədə bir nəfər kodu oxudur, digəri isə adı siyahıdan təsdiqləyir. Bu iş bölgüsü səhvləri azaldır.

Əgər kod işləmirsə, ehtiyat variant hazır olmalıdır. Adın siyahıda axtarılması, qonağın şəxsiyyət vəsiqəsinin yoxlanması və ya ayrıca çap siyahısı bu hallarda işə düşür. Ehtiyat plan olmadan qapı qarşısında gərginlik yaranır. Qapıçılara əvvəlcədən qısa bir təlimat verin: hansı halda kimə müraciət etmək, qonağı necə yönləndirmək və qeydi hansı formada saxlamaq lazım olduğunu yazın.

Təsdiq siyahısını izləmək

Təsdiq siyahısı gələn, gəlməyən və cavab verməyən qonaqları ayrı-ayrı göstərməlidir.

Siyahını bir cədvəldə saxlamaq faydalıdır. Hər sətirdə ad, əlaqə növü, cavab tarixi və statusu yazılsın. Bu, tədbir günündən əvvəl kimin hələ cavab vermədiyini bir baxışda göstərir. Statusu hər dəyişiklikdə yeniləmək, məsələn cavab gəldikdən dərhal sonra, siyahını həmişə cari saxlayır və təşkilat komandasının eyni məlumatla işləməsini təmin edir.

Qonaq cavablarını onlivita-da RSVP ilə izləmək mümkündür. Beləliklə cavablar tək yerdə toplanır və təşkilatçı hər qonağın son statusunu siyahıda izləyə bilir. Cavab verməyənlərə bir dəfə nəzakətlə xatırlatma göndərmək normaldır. Siyahını hər gün eyni vaxtda yoxlamaq da planlamanı sabit saxlayır və son günlərdə gözlənilməz dəyişiklikləri asanlıqla qarşılamağa imkan verir.

Məxfilik və kodların təhlükəsizliyi

Qonaq kodları başqası tərəfindən kopyalanmamalı və tədbirdən sonra silinməli olan məlumat kimi qorunmalıdır.

QR kod yalnız giriş üçün nəzərdə tutulub. Kodu sosial şəbəkədə paylaşmaq və ya açıq siyahıya qoymaq, qonağın məlumatlarını üçüncü şəxslərin əlinə verir. Hər qonağa göndərilən mesajda kodun yalnız ona aid olduğunu və başqasına verilməməsini qısa bir cümlə ilə yazmaq kifayətdir. Hər kodun şəxsi olduğunu qonağa əvvəlcədən bildirin.

Tədbirdən sonra qonaq məlumatlarının saxlanma müddətini də təyin edin. Lazımsız qalan siyahını silmək həm şirkət qaydalarına, həm də qonağın etimadına uyğundur. Silməzdən əvvəl məlumatın hansı daxili qayda ilə saxlandığını yoxlamaq da lazımdır.

Kiçik və böyük tədbirlər üçün fərq

Kiçik tədbirdə sadə siyahı kifayət edir, böyük tədbirdə isə QR giriş və ayrı təsdiq qatı zəruri olur.

Otuz nəfərlik komanda görüşündə hər kəsi tanıyırsınızsa, kağız siyahı bəlkə də bəs edir. Lakin yüzlərlə qonağın olduğu korporativ qəbulda bu üsul yavaş və səhvə açıq olur.

Tədbirin ölçüsünə görə seçim edin. Qonaq sayı artdıqca qapıda yoxlama nöqtələrini artırmaq, təsdiqi əvvəlcədən toplamaq və ehtiyat planı hazırlamaq daha vacib olur. Qonaq sayı artdıqca giriş növbəsi tez uzanır, ona görə gözlənilən qonaq axınına görə oxutma nöqtələrini əvvəlcədən planlayın. Böyük tədbirdə hər əlavə dəqiqə növbədə yüzlərlə insanın vaxtını alır, ona görə giriş planını tədbir məkanının planı ilə birlikdə hazırlayın.

Kiçik və orta tədbirdə isə eyni sistemi sadə saxlamaq olar. Siyahı, bir oxutma nöqtəsi və bir ehtiyat plan kifayətdir. Mürəkkəb quruluş yalnız lazımsız iş yaradır.

Sonda hər tədbir üçün qısa bir yoxlama qeydi aparın: neçə qonaq təsdiq verdi, neçəsi gəldi, giriş necə keçdi və hansı problem yaşandı. Bu qeyd növbəti tədbirdə planlamanı asanlaşdırır.

Qonaq cavablarını onlivita-da RSVP ilə izləmək mümkündür.